Ein neuer Job beginnt mit einer Flut an Eindr\u00fccken, neuen Kolleginnen und Kollegen, neuen Prozessen und meistens auch einem neuen oder unbekannten digitalen Arbeitsplatz. F\u00fcr viele Mitarbeitende ist Microsoft 365 dabei der Ort, an dem die eigentliche Arbeit stattfindet: E-Mails versenden, Dateien wiederfinden und mit dem Team zusammenarbeiten. Trotzdem bekommen nur wenige Menschen in ihrer ersten Woche wirklich die Zeit, sich damit vertraut zu machen. Das Ergebnis: Kleine Aufgaben stocken immer wieder und der Helpdesk beantwortet st\u00e4ndig dieselben Fragen.<\/p>\n
In diesem Artikel erf\u00e4hrst du, was neue Mitarbeitende in ihrer ersten Woche mindestens in Microsoft 365 k\u00f6nnen sollten und wo es laut IT-Helpdesks am h\u00e4ufigsten zu Problemen kommt.<\/p>\n
Outlook ist f\u00fcr die meisten Mitarbeitenden der erste Kontaktpunkt mit Microsoft 365. Trotzdem m\u00fcssen sich neue Kolleginnen und Kollegen oft selbst mit der Einrichtung auseinandersetzen. Das hilft in der ersten Woche:<\/p>\n
Die Signatur entsprechend dem Corporate Design der Organisation einrichten.<\/p>\n<\/li>\n
Wissen, wie du eine Abwesenheitsnotiz einrichtest, damit Termine und Urlaub nicht f\u00fcr Verwirrung sorgen.<\/p>\n<\/li>\n
Grundregeln f\u00fcr den Umgang mit einem vollen Posteingang kennen: Ordner, Kategorien oder Regeln verwenden, anstatt alles unsortiert liegen zu lassen.<\/p>\n<\/li>\n
Den Kalender mit relevanten Kolleginnen, Kollegen und Teams teilen, damit Besprechungsanfragen reibungslos funktionieren.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Diese Schritte wirken klein, kosten neue Mitarbeitende ohne klare Erkl\u00e4rung jedoch oft mehr Zeit als erwartet und f\u00fchren zu wiederholten Fragen an den Helpdesk.<\/p>\n
Eine h\u00e4ufige Frustration bei neuen Mitarbeitenden ist, dass sie nicht wissen, wo eine Datei gespeichert ist, oder den Unterschied zwischen ihrem pers\u00f6nlichen OneDrive und einer gemeinsam genutzten SharePoint-Umgebung nicht kennen. In der ersten Woche ist es deshalb entscheidend, dass Mitarbeitende wissen:<\/p>\n
Wann du eine Datei in deinem pers\u00f6nlichen OneDrive speicherst und wann sie an einen gemeinsamen Teamstandort geh\u00f6rt.<\/p>\n<\/li>\n
Wie du innerhalb von Microsoft 365 suchst, anstatt dich manuell durch Ordner zu klicken.<\/p>\n<\/li>\n
Wie du eine Datei mit den richtigen Berechtigungen teilst, ohne versehentlich der gesamten Organisation Zugriff zu geben.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Teams ist f\u00fcr viele neue Mitarbeitende der Ort, an dem t\u00e4gliche Abstimmungen, Chats und Zusammenarbeit zusammenkommen. In der ersten Woche ist es wichtig, dass jemand wei\u00df:<\/p>\n
Wie du einen Kanal im richtigen Team findest und verwendest.<\/p>\n<\/li>\n
Den Unterschied zwischen einer Chatnachricht und einem Kanalbeitrag kennen und wissen, wann du welche Option verwendest.<\/p>\n<\/li>\n
Wie du gemeinsam an einem Dokument in einem Teams-Kanal arbeitest, ohne einzelne Versionen per E-Mail hin und her zu schicken.<\/p>\n<\/li>\n
Wie du eine Besprechung planst und daran teilnimmst, einschlie\u00dflich der Bildschirmfreigabe.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Viele Missverst\u00e4ndnisse entstehen ganz einfach, weil niemand diese Grundlagen in der ersten Woche erkl\u00e4rt hat, nicht weil sich die betreffende Person ungeschickt anstellt.<\/p>\n
Die Fragen, die h\u00e4ufig bei IT-Helpdesks eingehen, zeigen: Eine kleine Zahl an grundlegenden Aufgaben ist f\u00fcr den gr\u00f6\u00dften Teil der Fragen in den ersten Wochen verantwortlich:<\/p>\n
Dateien werden am falschen Ort gespeichert und sind dadurch f\u00fcr Kolleginnen und Kollegen nicht auffindbar.<\/p>\n<\/li>\n
Es herrscht Verwirrung zwischen Chats und Kanalbeitr\u00e4gen in Teams.<\/p>\n<\/li>\n
Eine Abwesenheitsnotiz wurde nicht eingerichtet, was zu verpasster Kommunikation f\u00fchrt.<\/p>\n<\/li>\n
Gemeinsam genutzte Dateien haben zu weitreichende oder im Gegenteil zu eingeschr\u00e4nkte Berechtigungen.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Die Grundlagen von Microsoft 365 sind nicht kompliziert, erfordern aber eine klare, praktische Erkl\u00e4rung zum richtigen Zeitpunkt. Wenn neue Mitarbeitende genau das lernen, was sie brauchen, und zwar genau dann, wenn sie es brauchen, verl\u00e4uft die erste Arbeitswoche reibungsloser und der IT-Helpdesk muss weniger wiederholte Fragen bearbeiten.<\/p>\n