{"id":10643,"date":"2026-09-25T09:00:00","date_gmt":"2026-09-25T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/oase365.com\/?p=10643"},"modified":"2026-09-25T09:00:00","modified_gmt":"2026-09-25T07:00:00","slug":"dateien-in-onedrive-und-sharepoint-teilen-ohne-den-uberblick-zu-verlieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/oase365.com\/de\/dateien-in-onedrive-und-sharepoint-teilen-ohne-den-uberblick-zu-verlieren\/","title":{"rendered":"Dateien in OneDrive und SharePoint teilen, ohne den \u00dcberblick zu verlieren"},"content":{"rendered":"

OneDrive ist f\u00fcr Dateien gedacht, die dir geh\u00f6ren; SharePoint f\u00fcr Dateien, die einem Team geh\u00f6ren. Diese eine Unterscheidung beantwortet die meisten Fragen, die beim Teilen von Dateien in Microsoft 365 beim Helpdesk ankommen, zum Beispiel, wo du ein Dokument speichern solltest, welchen Link du senden solltest und warum eine Kollegin oder ein Kollege pl\u00f6tzlich etwas nicht mehr \u00f6ffnen kann, das in der vergangenen Woche noch zug\u00e4nglich war.<\/p>\n

In diesem Beitrag geht es um die drei Momente, in denen meistens etwas schiefl\u00e4uft: den Speicherort ausw\u00e4hlen, den Linktyp ausw\u00e4hlen und eine freigegebene Datei Wochen sp\u00e4ter wiederfinden.<\/p>\n

OneDrive oder SharePoint: Wem geh\u00f6rt die Datei?<\/h2>\n

Stell dir vor dem Speichern eine Frage: Geh\u00f6rt diese Datei mir oder dem Team?<\/p>\n

Ein Entwurf, an dem du noch arbeitest, eine pers\u00f6nliche Notiz, eine vorl\u00e4ufige Version einer Pr\u00e4sentation oder ein Dokument, das vorerst niemand sonst braucht, geh\u00f6rt in OneDrive. Das ist dein Speicherbereich, der mit deinem Konto verkn\u00fcpft ist.<\/p>\n

Ein Projektplan, den das ganze Team bearbeitet, eine gemeinsame Arbeitsanweisung, ein Protokoll, das alle finden m\u00fcssen, oder eine Vorlage, die Kolleginnen und Kollegen wiederverwenden, geh\u00f6rt in SharePoint, auf die passende Website oder in den Teams-Kanal zum jeweiligen Thema. Das Team besitzt die Datei. Sie bleibt also verf\u00fcgbar, wenn jemand die Rolle wechselt oder die Organisation verl\u00e4sst.<\/p>\n

Genau deshalb solltest du eine Datei aus OneDrive verschieben, sobald sie zur Teamarbeit wird. Eine Datei im OneDrive einer einzelnen Person h\u00e4ngt von dieser Person ab. Eine Datei auf einer SharePoint-Website nicht.<\/p>\n

Eine gute Gewohnheit: Beginne in OneDrive, solange du allein am Dokument arbeitest. Verschiebe es auf die Teamwebsite, sobald du die zweite Person zur Bearbeitung einl\u00e4dst. Sp\u00e4ter ist das Verschieben weiterhin m\u00f6glich, aber die bereits gesendeten Links m\u00fcssen \u00fcberpr\u00fcft werden.<\/p>\n

Wo Dateien in Teams tats\u00e4chlich gespeichert sind<\/h2>\n

Wenn du eine Datei in einem Teams-Kanal teilst, wird sie auf der SharePoint-Website hinter dem Team gespeichert, und zwar auf der Registerkarte \u201eDateien\u201c des Kanals. Teams ist das Fenster, SharePoint der Schrank.<\/p>\n

Das ist wichtig, wenn du eine Datei suchst. Wenn du sie in Teams nicht findest, \u00f6ffne die Registerkarte \u201eDateien\u201c des Kanals oder die SharePoint-Website selbst und durchsuche dort die Ordnerstruktur. Es handelt sich um dieselbe Datei, nur aus einer anderen Perspektive.<\/p>\n

Ein Chat funktioniert anders. Eine Datei, die du in einen Einzel- oder Gruppenchat hochl\u00e4dst, wird in deinem OneDrive gespeichert, in einem Ordner f\u00fcr Microsoft Teams-Chatdateien, und mit den Personen in diesem Gespr\u00e4ch geteilt. Eine Datei aus einem Chat wird also pers\u00f6nlich gespeichert, auch wenn sie wie Teaminhalt wirkt. Wenn mehrere Personen sie l\u00e4nger brauchen, als der Chat dauert, lege sie stattdessen im Kanal oder auf der Teamwebsite ab.<\/p>\n

W\u00e4hle den richtigen Link, bevor du auf \u201eSenden\u201c klickst<\/h2>\n

Wenn du auf \u201eTeilen\u201c klickst, bietet Microsoft 365 mehrere Linktypen an. Die Unterschiede wirken klein, sind es aber nicht.<\/p>\n

Personen in deiner Organisation.<\/strong> Jede Person innerhalb der Organisation, die den Link hat, kann die Datei \u00f6ffnen. Das eignet sich f\u00fcr interne Dokumente ohne vertrauliche Inhalte, bei denen du keine Namensliste pflegen m\u00f6chtest.<\/p>\n

Bestimmte Personen.<\/strong> Nur die von dir genannten Personen k\u00f6nnen die Datei \u00f6ffnen. Sie melden sich an, und der Zugriff ist mit ihrem Konto verkn\u00fcpft. Das ist die sicherste Standardeinstellung f\u00fcr Inhalte mit personenbezogenen Daten, Finanzdetails oder noch nicht abgeschlossenen Entscheidungen.<\/p>\n

Personen mit bestehendem Zugriff.<\/strong> Der Link ver\u00e4ndert keine Berechtigungen, sondern verweist einfach auf die Datei. Das ist n\u00fctzlich, wenn du ein Team an ein Dokument erinnern m\u00f6chtest, auf das es bereits zugreifen kann, zum Beispiel an eine Datei auf der eigenen Teamwebsite.<\/p>\n

Jede Person mit dem Link.<\/strong> Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Der Link funktioniert also f\u00fcr alle, die ihn erhalten, weiterleiten oder sp\u00e4ter in einem Postfach finden. Deine Organisation kann diese Option deaktiviert haben. Verwende sie nur f\u00fcr tats\u00e4chlich \u00f6ffentliche Inhalte.<\/p>\n

Zus\u00e4tzlich zum Linktyp legst du fest, was die empfangende Person tun darf: bearbeiten oder nur anzeigen. W\u00e4hle \u201eAnzeigen\u201c, wenn du Feedback m\u00f6chtest, ohne \u00c4nderungen am Original zuzulassen. Einige Linkeinstellungen erlauben auch ein Ablaufdatum oder ein Kennwort. Falls deine Organisation diese Optionen anbietet, verhindert ein Ablaufdatum, dass alte Links unbegrenzt funktionieren.<\/p>\n

Zwei Gewohnheiten verhindern die meisten \u00dcberraschungen bei Berechtigungen:<\/p>\n