Dein Posteingang f\u00fcllt sich schneller, als du die Nachrichten lesen kannst. Mit einigen Outlook-Regeln und -Ordnern sortiert sich der Gro\u00dfteil dieser E-Mails, bevor du sie \u00fcberhaupt \u00f6ffnest: Newsletter an einem Ort, Projektnachrichten an einem anderen und nur die Nachrichten, die deine Aufmerksamkeit brauchen, im Posteingang. Dieser Leitfaden zeigt dir die Einrichtung, von der Ordnerstruktur \u00fcber Regeln bis hin zu Suchordnern, in einer Reihenfolge, die dir sp\u00e4ter m\u00f6glichst viel Nacharbeit erspart.<\/p>\n
Du kannst die Schritte in New Outlook, im klassischen Outlook oder in Outlook im Web nachvollziehen. Die Schaltfl\u00e4chen befinden sich je nach Version an etwas unterschiedlichen Stellen, die Logik dahinter ist gleich.<\/p>\n
Regeln verschieben E-Mails in Ordner, deshalb legst du zuerst die Ordner an. Wenn du Regeln erstellst, bevor du wei\u00dft, wohin die Nachrichten geh\u00f6ren, musst du sie eine Woche sp\u00e4ter wahrscheinlich neu schreiben.<\/p>\n
Halte die Struktur flach. Drei bis sieben Ordner auf der obersten Ebene reichen f\u00fcr die meisten Menschen aus, denn bei einer tiefen Verschachtelung klickst du l\u00e4nger, als du liest. Eine Struktur, die sich in der Praxis bew\u00e4hrt:<\/p>\n
Ein Ordner pro wiederkehrendem Projekt oder Kunden<\/p>\n<\/li>\n
Ein Ordner f\u00fcr Newsletter und Updates, die du behalten, aber nicht sofort lesen m\u00f6chtest<\/p>\n<\/li>\n
Ein Ordner f\u00fcr Benachrichtigungen von Systemen, etwa Tickets, Genehmigungen und Berichte<\/p>\n<\/li>\n
Ein Archivordner f\u00fcr alles, womit du fertig bist<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
So erstellst du einen Ordner: Klicke in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Namen deines Postfachs oder auf einen vorhandenen Ordner. W\u00e4hle Neuen Unterordner erstellen<\/strong> und gib einen Namen ein. Ziehe die Ordner, um ihre Reihenfolge zu \u00e4ndern. Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, den du t\u00e4glich verwendest, und f\u00fcge ihn zu den Favoriten hinzu, damit er oben in der Liste steht.<\/p>\n Benenne Ordner nach dem, wonach du sp\u00e4ter suchen wirst, nicht danach, wie du sie empfindest. \u201eRechnungen\u201c ist besser als \u201eSortieren\u201c.<\/p>\n Am schnellsten beginnst du mit einer Nachricht, die bereits in deinem Posteingang liegt. Klicke mit der rechten Maustaste darauf und w\u00e4hle Regeln<\/strong> und dann Regel erstellen<\/strong>. Outlook tr\u00e4gt den Absender oder den Betreff automatisch ein, sodass du nur noch den Zielordner ausw\u00e4hlen musst.<\/p>\n F\u00fcr vollst\u00e4ndige Kontrolle \u00f6ffnest du stattdessen die Regelliste: Gehe in New Outlook und Outlook im Web zu Einstellungen<\/strong>, dann zu Mail<\/strong> und Regeln<\/strong>. Im klassischen Outlook w\u00e4hlst du Datei<\/strong> und dann Regeln und Benachrichtigungen verwalten<\/strong>. W\u00e4hle Neue Regel hinzuf\u00fcgen<\/strong> und lege drei Dinge fest.<\/p>\n Einen Namen.<\/strong> Beschreibe die Wirkung, zum Beispiel \u201eNewsletter in Leseliste\u201c. Du wirst dir f\u00fcr diesen Namen dankbar sein, wenn du zw\u00f6lf Regeln hast.<\/p>\n<\/li>\n Eine Bedingung.<\/strong> Was muss auf die Nachricht zutreffen: ein Absender, ein Wort im Betreff, ein Empf\u00e4nger oder die Tatsache, dass du in CC statt in An stehst.<\/p>\n<\/li>\n Eine Aktion.<\/strong> Was soll passieren: in einen Ordner verschieben, als gelesen markieren, kennzeichnen, kategorisieren oder weiterleiten.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n Eine Regel kann mehrere Bedingungen und mehrere Aktionen enthalten. \u201eIn den Ordner Newsletter verschieben und<\/strong> als gelesen markieren\u201c ist eine Regel, nicht zwei.<\/p>\n Einige Bedingungen sortieren einen gro\u00dfen Teil deiner E-Mails und erfordern nur wenig Pflege.<\/p>\n Von einem bestimmten Absender.<\/strong> Das eignet sich besonders f\u00fcr Systeme, die dir t\u00e4glich schreiben, etwa Ticketing-Tools, \u00dcberwachungswarnungen und Berichte. Ein Absender, ein Ordner.<\/p>\n Betreff enth\u00e4lt.<\/strong> Das ist n\u00fctzlich, wenn ein Absender mehrere Themen abdeckt. Ein Projektcode oder ein Ticketpr\u00e4fix in der Betreffzeile teilt diesen Nachrichtenstrom \u00fcbersichtlich auf.<\/p>\n Empf\u00e4nger ist nicht ich oder ich stehe in CC.<\/strong> Dieser Filter ist f\u00fcr alle hilfreich, die in einer gro\u00dfen Organisation arbeiten. E-Mails, bei denen du nur in CC stehst, liest du normalerweise sp\u00e4ter. Verschiebe sie deshalb in einen Ordner \u201eCC\u201c und halte deinen Posteingang f\u00fcr Nachrichten frei, die direkt an dich gerichtet sind.<\/p>\n An eine Verteilerliste gesendet.<\/strong> Nachrichten an Gruppen landen in einem Gruppenordner und konkurrieren dort nicht mehr mit direkten Nachrichten.<\/p>\n Enth\u00e4lt einen Anhang oder ist gr\u00f6\u00dfer als eine bestimmte Gr\u00f6\u00dfe.<\/strong> Das ist praktisch, wenn du regelm\u00e4\u00dfig Dokumente erh\u00e4ltst, die du bearbeiten musst.<\/p>\n Outlook f\u00fchrt Regeln von oben nach unten aus. Die erste Regel, die auf eine Nachricht zutrifft, wird angewendet. Wenn sie die Nachricht in einen Ordner verschiebt, sehen die darunterliegenden Regeln diese Nachricht normalerweise \u00fcberhaupt nicht mehr.<\/p>\n Zwei Gewohnheiten halten das Verhalten vorhersehbar:<\/p>\n Setze deine spezifischsten Regeln nach oben und die allgemeinsten Auffangregeln nach unten. Eine Regel f\u00fcr den Absender eines einzelnen Projekts sollte vor einer Regel f\u00fcr die gesamte Verteilerliste ausgef\u00fchrt werden.<\/p>\n<\/li>\n Verwende die Aktion Keine weiteren Regeln verarbeiten<\/strong> bewusst. F\u00fcge sie hinzu, wenn eine Regel die letzte Entscheidung f\u00fcr eine Nachricht treffen soll. Lass sie weg, wenn eine sp\u00e4tere Regel zus\u00e4tzlich eine Kategorie oder eine Kennzeichnung hinzuf\u00fcgen soll.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n Du kannst Regeln in der Regelliste nach oben und unten ziehen, um ihre Reihenfolge zu \u00e4ndern. Deaktiviere eine Regel beim Testen \u00fcber den Schalter, statt sie zu l\u00f6schen.<\/p>\n Neue Regeln gelten ab dem Zeitpunkt, an dem du sie speicherst, f\u00fcr eingehende E-Mails. Dein vorhandener R\u00fcckstand bleibt an seinem Platz, solange du Outlook nichts anderes vorgibst.<\/p>\n \u00d6ffne im klassischen Outlook Regeln und Benachrichtigungen verwalten<\/strong> und w\u00e4hle Regeln jetzt ausf\u00fchren<\/strong>. W\u00e4hle anschlie\u00dfend die Regeln und den Ordner aus, auf die du sie anwenden m\u00f6chtest. In New Outlook und Outlook im Web markierst du die Nachrichten, die du verschieben m\u00f6chtest, und sortierst sie von Hand. Alternativ w\u00e4hlst du eine Nachricht des Absenders aus und verwendest Alle Nachrichten von diesem Absender verschieben<\/strong>.<\/p>\n F\u00fchre Regeln f\u00fcr eine Kopie deiner Denkweise genauso aus wie f\u00fcr dein Postfach: Pr\u00fcfe, wo einige hundert Nachrichten gelandet sind, bevor du davon ausgehst, dass die Regel richtig ist.<\/p>\n Eine Regel verschiebt eine Nachricht an einen Ort. Manchmal m\u00f6chtest du Nachrichten aus mehreren Ordnern gemeinsam sehen, ohne etwas zu verschieben. Daf\u00fcr gibt es Suchordner. Ein Suchordner ist eine gespeicherte Suche, die wie ein Ordner aussieht: Die Nachrichten bleiben an ihrem urspr\u00fcnglichen Ort, w\u00e4hrend der Ordner alle Nachrichten anzeigt, die deine Kriterien erf\u00fcllen, und live aktualisiert wird.<\/p>\n Suchordner, die ihren Platz verdienen:<\/p>\n Ungelesene E-Mails<\/strong> im gesamten Postfach, damit nichts in einem Ordner verborgen bleibt, den du selten \u00f6ffnest<\/p>\n<\/li>\n Zur Nachverfolgung gekennzeichnet<\/strong>, als zentrale Aufgabenansicht<\/p>\n<\/li>\n E-Mails von deiner F\u00fchrungskraft oder deinem Team<\/strong>, unabh\u00e4ngig davon, in welchem Projektordner sie gelandet sind<\/p>\n<\/li>\n Gro\u00dfe E-Mails mit Anh\u00e4ngen<\/strong>, wenn dein Postfach fast voll ist<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n Klicke im klassischen Outlook unten in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf Suchordner<\/strong>. W\u00e4hle Neuen Suchordner<\/strong> und anschlie\u00dfend eine Vorlage oder eigene Kriterien. Suchordner sind eine Funktion des klassischen Outlook. In New Outlook und Outlook im Web erzielst du ein \u00e4hnliches Ergebnis, indem du eine Suche speicherst oder gefilterte Ansichten anheftest. Pr\u00fcfe daher, welche Option deine Version anbietet, bevor du deine Ablage darauf ausrichtest.<\/p>\n Ein Suchordner l\u00f6scht oder verschiebt nichts. Wenn du den Suchordner l\u00f6schst, bleiben die E-Mails unver\u00e4ndert.<\/p>\n Ein Regelsatz w\u00e4chst unbemerkt und passt irgendwann nicht mehr zu deiner Arbeitsweise. Pr\u00fcfe alle paar Monate drei Dinge.<\/p>\n Posteingangsvolumen.<\/strong> Wenn dein Posteingang weiterhin voll ist, erg\u00e4nze eine Regel f\u00fcr den gr\u00f6\u00dften verbleibenden Absender. Wenn ein Ordner leer bleibt, trifft seine Regel wahrscheinlich nicht mehr zu. Korrigiere die Bedingung oder l\u00f6sche die Regel.<\/p>\n Regeln, die du nicht mehr kennst.<\/strong> \u00d6ffne die Regelliste und lies die Namen. Alles, was du nicht erkl\u00e4ren kannst, solltest du auf eine m\u00f6gliche L\u00f6schung pr\u00fcfen.<\/p>\n Regelgrenzen.<\/strong> Outlook und Exchange begrenzen, wie viel Regellogik ein Postfach enthalten kann. Sehr lange Regels\u00e4tze lassen sich deshalb m\u00f6glicherweise nicht mehr speichern. Fasse \u00e4hnliche Regeln zusammen, um deutlich unter dem Limit zu bleiben: Eine Regel mit f\u00fcnf Absendern ist besser als f\u00fcnf Regeln mit jeweils einem Absender.<\/p>\n Eine Regel, die falsch geworden ist, ist schlimmer als keine Regel, weil du dadurch erwartete Nachrichten nicht mehr siehst. Wenn du unsicher bist, markiere und kategorisiere Nachrichten, statt sie zu verschieben.<\/p>\n W\u00e4hle den Absender, der dir am h\u00e4ufigsten schreibt, und ein Thema, das du nie verpassen m\u00f6chtest. Erstelle f\u00fcr jeden davon einen Ordner und eine Regel, setze die spezifische Regel \u00fcber die allgemeine und lass den restlichen Posteingang eine Woche lang unver\u00e4ndert. Erg\u00e4nze die n\u00e4chste Regel, sobald du merkst, dass du dieselbe Art von Nachricht zweimal von Hand verschoben hast.<\/p>\n Eine funktionierende Regel ist besser als ein Ordnerbaum, den du nach drei Tagen nicht mehr verwendest.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Eine Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung f\u00fcr Outlook-Regeln und -Ordner, von einer flachen Ordnerstruktur \u00fcber die erste Regel und die Bedingungen mit der gr\u00f6\u00dften Sortierwirkung bis zur Regelreihenfolge, der Anwendung auf vorhandene E-Mails und Suchordnern f\u00fcr Ansichten, die Regeln nicht bieten.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_seopress_titles_title":"Outlook-Regeln und -Ordner: Einrichtung Schritt f\u00fcr Schritt","_seopress_titles_desc":"Richte Outlook-Regeln und -Ordner Schritt f\u00fcr Schritt ein: Ordnerstruktur, Bedingungen, Reihenfolge und Suchordner f\u00fcr einen sortierten Posteingang.","_seopress_robots_index":"","_seopress_robots_follow":"","_seopress_robots_imageindex":"","_seopress_robots_snippet":"","_seopress_robots_primary_cat":"","_seopress_robots_breadcrumbs":"","_seopress_robots_freeze_modified_date":"","_seopress_robots_custom_modified_date":"","_seopress_robots_canonical":"","_seopress_social_fb_title":"","_seopress_social_fb_desc":"","_seopress_social_fb_img":"","_seopress_social_fb_img_attachment_id":0,"_seopress_social_fb_img_width":0,"_seopress_social_fb_img_height":0,"_seopress_social_twitter_title":"","_seopress_social_twitter_desc":"","_seopress_social_twitter_img":"","_seopress_social_twitter_img_attachment_id":0,"_seopress_social_twitter_img_width":0,"_seopress_social_twitter_img_height":0,"_seopress_redirections_value":"","_seopress_redirections_enabled":"","_seopress_redirections_enabled_regex":"","_seopress_redirections_logged_status":"","_seopress_redirections_param":"","_seopress_redirections_type":0,"_seopress_analysis_target_kw":"","_seopress_news_disabled":"","_seopress_video_disabled":"","_seopress_video":[],"_seopress_pro_schemas_manual":[],"_seopress_pro_rich_snippets_disable_all":"","_seopress_pro_rich_snippets_disable":[],"_seopress_pro_schemas":[],"footnotes":""},"categories":[54,1],"tags":[],"class_list":["post-10654","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-blogs","category-uncategorized"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10654","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10654"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10654\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":10826,"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10654\/revisions\/10826"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10654"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10654"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/oase365.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10654"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Erstelle deine erste Regel<\/h2>\n
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Bedingungen mit der gr\u00f6\u00dften Wirkung<\/h2>\n
Lege die richtige Reihenfolge fest<\/h2>\n
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F\u00fchre Regeln f\u00fcr vorhandene E-Mails aus<\/h2>\n
Erg\u00e4nze Suchordner f\u00fcr Ansichten, die Regeln nicht bieten<\/h2>\n
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Halte die Einrichtung aktuell<\/h2>\n
So beginnst du heute<\/h2>\n