Un nouvel emploi commence par une avalanche d’impressions : nouveaux coll\u00e8gues, nouveaux processus et, le plus souvent, un nouvel environnement de travail num\u00e9rique encore inconnu. Pour de nombreux collaborateurs, Microsoft 365 est l’espace o\u00f9 le vrai travail s’effectue : envoyer des e-mails, retrouver des fichiers et collaborer avec l’\u00e9quipe. Pourtant, peu de personnes disposent r\u00e9ellement du temps n\u00e9cessaire pour bien le ma\u00eetriser au cours de leur premi\u00e8re semaine. R\u00e9sultat : de petites actions qui restent difficiles \u00e0 r\u00e9aliser et un service d’assistance qui r\u00e9pond sans cesse aux m\u00eames questions.<\/p>\n
Dans cet article, vous d\u00e9couvrirez ce qu’un nouveau collaborateur doit au minimum savoir faire avec Microsoft 365 durant sa premi\u00e8re semaine, ainsi que les points qui posent le plus souvent probl\u00e8me selon les services d’assistance informatique.<\/p>\n
Outlook est le premier point de contact avec Microsoft 365 pour la plupart des collaborateurs. Pourtant, les nouveaux coll\u00e8gues doivent souvent configurer eux-m\u00eames cet outil. Voici ce qui peut les aider durant la premi\u00e8re semaine :<\/p>\n
Configurer sa signature selon la charte graphique de l’organisation.<\/p>\n<\/li>\n
Savoir configurer un message d’absence, afin d’\u00e9viter toute confusion concernant les rendez-vous et les cong\u00e9s.<\/p>\n<\/li>\n
Conna\u00eetre les r\u00e8gles de base pour g\u00e9rer une bo\u00eete de r\u00e9ception pleine : utiliser des dossiers, des cat\u00e9gories ou des r\u00e8gles plut\u00f4t que de tout laisser sans classement.<\/p>\n<\/li>\n
Partager son agenda avec les coll\u00e8gues et les \u00e9quipes concern\u00e9es, afin que les invitations aux r\u00e9unions se d\u00e9roulent sans difficult\u00e9.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Ces \u00e9tapes peuvent sembler anodines, mais sans explications claires, elles prennent souvent plus de temps que pr\u00e9vu aux nouveaux collaborateurs et entra\u00eenent des questions r\u00e9p\u00e9t\u00e9es au service d’assistance.<\/p>\n
Une frustration fr\u00e9quente chez les nouveaux collaborateurs est de ne pas savoir o\u00f9 se trouve un fichier, ou de ne pas conna\u00eetre la diff\u00e9rence entre leur OneDrive personnel et un environnement SharePoint partag\u00e9. Durant la premi\u00e8re semaine, il est donc essentiel qu’un collaborateur sache :<\/p>\n
Quand enregistrer un fichier dans son OneDrive personnel et quand le placer dans un espace partag\u00e9 de l’\u00e9quipe.<\/p>\n<\/li>\n
Comment effectuer une recherche dans Microsoft 365 au lieu de parcourir manuellement les dossiers.<\/p>\n<\/li>\n
Comment partager un fichier avec les autorisations appropri\u00e9es, sans donner accidentellement acc\u00e8s \u00e0 toute l’organisation.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Pour de nombreux nouveaux collaborateurs, Teams est l’espace o\u00f9 se rencontrent les \u00e9changes quotidiens, les conversations et la collaboration. Durant la premi\u00e8re semaine, il est important de savoir :<\/p>\n
Comment trouver et utiliser un canal au sein de la bonne \u00e9quipe.<\/p>\n<\/li>\n
Faire la diff\u00e9rence entre un message de conversation et un message de canal, et savoir quand utiliser l’un ou l’autre.<\/p>\n<\/li>\n
Comment travailler \u00e0 plusieurs sur un document dans un canal Teams, sans envoyer diff\u00e9rentes versions par e-mail.<\/p>\n<\/li>\n
Comment planifier et rejoindre une r\u00e9union, notamment partager son \u00e9cran.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
De nombreux malentendus apparaissent simplement parce que personne n’a expliqu\u00e9 ces bases durant la premi\u00e8re semaine, et non parce que le collaborateur manque d’aisance.<\/p>\n
Les questions qui reviennent souvent aupr\u00e8s des services d’assistance informatique montrent qu’un petit nombre d’actions de base est \u00e0 l’origine de la majorit\u00e9 des demandes durant les premi\u00e8res semaines :<\/p>\n
Des fichiers enregistr\u00e9s au mauvais endroit, ce qui emp\u00eache les coll\u00e8gues de les retrouver.<\/p>\n<\/li>\n
Une confusion entre les conversations et les messages de canal dans Teams.<\/p>\n<\/li>\n
Un message d’absence qui n’est pas configur\u00e9, entra\u00eenant des communications manqu\u00e9es.<\/p>\n<\/li>\n
Des fichiers partag\u00e9s avec des autorisations trop larges ou, au contraire, trop limit\u00e9es.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Les bases de Microsoft 365 ne sont pas compliqu\u00e9es, mais elles n\u00e9cessitent des explications claires et pratiques, au bon moment. Lorsque les nouveaux collaborateurs apprennent exactement ce dont ils ont besoin, au moment o\u00f9 ils en ont besoin, leur premi\u00e8re semaine de travail se d\u00e9roule plus facilement et le service informatique re\u00e7oit moins de questions r\u00e9p\u00e9t\u00e9es.<\/p>\n