Une bo\u00eete de r\u00e9ception pleine vous fait perdre du temps, pas seulement pour lire vos e-mails, mais aussi pour les retrouver, vous en souvenir et d\u00e9cider \u00e0 nouveau quoi en faire. Avec quelques ajustements concrets dans Outlook, vous rendez votre bo\u00eete de r\u00e9ception plus facile \u00e0 g\u00e9rer et mettez en place une m\u00e9thode qui vous fait gagner du temps chaque jour. Ce mode d\u2019emploi vous guide \u00e0 travers la structure des dossiers, les r\u00e8gles, le nettoyage et les recherches enregistr\u00e9es, \u00e9tape par \u00e9tape, avec le gain de temps associ\u00e9 \u00e0 chaque action.<\/p>\n
Chaque fois que vous ouvrez un e-mail pour d\u00e9cider quoi en faire, cela vous prend quelques secondes, ce qui semble peu, mais finit par s\u2019additionner lorsque vous recevez des dizaines d\u2019e-mails par jour. Une bo\u00eete de r\u00e9ception sans structure augmente aussi le risque de manquer des e-mails importants et vous fait perdre de pr\u00e9cieuses minutes lorsque vous recherchez un ancien message. Une bo\u00eete de r\u00e9ception bien rang\u00e9e n\u2019est donc pas seulement une question d\u2019ordre, c\u2019est aussi une question de temps, de visibilit\u00e9 et de s\u00e9r\u00e9nit\u00e9.<\/p>\n
Ne commencez pas par cr\u00e9er des dizaines de dossiers, une structure trop d\u00e9taill\u00e9e vous prendrait plus de temps qu\u2019elle ne vous en ferait gagner. Utilisez plut\u00f4t un nombre limit\u00e9 de dossiers principaux, par exemple par projet, par client ou par responsabilit\u00e9. Ajoutez des sous-dossiers uniquement lorsqu\u2019un dossier principal devient r\u00e9ellement trop volumineux.<\/p>\n
Une organisation pratique qui convient \u00e0 de nombreuses personnes :<\/p>\n
Action requise<\/strong> : les e-mails auxquels vous devez encore donner suite.<\/p>\n<\/li>\n En attente<\/strong> : les e-mails pour lesquels vous attendez une r\u00e9ponse de quelqu\u2019un d\u2019autre.<\/p>\n<\/li>\n Archives par projet ou par client<\/strong> : les e-mails trait\u00e9s dont vous pourriez encore avoir besoin plus tard.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n Faites simplement glisser un e-mail vers le bon dossier ou utilisez le raccourci clavier pour le d\u00e9placer. Une fois la structure en place, classer un e-mail ne vous prend plus que quelques secondes.<\/p>\n Les r\u00e8gles d\u2019Outlook d\u00e9placent, marquent ou trient automatiquement les e-mails en fonction de l\u2019exp\u00e9diteur, de l\u2019objet ou d\u2019un mot-cl\u00e9. Vous pouvez par exemple cr\u00e9er une r\u00e8gle qui place automatiquement tous les e-mails d\u2019un fournisseur dans un dossier sp\u00e9cifique, ou une r\u00e8gle qui retire imm\u00e9diatement les newsletters de votre bo\u00eete de r\u00e9ception principale.<\/p>\n Vous configurez une r\u00e8gle via Fichier > G\u00e9rer les r\u00e8gles et les alertes<\/strong>, ou via Param\u00e8tres > R\u00e8gles<\/strong> dans la version la plus r\u00e9cente d\u2019Outlook. Choisissez une condition, par exemple \u00ab provenant de cet exp\u00e9diteur \u00bb, puis associez-y une action, comme \u00ab d\u00e9placer vers le dossier \u00bb.<\/p>\n Une fois configur\u00e9es, les r\u00e8gles continuent de fonctionner en arri\u00e8re-plan, vous n\u2019avez pas besoin de les confirmer \u00e0 chaque fois.<\/p>\n Une session de nettoyage ne doit pas prendre toute une journ\u00e9e. Suivez une routine courte et r\u00e9guli\u00e8re :<\/p>\n Supprimez les e-mails dont vous n\u2019avez clairement plus besoin, comme les anciennes notifications ou les confirmations d\u00e9j\u00e0 trait\u00e9es.<\/p>\n<\/li>\n D\u00e9placez les e-mails que vous souhaitez conserver vers le dossier appropri\u00e9 de l\u2019\u00e9tape 1.<\/p>\n<\/li>\n Placez les e-mails qui n\u00e9cessitent encore une action dans votre dossier \u00ab Action requise \u00bb.<\/p>\n<\/li>\n Utilisez la fonction de nettoyage d\u2019Outlook, Nettoyer<\/strong>, pour supprimer automatiquement les e-mails en double ou superflus d\u2019une conversation.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n Faites-le chaque semaine \u00e0 un moment fixe, par exemple le vendredi apr\u00e8s-midi, une habitude courte et r\u00e9guli\u00e8re vous aide \u00e0 garder une bo\u00eete de r\u00e9ception claire, au lieu de devoir organiser une grande session de nettoyage une fois par an.<\/p>\n Vous recherchez r\u00e9guli\u00e8rement des e-mails provenant du m\u00eame exp\u00e9diteur, ayant le m\u00eame objet ou datant de la m\u00eame p\u00e9riode ? Dans ce cas, vous ne devez pas reconstruire la recherche \u00e0 chaque fois. Outlook vous permet d\u2019enregistrer vos recherches sous forme de dossiers de recherche.<\/p>\n Acc\u00e9dez \u00e0 Dossiers de recherche<\/strong>, choisissez Nouveau dossier de recherche<\/strong> et d\u00e9finissez les crit\u00e8res, par exemple \u00ab e-mails non lus \u00bb ou \u00ab e-mails avec pi\u00e8ce jointe provenant d\u2019un exp\u00e9diteur sp\u00e9cifique \u00bb. Le dossier de recherche affiche automatiquement tous les e-mails qui correspondent \u00e0 ces crit\u00e8res, sans que vous ayez \u00e0 appliquer de nouveaux filtres.<\/p>\n Le principal pi\u00e8ge n\u2019est pas de mettre en place une structure, mais de s\u2019y tenir. Associez donc chaque \u00e9tape \u00e0 un moment pr\u00e9cis : classez les e-mails d\u00e8s leur lecture, faites le nettoyage chaque semaine et configurez une r\u00e8gle d\u00e8s que vous rep\u00e9rez un sch\u00e9ma r\u00e9current. La gestion des e-mails devient ainsi une petite habitude r\u00e9guli\u00e8re, plut\u00f4t qu\u2019une t\u00e2che distincte que vous remettez \u00e0 plus tard.<\/p>\n Le gain de temps exact d\u00e9pend du nombre d\u2019e-mails que vous recevez chaque jour et de votre m\u00e9thode actuelle, mais l\u2019effet se fait surtout sentir gr\u00e2ce \u00e0 la r\u00e9duction du temps de recherche, du travail en double et du nombre d\u2019e-mails que vous devez relire plusieurs fois avant de savoir quoi en faire. En combinant structure, r\u00e8gles et recherches enregistr\u00e9es, vous r\u00e9duisez progressivement ces pertes de temps invisibles.<\/p>\n Une bo\u00eete de r\u00e9ception apais\u00e9e n\u2019est pas une question de talent, mais de quelques bonnes habitudes bien configur\u00e9es.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Avec quelques \u00e9tapes concr\u00e8tes, une bo\u00eete de r\u00e9ception Outlook pleine redevient facile \u00e0 g\u00e9rer. 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\u00c9tape 3 : nettoyez syst\u00e9matiquement votre bo\u00eete de r\u00e9ception<\/h2>\n
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\u00c9tape 4 : enregistrez vos recherches pour les r\u00e9utiliser<\/h2>\n
Comment tenir sur la dur\u00e9e ?<\/h2>\n
Question fr\u00e9quente : combien de temps une bo\u00eete de r\u00e9ception bien organis\u00e9e permet-elle de gagner ?<\/h2>\n