OneDrive est destin\u00e9 aux fichiers dont tu es propri\u00e9taire ; SharePoint, aux fichiers appartenant \u00e0 une \u00e9quipe. Cette distinction r\u00e9pond \u00e0 la plupart des questions que le support re\u00e7oit sur le partage de fichiers dans Microsoft 365 : o\u00f9 enregistrer un document, quel lien envoyer et pourquoi un coll\u00e8gue ne peut soudainement plus ouvrir un fichier qu\u2019il ouvrait la semaine pr\u00e9c\u00e9dente.<\/p>\n
Ce guide pr\u00e9sente les trois moments o\u00f9 les probl\u00e8mes surviennent le plus souvent : choisir l\u2019emplacement de stockage, choisir le type de lien et retrouver un fichier partag\u00e9 plusieurs semaines plus tard.<\/p>\n
Avant d\u2019enregistrer un fichier, pose-toi une question : m\u2019appartient-il ou appartient-il \u00e0 l\u2019\u00e9quipe ?<\/p>\n
Un brouillon que tu es encore en train de pr\u00e9parer, une note personnelle, une version de travail d\u2019une pr\u00e9sentation, un document dont personne d\u2019autre n\u2019a encore besoin, tout cela doit \u00eatre enregistr\u00e9 dans OneDrive. C\u2019est ton espace de stockage, associ\u00e9 \u00e0 ton compte.<\/p>\n
Un plan de projet que toute l\u2019\u00e9quipe modifie, une proc\u00e9dure partag\u00e9e, un compte rendu que chacun doit pouvoir retrouver, un mod\u00e8le que tes coll\u00e8gues r\u00e9utilisent, tout cela doit \u00eatre enregistr\u00e9 dans SharePoint, sur le site ou dans le canal Teams consacr\u00e9 au sujet. L\u2019\u00e9quipe en est propri\u00e9taire, le fichier reste donc disponible m\u00eame si quelqu\u2019un change de fonction ou quitte l\u2019organisation.<\/p>\n
C\u2019est la raison pratique pour laquelle il faut d\u00e9placer un fichier hors de OneDrive d\u00e8s qu\u2019il devient un document d\u2019\u00e9quipe. Un fichier stock\u00e9 dans le OneDrive d\u2019une personne d\u00e9pend de cette personne. Un fichier enregistr\u00e9 sur un site SharePoint ne d\u00e9pend pas d\u2019elle.<\/p>\n
Une bonne habitude consiste \u00e0 commencer dans OneDrive lorsque le document est encore personnel, puis \u00e0 le d\u00e9placer vers le site de l\u2019\u00e9quipe d\u00e8s que tu invites un deuxi\u00e8me \u00e9diteur. Le d\u00e9placement reste possible plus tard, mais les liens d\u00e9j\u00e0 envoy\u00e9s devront \u00eatre v\u00e9rifi\u00e9s.<\/p>\n
Lorsque tu partages un fichier dans un canal Teams, il est stock\u00e9 sur le site SharePoint associ\u00e9 \u00e0 cette \u00e9quipe, dans l\u2019onglet Fichiers du canal. Teams est la fen\u00eatre ; SharePoint est l\u2019armoire.<\/p>\n
C\u2019est important lorsque tu recherches un fichier. Si tu ne le trouves pas dans Teams, ouvre l\u2019onglet Fichiers du canal ou le site SharePoint lui-m\u00eame, puis parcours l\u2019arborescence des dossiers. Il s\u2019agit du m\u00eame fichier, affich\u00e9 depuis un autre endroit.<\/p>\n
Le chat fonctionne autrement. Un fichier que tu ajoutes \u00e0 une conversation individuelle ou de groupe est envoy\u00e9 dans ton OneDrive, dans un dossier consacr\u00e9 aux fichiers de conversation Microsoft Teams, puis partag\u00e9 avec les participants \u00e0 la conversation. Un fichier partag\u00e9 dans un chat est donc stock\u00e9 dans un espace personnel, m\u00eame s\u2019il ressemble \u00e0 un contenu d\u2019\u00e9quipe. Si plusieurs personnes doivent l\u2019utiliser plus longtemps que la conversation, place-le plut\u00f4t dans le canal ou sur le site de l\u2019\u00e9quipe.<\/p>\n
Lorsque tu cliques sur Partager, Microsoft 365 propose plusieurs types de liens. Les diff\u00e9rences semblent minimes, mais elles ne le sont pas.<\/p>\n
Personnes de votre organisation.<\/strong> Toute personne de l\u2019organisation qui poss\u00e8de le lien peut ouvrir le fichier. Cette option convient aux documents internes qui ne sont pas sensibles et pour lesquels tu ne veux pas g\u00e9rer une liste de noms.<\/p>\n Personnes sp\u00e9cifiques.<\/strong> Seules les personnes que tu d\u00e9signes peuvent ouvrir le fichier. Elles se connectent avec leur compte, auquel l\u2019acc\u00e8s est associ\u00e9. C\u2019est l\u2019option par d\u00e9faut la plus s\u00fbre pour les documents contenant des donn\u00e9es personnelles, des informations financi\u00e8res ou des d\u00e9cisions en pr\u00e9paration.<\/p>\n Personnes disposant d\u00e9j\u00e0 de l\u2019acc\u00e8s.<\/strong> Le lien ne modifie pas les autorisations ; il renvoie simplement vers le fichier. Cette option est utile pour rappeler \u00e0 une \u00e9quipe l\u2019existence d\u2019un document auquel elle peut d\u00e9j\u00e0 acc\u00e9der, par exemple un fichier situ\u00e9 sur son propre site d\u2019\u00e9quipe.<\/p>\n Toute personne disposant du lien.<\/strong> Aucune connexion n\u2019est n\u00e9cessaire. Le lien fonctionne donc pour toute personne qui le re\u00e7oit, le transf\u00e8re ou le retrouve plus tard dans une bo\u00eete aux lettres. Ton organisation peut avoir d\u00e9sactiv\u00e9 cette option. Utilise-la uniquement pour des contenus r\u00e9ellement publics.<\/p>\n En plus du type de lien, tu choisis ce que le destinataire peut faire : modifier le fichier ou l\u2019afficher uniquement. Choisis l\u2019affichage seul lorsque tu veux recueillir des retours sans modifier l\u2019original. Certains param\u00e8tres permettent aussi de d\u00e9finir une date d\u2019expiration ou un mot de passe ; si ton organisation propose ces options, une date d\u2019expiration \u00e9vite discr\u00e8tement que d\u2019anciens liens restent actifs ind\u00e9finiment.<\/p>\n Deux habitudes \u00e9vitent la plupart des probl\u00e8mes d\u2019autorisation :<\/p>\n Dans presque tous les cas, l\u2019une de ces quatre situations s\u2019est produite.<\/p>\n Le lien \u00e9tait destin\u00e9 \u00e0 des personnes sp\u00e9cifiques et a \u00e9t\u00e9 transf\u00e9r\u00e9 \u00e0 quelqu\u2019un qui n\u2019en faisait pas partie. Pour r\u00e9soudre le probl\u00e8me, partage directement le fichier avec cette personne au lieu de demander au premier destinataire de le renvoyer.<\/p>\n Le fichier a \u00e9t\u00e9 d\u00e9plac\u00e9. Les liens suivent un fichier au sein d\u2019un m\u00eame emplacement, mais le d\u00e9placement d\u2019un document de ton OneDrive vers un site SharePoint, ou d\u2019un site \u00e0 un autre, peut rendre le lien envoy\u00e9 pr\u00e9c\u00e9demment inutilisable. Partage le nouvel emplacement.<\/p>\n Le fichier se trouvait dans le OneDrive d\u2019une personne qui a quitt\u00e9 l\u2019organisation ou chang\u00e9 de fonction. C\u2019est pr\u00e9cis\u00e9ment le cas qui justifie l\u2019utilisation des sites d\u2019\u00e9quipe.<\/p>\n La personne est externe \u00e0 l\u2019organisation et le partage externe est limit\u00e9 par une r\u00e8gle. Cette d\u00e9cision revient au service informatique, il ne faut pas essayer de la contourner.<\/p>\n La zone de recherche situ\u00e9e en haut d\u2019Office.com, de SharePoint, de Teams et des applications Office parcourt les fichiers auxquels tu as acc\u00e8s, y compris ceux que d\u2019autres personnes ont partag\u00e9s avec toi. Rechercher une phrase pr\u00e9sente dans le document fonctionne souvent mieux que de deviner son nom.<\/p>\n Quelques emplacements sont utiles \u00e0 conna\u00eetre :<\/p>\n Une r\u00e8gle \u00e9vite davantage de recherches que toutes les autres : ne conserve pas ta propre copie. Lorsque la version sur laquelle tu travailles est celle du site de l\u2019\u00e9quipe, il n\u2019y a qu\u2019un fichier \u00e0 retrouver et une seule version \u00e0 utiliser.<\/p>\n Les questions sur le partage de fichiers reviennent souvent au support, car les r\u00e8gles restent invisibles jusqu\u2019\u00e0 ce qu\u2019un probl\u00e8me survienne. Lorsque tes coll\u00e8gues savent r\u00e9pondre \u00e0 la question de la propri\u00e9t\u00e9 et lisent la phrase situ\u00e9e au-dessus du bouton Envoyer, la plupart de ces demandes disparaissent.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" OneDrive est destin\u00e9 aux fichiers dont tu es propri\u00e9taire, SharePoint aux fichiers appartenant \u00e0 une \u00e9quipe. 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Retrouver un fichier partag\u00e9 plusieurs semaines plus tard<\/h2>\n
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Une courte liste de v\u00e9rification<\/h2>\n
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