Votre bo\u00eete de r\u00e9ception se remplit plus vite que vous ne pouvez la lire. Avec quelques r\u00e8gles et dossiers Outlook, la plupart des messages se trient avant m\u00eame que vous les ouvriez : les newsletters au m\u00eame endroit, les messages de projet dans un autre, et seuls les messages qui n\u00e9cessitent votre intervention restent dans la bo\u00eete de r\u00e9ception. Ce guide pr\u00e9sente la configuration dans l\u2019ordre qui limite les reprises, de la structure des dossiers aux r\u00e8gles, puis aux dossiers de recherche.<\/p>\n
Vous pouvez suivre ces \u00e9tapes dans le nouvel Outlook, Outlook classique ou Outlook sur le web. Les boutons se trouvent \u00e0 des endroits l\u00e9g\u00e8rement diff\u00e9rents selon la version, mais la logique reste la m\u00eame.<\/p>\n
Les r\u00e8gles d\u00e9placent les messages vers des dossiers, les dossiers viennent donc en premier. Si vous cr\u00e9ez les r\u00e8gles avant de savoir o\u00f9 les messages doivent aller, vous devrez probablement les r\u00e9\u00e9crire une semaine plus tard.<\/p>\n
Gardez une structure simple. Pour la plupart des utilisateurs, trois \u00e0 sept dossiers de premier niveau suffisent ; une arborescence trop profonde vous fait passer plus de temps \u00e0 cliquer qu’\u00e0 lire. Voici une structure qui fonctionne au quotidien :<\/p>\n
Un dossier par projet ou client r\u00e9current<\/p>\n<\/li>\n
Un dossier pour les newsletters et les mises \u00e0 jour que vous voulez conserver sans les lire imm\u00e9diatement<\/p>\n<\/li>\n
Un dossier pour les notifications des syst\u00e8mes, comme les tickets, les validations et les rapports<\/p>\n<\/li>\n
Un dossier d’archives pour tout ce que vous avez termin\u00e9<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Pour cr\u00e9er un dossier, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre bo\u00eete aux lettres ou sur un dossier existant dans la liste, choisissez Cr\u00e9er un nouveau sous-dossier<\/strong>, puis donnez-lui un nom. Faites glisser les dossiers pour les r\u00e9organiser. Cliquez avec le bouton droit sur un dossier que vous utilisez toute la journ\u00e9e et ajoutez-le aux Favoris pour le placer en haut de la liste.<\/p>\n Nommez les dossiers en fonction de ce que vous rechercherez plus tard, pas de ce que vous ressentez \u00e0 leur sujet. \u00ab Factures \u00bb est plus utile que \u00ab \u00c0 trier \u00bb.<\/p>\n Le moyen le plus rapide de commencer consiste \u00e0 partir d’un message d\u00e9j\u00e0 pr\u00e9sent dans votre bo\u00eete de r\u00e9ception. Cliquez dessus avec le bouton droit, choisissez R\u00e8gles<\/strong>, puis Cr\u00e9er une r\u00e8gle<\/strong>. Outlook pr\u00e9remplit l’exp\u00e9diteur ou l’objet, vous n’avez plus qu’\u00e0 choisir le dossier de destination.<\/p>\n Pour tout contr\u00f4ler, ouvrez plut\u00f4t la liste des r\u00e8gles : acc\u00e9dez \u00e0 Param\u00e8tres<\/strong>, puis \u00e0 Courrier<\/strong> et R\u00e8gles<\/strong> dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, ou \u00e0 Fichier<\/strong>, puis G\u00e9rer les r\u00e8gles et les alertes<\/strong> dans Outlook classique. Choisissez Ajouter une nouvelle r\u00e8gle<\/strong> et renseignez trois \u00e9l\u00e9ments.<\/p>\n Un nom.<\/strong> D\u00e9crivez l’effet de la r\u00e8gle, par exemple \u00ab Newsletters \u00e0 lire \u00bb. Vous vous en f\u00e9liciterez lorsque vous aurez douze r\u00e8gles.<\/p>\n<\/li>\n Une condition.<\/strong> Ce que le message doit respecter : un exp\u00e9diteur, un mot dans l’objet, un destinataire, ou le fait que vous soyez en copie plut\u00f4t que dans le champ \u00c0.<\/p>\n<\/li>\n Une action.<\/strong> Ce qui se passe ensuite : d\u00e9placer le message vers un dossier, le marquer comme lu, le signaler, le cat\u00e9goriser ou le transf\u00e9rer.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n Une r\u00e8gle peut comporter plusieurs conditions et plusieurs actions. \u00ab D\u00e9placer vers Newsletters et<\/strong> marquer comme lu \u00bb constitue une seule r\u00e8gle, pas deux.<\/p>\n Certaines conditions trient une grande partie de vos messages avec tr\u00e8s peu de maintenance.<\/p>\n Exp\u00e9diteur sp\u00e9cifique.<\/strong> Id\u00e9al pour les syst\u00e8mes qui vous envoient des messages chaque jour : outils de gestion des tickets, alertes de surveillance et rapports. Un exp\u00e9diteur, un dossier.<\/p>\n L’objet contient.<\/strong> Utile lorsqu’un m\u00eame exp\u00e9diteur couvre plusieurs sujets. Un code de projet ou un pr\u00e9fixe de ticket dans l’objet permet de s\u00e9parer facilement les messages.<\/p>\n Le destinataire n’est pas moi, ou je suis en copie.<\/strong> Ce filtre est tr\u00e8s utile dans une grande organisation. Les messages o\u00f9 vous \u00eates uniquement en copie sont g\u00e9n\u00e9ralement \u00e0 lire plus tard. D\u00e9placez-les vers un dossier \u00ab CC \u00bb et gardez votre bo\u00eete de r\u00e9ception pour les messages qui vous sont adress\u00e9s.<\/p>\n Envoy\u00e9 \u00e0 une liste de distribution.<\/strong> Les messages de groupe arrivent dans un dossier d\u00e9di\u00e9 et ne concurrencent plus les messages directs.<\/p>\n Contient une pi\u00e8ce jointe ou d\u00e9passe une taille donn\u00e9e.<\/strong> Pratique si vous recevez r\u00e9guli\u00e8rement des documents \u00e0 traiter.<\/p>\n Outlook applique les r\u00e8gles de haut en bas. La premi\u00e8re r\u00e8gle qui correspond \u00e0 un message s’ex\u00e9cute. Si elle d\u00e9place le message vers un dossier, les r\u00e8gles suivantes ne le traitent g\u00e9n\u00e9ralement plus.<\/p>\n Deux habitudes rendent ce fonctionnement pr\u00e9visible :<\/p>\n Placez les r\u00e8gles les plus pr\u00e9cises en haut et les r\u00e8gles g\u00e9n\u00e9rales qui servent de solution par d\u00e9faut en bas. Une r\u00e8gle pour l’exp\u00e9diteur d’un seul projet doit s’ex\u00e9cuter avant une r\u00e8gle destin\u00e9e \u00e0 toute la liste de distribution.<\/p>\n<\/li>\n Utilisez l’action Arr\u00eater le traitement d’autres r\u00e8gles<\/strong> de mani\u00e8re volontaire. Ajoutez-la lorsque vous voulez qu’une r\u00e8gle soit la derni\u00e8re appliqu\u00e9e \u00e0 un message ; laissez-la d\u00e9sactiv\u00e9e si une r\u00e8gle suivante doit aussi ajouter une cat\u00e9gorie ou un indicateur.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n Vous pouvez faire glisser les r\u00e8gles vers le haut ou vers le bas dans la liste pour modifier leur ordre. Pour tester une r\u00e8gle, d\u00e9sactivez-la avec son bouton plut\u00f4t que de la supprimer.<\/p>\n Les nouvelles r\u00e8gles s’appliquent aux messages entrants d\u00e8s que vous les enregistrez. Les messages d\u00e9j\u00e0 pr\u00e9sents restent o\u00f9 ils sont, sauf si vous demandez \u00e0 Outlook de les traiter.<\/p>\n Dans Outlook classique, ouvrez G\u00e9rer les r\u00e8gles et les alertes<\/strong>, choisissez Ex\u00e9cuter les r\u00e8gles maintenant<\/strong>, puis s\u00e9lectionnez les r\u00e8gles et le dossier auxquels les appliquer. Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, s\u00e9lectionnez les messages \u00e0 d\u00e9placer et triez-les manuellement, ou s\u00e9lectionnez un message de l’exp\u00e9diteur concern\u00e9 et utilisez D\u00e9placer tous les messages de cet exp\u00e9diteur<\/strong>.<\/p>\n V\u00e9rifiez aussi le r\u00e9sultat sur votre bo\u00eete aux lettres : contr\u00f4lez o\u00f9 quelques centaines de messages sont arriv\u00e9s avant de consid\u00e9rer que la r\u00e8gle fonctionne correctement.<\/p>\n Une r\u00e8gle d\u00e9place un message vers un seul endroit. Vous pouvez parfois vouloir consulter ensemble des messages provenant de plusieurs dossiers sans les d\u00e9placer. C’est le r\u00f4le d’un dossier de recherche. Il s’agit d’une recherche enregistr\u00e9e qui ressemble \u00e0 un dossier : les messages restent \u00e0 leur emplacement, tandis que le dossier affiche en temps r\u00e9el tous ceux qui correspondent \u00e0 vos crit\u00e8res.<\/p>\n Les dossiers de recherche qui m\u00e9ritent leur place :<\/p>\n Courrier non lu<\/strong> dans toute la bo\u00eete aux lettres, pour qu’aucun message ne reste cach\u00e9 dans un dossier que vous ouvrez rarement<\/p>\n<\/li>\n Signal\u00e9 pour suivi<\/strong>, comme vue unique de vos t\u00e2ches \u00e0 traiter<\/p>\n<\/li>\n Messages de votre responsable ou de votre \u00e9quipe<\/strong>, quel que soit le dossier de projet dans lequel ils se trouvent<\/p>\n<\/li>\n Messages volumineux avec pi\u00e8ces jointes<\/strong>, lorsque votre bo\u00eete aux lettres approche de sa limite<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n Dans Outlook classique, cliquez avec le bouton droit sur Dossiers de recherche<\/strong>, en bas de la liste des dossiers, choisissez Nouveau dossier de recherche<\/strong>, puis s\u00e9lectionnez un mod\u00e8le ou cr\u00e9ez vos propres crit\u00e8res. Les dossiers de recherche sont une fonctionnalit\u00e9 d’Outlook classique. Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, vous obtenez un r\u00e9sultat similaire en enregistrant une recherche ou en \u00e9pinglant des vues filtr\u00e9es. V\u00e9rifiez donc les options disponibles dans votre version avant de baser votre organisation dessus.<\/p>\n Un dossier de recherche ne supprime et ne d\u00e9place jamais rien. Si vous supprimez le dossier de recherche, les messages restent intacts.<\/p>\n Un ensemble de r\u00e8gles grandit discr\u00e8tement, puis ne correspond plus \u00e0 votre fa\u00e7on de travailler. V\u00e9rifiez trois \u00e9l\u00e9ments tous les quelques mois.<\/p>\n Volume de la bo\u00eete de r\u00e9ception.<\/strong> Si elle reste pleine, ajoutez une r\u00e8gle pour le principal exp\u00e9diteur restant. Si un dossier est vide, sa r\u00e8gle ne correspond probablement plus aux messages re\u00e7us ; corrigez la condition ou supprimez la r\u00e8gle.<\/p>\n Les r\u00e8gles que vous ne reconnaissez plus.<\/strong> Ouvrez la liste des r\u00e8gles et lisez les noms. Toute r\u00e8gle que vous ne pouvez pas expliquer peut \u00eatre supprim\u00e9e.<\/p>\n Limites des r\u00e8gles.<\/strong> Outlook et Exchange limitent la quantit\u00e9 de logique qu’une bo\u00eete aux lettres peut contenir. Les ensembles de r\u00e8gles tr\u00e8s longs peuvent donc ne plus \u00eatre enregistr\u00e9s. Regroupez les r\u00e8gles similaires pour rester largement sous cette limite : une r\u00e8gle avec cinq exp\u00e9diteurs vaut mieux que cinq r\u00e8gles avec un seul exp\u00e9diteur chacune.<\/p>\n Une r\u00e8gle devenue incorrecte est pire que l’absence de r\u00e8gle, car vous cessez de voir des messages que vous attendiez. En cas de doute, signalez et cat\u00e9gorisez les messages au lieu de les d\u00e9placer.<\/p>\n Choisissez l’exp\u00e9diteur qui vous \u00e9crit le plus souvent et le sujet que vous ne voulez jamais manquer. Cr\u00e9ez un dossier et une r\u00e8gle pour chacun, placez la r\u00e8gle pr\u00e9cise au-dessus de la r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, puis laissez le reste de votre bo\u00eete de r\u00e9ception tranquille pendant une semaine. Ajoutez la r\u00e8gle suivante lorsque vous vous surprenez \u00e0 d\u00e9placer manuellement deux fois le m\u00eame type de message.<\/p>\n Une r\u00e8gle efficace vaut mieux qu’une arborescence de dossiers abandonn\u00e9e au bout de trois jours.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Guide \u00e9tape par \u00e9tape pour configurer les r\u00e8gles et les dossiers Outlook, de la structure simple des dossiers \u00e0 votre premi\u00e8re r\u00e8gle, en passant par les conditions qui trient le plus de messages, l’ordre des r\u00e8gles, le traitement des messages existants et les dossiers de recherche.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_seopress_titles_title":"R\u00e8gles et dossiers Outlook : guide de configuration","_seopress_titles_desc":"Configurez les r\u00e8gles et dossiers Outlook \u00e9tape par \u00e9tape : structure, conditions, ordre des r\u00e8gles et dossiers de recherche pour trier vos messages.","_seopress_robots_index":"","_seopress_robots_follow":"","_seopress_robots_imageindex":"","_seopress_robots_snippet":"","_seopress_robots_primary_cat":"","_seopress_robots_breadcrumbs":"","_seopress_robots_freeze_modified_date":"","_seopress_robots_custom_modified_date":"","_seopress_robots_canonical":"","_seopress_social_fb_title":"","_seopress_social_fb_desc":"","_seopress_social_fb_img":"","_seopress_social_fb_img_attachment_id":0,"_seopress_social_fb_img_width":0,"_seopress_social_fb_img_height":0,"_seopress_social_twitter_title":"","_seopress_social_twitter_desc":"","_seopress_social_twitter_img":"","_seopress_social_twitter_img_attachment_id":0,"_seopress_social_twitter_img_width":0,"_seopress_social_twitter_img_height":0,"_seopress_redirections_value":"","_seopress_redirections_enabled":"","_seopress_redirections_enabled_regex":"","_seopress_redirections_logged_status":"","_seopress_redirections_param":"","_seopress_redirections_type":0,"_seopress_analysis_target_kw":"","_seopress_news_disabled":"","_seopress_video_disabled":"","_seopress_video":[],"_seopress_pro_schemas_manual":[],"_seopress_pro_rich_snippets_disable_all":"","_seopress_pro_rich_snippets_disable":[],"_seopress_pro_schemas":[],"footnotes":""},"categories":[54,1],"tags":[],"class_list":["post-10649","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-blogs","category-uncategorized"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10649","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10649"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10649\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":10825,"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10649\/revisions\/10825"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10649"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10649"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/oase365.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10649"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Cr\u00e9ez votre premi\u00e8re r\u00e8gle<\/h2>\n
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Ajoutez des dossiers de recherche pour les vues que les r\u00e8gles ne permettent pas d’obtenir<\/h2>\n
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Gardez votre configuration efficace<\/h2>\n
Par o\u00f9 commencer aujourd’hui<\/h2>\n