Eine Copilot-Antwort ist nur so gut wie die Anfrage dahinter. Wenn du fragst: „Schreib eine E-Mail über das Projekt“, bekommst du etwas Allgemeines, das du ohnehin noch überarbeiten musst. Bitte Copilot um dieselbe E-Mail mit Empfänger, Ziel, Ton und Länge, erhältst du einen Entwurf, den du nach einmaligem Lesen versenden kannst. Darum geht es in diesem Beitrag: Was ein guter Prompt enthalten sollte und was du tun kannst, wenn die Antwort nicht passt.
Was ein guter Copilot-Prompt enthält
Die meisten funktionierenden Prompts bestehen aus vier Teilen. Du brauchst nicht jedes Mal alle vier, aber je mehr Informationen du hinzufügst, desto weniger musst du anschließend überarbeiten.
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Die Aufgabe. Das Verb, das sagt, was du möchtest: zusammenfassen, entwerfen, umformulieren, vergleichen oder auflisten. Beginne damit und werde konkret. „Zusammenfassen“ und „in fünf Stichpunkten für eine Kollegin oder einen Kollegen zusammenfassen, die oder der das Meeting verpasst hat“ führen Copilot in unterschiedliche Richtungen.
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Der Kontext. Für wen ist der Text gedacht, was ist vorher passiert und warum ist es wichtig? Diesen Teil lassen die meisten Menschen weg. Dabei macht er aus einer allgemeinen Antwort eine brauchbare.
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Die Quelle. Verweise Copilot auf die Datei, den E-Mail-Verlauf, das Meeting oder das Dokument, mit dem Copilot arbeiten soll. Ohne Quelle nutzt Copilot allgemeines Wissen, und allgemeines Wissen kennt dein Projekt nicht.
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Das Format. Länge, Struktur und Ton. Drei Absätze oder eine Tabelle. Formell oder locker. Stichpunkte oder Fließtext. Sag es gleich am Anfang, statt die Antwort danach zu korrigieren.
Als kurze Merkhilfe: Sag, was du möchtest, für wen, auf Grundlage welcher Informationen und in welcher Form.
Vorher und nachher: E-Mails in Outlook
Vorher: „Schreib eine E-Mail an den Kunden über die Verzögerung.“
Du erhältst eine höfliche, vage Nachricht, die von jeder Verzögerung in jedem Unternehmen handeln könnte. Der Ton ist wahrscheinlich zu formell oder zu entschuldigend, und du schreibst den größten Teil wieder um.
Nachher: „Entwirf eine kurze E-Mail an unseren Kunden Kontakt, in der du erklärst, dass sich die Lieferung vom Ende dieses Monats auf die Mitte des nächsten Monats verschiebt. Beziehe dich auf den folgenden E-Mail-Verlauf und berücksichtige, was wir bereits zugesagt haben. Formuliere sachlich und freundlich, mit höchstens drei Absätzen, und ende mit einem Vorschlag für ein kurzes Gespräch in dieser Woche.“
Was sich geändert hat: Die Aufgabe ist konkret, nämlich eine kurze E-Mail zu entwerfen. Der Kontext ist vorhanden, mit einer Terminänderung und einem Kunden, dem bereits etwas zugesagt wurde. Die Quelle ist genannt, nämlich der E-Mail-Verlauf, und das Format ist festgelegt, mit drei Absätzen und einem Vorschlag zum Abschluss. Jetzt überarbeitest du einen Entwurf, statt selbst einen zu schreiben.
Vorher und nachher: Dokumente in Word
Vorher: „Mach das besser.“
Copilot muss raten, was „besser“ bedeutet. Meistens macht Copilot den Text kürzer und formeller, was das Gegenteil von dem sein kann, was du möchtest.
Nachher: „Formuliere diesen Abschnitt so um, dass ihn eine Person ohne technischen Hintergrund versteht. Lass jede Zahl und jedes Datum genau so stehen, wie sie geschrieben sind. Streiche Sätze, die wiederholen, was die Einleitung bereits sagt, und halte die Gesamtlänge ungefähr gleich.“
Was sich geändert hat: Du hast die Leserschaft genannt, die Teile geschützt, die nicht verändert werden dürfen, und gesagt, was gestrichen werden soll. Die Anweisung „Lass jede Zahl genau so stehen, wie sie geschrieben ist“ lohnt sich bei fast jedem Prompt zum Umformulieren. Sie verhindert kleine sachliche Abweichungen.
Vorher und nachher: Zusammenfassungen von Meetings und E-Mail-Verläufen
Vorher: „Fasse das Meeting zusammen.“
Du erhältst eine neutrale Zusammenfassung von allem, was gesagt wurde, ungefähr in der Reihenfolge des Gesprächs. Das ist hilfreich, wenn du das gesamte Meeting verpasst hast, aber nicht, wenn du nur deinen eigenen Teil brauchst.
Nachher: „Fasse dieses Meeting in zwei Teilen zusammen: zuerst die getroffenen Entscheidungen, danach die Aufgaben mit der jeweils verantwortlichen Person. Lass Diskussionen weg, die zu keiner Entscheidung geführt haben. Markiere alles, was offen geblieben ist, als offen.“
Was sich geändert hat: Du hast eine Struktur vorgegeben, die zu deiner Nutzung der Zusammenfassung passt, und Copilot gesagt, was weggelassen werden soll. Wenn du Copilot bittest, offene Punkte zu markieren, sparst du dir einen zweiten Durchgang.
Was du tun kannst, wenn die Antwort nicht passt
Die erste Antwort ist ein Ausgangspunkt. Du musst nicht von vorn anfangen, wenn sie nicht passt. Schneller geht es, wenn du jeweils eine Sache korrigierst.
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Zu lang oder zu kurz? Nenne die gewünschte Länge. „Kürze den Text um die Hälfte“ oder „Erweitere ihn auf etwa 300 Wörter“ funktioniert besser als „kürzer“.
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Der falsche Ton? Nenne den Ton und die Leserschaft. „Weniger formell, als würde ich an eine Kollegin oder einen Kollegen schreiben, die oder den ich gut kenne.“
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Hat Copilot etwas erfunden? Zeige auf die erfundene Stelle und ergänze die Quelle. „Das Datum im zweiten Absatz steht nicht im Dokument. Verwende das Datum aus der Datei, die ich geteilt habe.“ Prüfe Namen, Zahlen und Datumsangaben immer selbst anhand der Quelle, denn Copilot präsentiert falsche Details genauso selbstsicher wie richtige.
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Den Punkt völlig verfehlt? Überarbeite den Prompt nicht weiter. Beginne einen neuen und ergänze den Teil, den du beim ersten Mal nicht genannt hast, meistens den Kontext oder die Quelle.
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Die falsche Datei verwendet? Nenne die Datei im nächsten Prompt ausdrücklich. Copilot arbeitet mit den Dateien, auf die Copilot zugreifen kann. Wenn das Dokument an einem nicht erreichbaren Ort liegt, wird Copilot es nicht verwenden.
Eine Gewohnheit lohnt sich: Bewahre die Prompts auf, die funktioniert haben. Ein Prompt, den du einmal für einen Wochenbericht oder eine Kundeninformation geschrieben hast, funktioniert nächste Woche wieder, wenn du zwei Wörter änderst. Die meisten Menschen, die mit Copilot gute Ergebnisse erzielen, schreiben nicht spontan bessere Prompts. Sie verwenden Prompts wieder, die sich bereits bewährt haben.
Häufige Fragen
Wie lang sollte ein Copilot-Prompt sein? So lang, dass Aufgabe, Kontext, Quelle und Format enthalten sind. Für eine einfache Zusammenfassung reicht ein Satz. Für eine Kunden-E-Mail mit Vorgeschichte sind drei oder vier Sätze normal und immer noch schneller, als die E-Mail selbst zu schreiben.
Muss ich höflich zu Copilot sein? Nein. Klare Anweisungen sind wichtig. „Bitte“ und „Danke“ verändern die Antwort nicht.
Warum liefert derselbe Prompt zweimal eine andere Antwort? Copilot wiederholt sich nicht Wort für Wort. Wenn die Unterschiede wichtig sind, lege Format und Länge genauer fest. Diese beiden Punkte kannst du am besten vorgeben.
Was ist, wenn Copilot das Dokument nicht findet? Prüfe, ob die Datei an einem Ort gespeichert ist, auf den Copilot zugreifen kann, und ob du sie so benannt hast, wie sie tatsächlich heißt. Eine Datei auf deinem lokalen Desktop ist nicht dasselbe wie dieselbe Datei in Microsoft 365.
Bessere Prompts entstehen durch Wiederholung. Wähle diese Woche eines der Vorher-und-nachher-Beispiele aus und probiere es mit einer echten E-Mail oder einem echten Dokument aus. Bewahre die Version auf, die funktioniert hat.
