In deiner ersten Woche in einem neuen Job tauchen viele kleine Fragen auf. Wo melde ich mich an? Wo gehört diese Datei hin? Wie sehe ich den Kalender meines Teams? Diese Checkliste führt dich Tag für Tag durch die Einführung in Microsoft 365 für Mitarbeitende. Du findest dich bei Anmeldung, Dateien, E-Mail und Kalender zurecht und weißt, an wen du dich wendest, wenn etwas nicht funktioniert.
Arbeite die Liste der Reihe nach durch oder spring direkt zu dem Abschnitt, den du gerade brauchst.
Tag 1: Anmelden und dein Konto einrichten
Beginne mit deinem Arbeitskonto. Dein IT-Team gibt dir normalerweise an deinem ersten Morgen eine E-Mail-Adresse und ein erstes Passwort.
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Öffne die Microsoft 365-Anmeldeseite oder die App, auf die dich deine Organisation verweist.
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Gib deine geschäftliche E-Mail-Adresse und das erhaltene Passwort ein.
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Lege ein neues Passwort fest, wenn du dazu aufgefordert wirst.
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Richte die Multi-Faktor-Authentifizierung ein. Dabei bestätigst du die Anmeldung in einem zweiten Schritt, meistens mit einem Code oder einer Benachrichtigung auf deinem Smartphone. Halte das Smartphone griffbereit, denn du brauchst es wieder, wenn du dich auf einem neuen Gerät anmeldest.
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Melde dich einmal auf deinem Laptop und einmal auf deinem Smartphone an. Wenn du beides am ersten Tag erledigst, ersparst du dir später in der Woche eine unnötige Suche.
Eine kleine Gewohnheit, die sich lohnt: Prüfe vor dem Teilen, mit welchem Konto du angemeldet bist. Privat- und Arbeitskonten sehen ähnlich aus, und Dateien im falschen Konto lassen sich nur schwer wiederfinden.
Tag 2: Dateien finden und speichern
Microsoft 365 bietet dir zwei Speicherorte für Dokumente. Der Unterschied ist wichtig.
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OneDrive ist dein persönlicher Speicherplatz. Entwürfe, Notizen und alles, was dir gehört, bis du es teilen möchtest.
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SharePoint und Teams enthalten die Dateien deines Teams. Ein Dokument, das zu einem Projekt oder einer Abteilung gehört, liegt hier. Deine Kolleginnen und Kollegen können es öffnen, ohne dass du etwas verschicken musst.
Wenn du etwas Neues erstellst, stelle dir daher eine Frage: Gehört das mir oder uns? Die Antwort bestimmt den Speicherort.
Probiere diese Woche ein paar Dinge aus:
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Öffne OneDrive und speichere dort ein Dokument. Achte darauf, dass es während der Eingabe gespeichert wird. Einen separaten Speichervorgang gibt es nicht.
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Öffne den Teams-Kanal deines Teams und wähle die Registerkarte „Dateien“. Dort findest du die SharePoint-Bibliothek deines Teams.
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Nutze die Suchleiste oben in jeder Microsoft 365-App, um ein Dokument nach seinem Namen oder nach einem darin enthaltenen Wort zu suchen. Das ist meistens schneller, als dich durch Ordner zu klicken.
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Teile eine Datei über die Schaltfläche „Teilen“ und füge einen Link ein, statt eine Kopie anzuhängen. So arbeiten alle mit derselben Version.
Tag 3: Grundlagen zu E-Mail und Kalender
Outlook bündelt deine E-Mails, deinen Kalender und deine Kontakte an einem Ort. In der ersten Woche brauchst du nicht jede Funktion. Diese Funktionen wirst du täglich verwenden.
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Richte deine Signatur einmal in den Outlook-Einstellungen ein. Sie erscheint dann in jeder Nachricht.
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Erstelle zwei oder drei Ordner und verschiebe bearbeitete E-Mails aus deinem Posteingang. Ein Posteingang, dessen Ende du sehen kannst, ist leichter zu überblicken.
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Nutze die Suchleiste, statt zu scrollen. Suche nach Absender, Betreff oder einem Wort in der Nachricht.
Kalender
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Öffne deinen Kalender und prüfe, was in deinen ersten Wochen bereits eingetragen ist.
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Wenn du ein Meeting planst, füge die Teilnehmenden hinzu und nutze den Terminplanungs-Assistenten, um zu sehen, wann alle verfügbar sind.
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Füge einen Meeting-Link hinzu, wenn das Meeting online stattfindet. So können Kolleginnen und Kollegen aus der Ferne teilnehmen.
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Blocke Zeit für konzentriertes Arbeiten. Ein Kalendereintrag zeigt deinen Kolleginnen und Kollegen, dass du beschäftigt bist, auch wenn der Eintrag nur für dich gedacht ist.
Lege deine Arbeitszeiten und deine Zeitzone in den Kalendereinstellungen fest. Wenn dich Kolleginnen und Kollegen einladen, sehen sie dann deine richtige Verfügbarkeit.
Tag 4: Teams kennenlernen
In Teams findet der größte Teil der täglichen Kommunikation statt. Chats für kurze Fragen, Kanäle für ein Projekt oder eine Abteilung sowie Anrufe und Meetings in derselben App.
Beginne in kleinem Rahmen. Finde die Kanäle deines Teams, stelle dich im allgemeinen Kanal vor und nutze den Chat für Fragen, die zu klein für eine E-Mail sind. Prüfe auch einmal deine Benachrichtigungseinstellungen. Du kannst festlegen, welchen Kanälen du genau folgst und welche du nur liest, wenn du Zeit hast.
Tag 5: Wissen, wo du Hilfe bekommst
Diesen Teil überspringen viele in der ersten Woche. Er spart dir jedoch am meisten Zeit.
Probiere vor deiner Frage Folgendes in dieser Reihenfolge:
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Suche in der App. Die Suchleiste in Microsoft 365 findet nicht nur Dateien, sondern auch Befehle und Einstellungen.
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Frage eine Kollegin oder einen Kollegen aus deinem Team. Jemand in deiner Nähe ist in der ersten Woche wahrscheinlich schon auf dieselbe Frage gestoßen.
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Prüfe die eigenen Anleitungen deiner Organisation. Viele Organisationen haben eine kurze interne Seite zu Themen wie Drucken, VPN-Zugriff oder gemeinsamen Postfächern.
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Kontaktiere deinen IT-Helpdesk bei Fragen zu Konten, Passwörtern, Zugriffsrechten oder Hardware.
Schreib die Antworten auf, die du bekommst. Eine kurze persönliche Notiz dazu, „wie wir das hier machen“, ist im zweiten Monat mehr wert, als du erwartest. Außerdem stellst du dieselbe Frage nur einmal.
Deine Checkliste für die erste Woche auf einen Blick
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Mit meinem Arbeitskonto auf Laptop und Smartphone angemeldet
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Multi-Faktor-Authentifizierung eingerichtet
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Profilbild und E-Mail-Signatur hinzugefügt
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Eine Datei in OneDrive gespeichert und die Dateien meines Teams in Teams gefunden
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Eine Datei über einen Link statt als Anhang geteilt
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Zwei oder drei E-Mail-Ordner erstellt
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Arbeitszeiten und Zeitzone im Kalender festgelegt
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Den Kanälen meines Teams beigetreten
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Ich weiß, an wen ich mich bei einer IT-Frage wende
Neun Punkte, und keiner davon dauert lange. Hake sie in deiner ersten Woche ab. Dann beginnt die zweite Woche mit der eigentlichen Arbeit und nicht mit den Tools.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter zuerst in Microsoft 365 tun?
Melde dich mit deinem Arbeitskonto an und richte die Multi-Faktor-Authentifizierung ein. Erledige beides am ersten Tag auf deinem Laptop und deinem Smartphone. Füge anschließend dein Profilbild und deine E-Mail-Signatur hinzu.
Wo speichere ich meine Dateien, in OneDrive oder Teams?
Nutze OneDrive für Dokumente, die dir gehören, etwa Entwürfe und persönliche Notizen. Nutze den Teams-Kanal deines Teams oder die SharePoint-Website für alles, was zu einem Projekt oder einer Abteilung gehört. So können deine Kolleginnen und Kollegen darauf zugreifen, ohne dass du eine Kopie verschicken musst.
Wie lange dauert die Einführung in Microsoft 365?
Die praktische Einrichtung, also Anmeldung, Dateien, E-Mail und Kalender, passt neben deiner anderen Arbeit in die erste Woche. Bis du dich mit den meistgenutzten Apps sicher fühlst, dauert es länger. Das kommt durch die tägliche Nutzung.
