Dateien unkompliziert teilen
Du arbeitest gemeinsam mit Kollegen an Dokumenten, und das geht am schnellsten, wenn alle Dateien auf die richtige Weise teilen. OneDrive und SharePoint bieten dafür die passenden Tools; entscheidend ist, sie richtig einzusetzen. In diesem Artikel gehen wir gemeinsam die wichtigsten Entscheidungen durch: Welchen Linktyp wählst du, wie stellst du Berechtigungen ein, wie funktioniert das gleichzeitige Bearbeiten und wie stellst du bei Bedarf eine frühere Version wieder her?
Welchen Linktyp wählst du?
Wenn du eine Datei aus OneDrive oder SharePoint teilst, kannst du meistens zwischen verschiedenen Linktypen wählen:
- Jeder mit dem Link: praktisch für schnelle, informelle Freigaben, aber bei vertraulichen Informationen solltest du vorsichtig sein.
- Personen innerhalb von [Organisation]: Der Link funktioniert nur für Kollegen, die innerhalb deiner Organisation angemeldet sind. Für die meisten internen Zusammenarbeitsszenarien ist das die sicherste Standardauswahl.
- Bestimmte Personen: Du gibst namentlich genannten Personen Zugriff. Das bietet die meiste Kontrolle, besonders bei vertraulichen Dokumenten.
- Vorhandener Zugriff: Verwende diese Option, wenn du nur einen Link an jemanden senden möchtest, der bereits Zugriff hat.
Frag dich beim Teilen immer: Wer muss diese Datei wirklich sehen oder bearbeiten können? Wähle erst danach den Linktyp, der am besten dazu passt.
Berechtigungen festlegen: Bearbeiten oder nur anzeigen?
Neben dem Linktyp legst du auch fest, was andere mit der Datei tun dürfen. Du kannst wählen zwischen:
- Bearbeiten zulassen: Der Empfänger kann Änderungen vornehmen.
- Bearbeiten blockieren: Der Empfänger kann die Datei nur anzeigen.
Oft kannst du außerdem festlegen, ob das Herunterladen erlaubt ist und ob der Link ein Ablaufdatum oder ein Passwort haben soll. Letzteres ist besonders wichtig, sobald du Dateien außerhalb deiner eigenen Organisation teilst.
💡 Tipp: Prüfe regelmäßig, wer Zugriff auf deine wichtigen Dateien hat. Berechtigungen, die vor einiger Zeit noch sinnvoll waren, sind es nach ein paar Monaten nicht unbedingt noch.
Gleichzeitig bearbeiten: gemeinsam in einem Dokument arbeiten
Ein großer Vorteil von OneDrive und SharePoint ist, dass mehrere Personen gleichzeitig im selben Dokument arbeiten können, ohne dass ihr ständig einzelne Versionen per E-Mail verschickt. Sobald ein Kollege das Dokument öffnet, während du ebenfalls darin arbeitest, siehst du das direkt in der Symbolleiste; oft siehst du auch, wo die andere Person gerade schreibt.
Da Änderungen automatisch gespeichert und synchronisiert werden, musst du keine Angst haben, dass Arbeit verloren geht. So sparst du Zeit; du verschickst keine Dateien mehr per E-Mail hin und her, und alle arbeiten immer mit der aktuellsten Version.
Eine frühere Version wiederherstellen
Ist etwas schiefgelaufen oder möchtest du einfach zu einer älteren Version eines Dokuments zurückkehren? OneDrive und SharePoint führen automatisch einen Versionsverlauf. So stellst du eine frühere Version wieder her:
- Öffne die Datei in OneDrive oder SharePoint, und zwar über den Browser.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf die Datei und wähle Versionsverlauf.
- Sieh dir die Liste der früheren Versionen mit Datum und Uhrzeit jeder Änderung an.
- Öffne die gewünschte Version und wähle Wiederherstellen, um sie zur aktuellen Version zu machen.
Dabei geht nichts verloren: Die Version, die du gerade ersetzt hast, bleibt ebenfalls im Verlauf gespeichert. So kannst du jederzeit wieder zurück, auch wenn du einmal die falsche Version wiederherstellst.
Praktisch loslegen
Wenn du diese Grundlagen beherrschst, teilst du Dateien gezielter, arbeitest sicherer zusammen und verlierst nie wieder Arbeit durch eine falsche Bearbeitung. Fang klein an: Wähle beim nächsten Teilen bewusst den passenden Linktyp und die richtigen Berechtigungen, und spüre selbst den Unterschied bei Übersicht und Ruhe. 🙂
