Mit Aufgaben in Outlook arbeiten: So behalten Sie den Überblick

Ihr Posteingang wächst, Ihr Kalender füllt sich und irgendwo dazwischen gehen wichtige Aktionspunkte verloren. Kommt Ihnen das bekannt vor? Mit Aufgaben in Outlook schaffen Sie eine dritte, übersichtliche Ebene neben E-Mail und Kalender; so wissen Sie genau, was Sie noch zu tun haben und wann.

In diesem Artikel lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie Aufgaben aus einer E-Mail erstellen, Nachverfolgungskennzeichnungen verwenden, Fristen setzen und wie Sie diese Aufgaben in Microsoft To Do wiederfinden.

Was genau sind Aufgaben in Outlook?

Aufgaben in Outlook sind einzelne Aktionspunkte, die Sie getrennt von Ihren E-Mails und Terminen verwalten. Sie finden diese im Aufgabenbereich von Outlook, meist unten links in der Navigation oder über das Menü-Symbol. Eine Aufgabe hat einen Titel, kann ein Start- und Fälligkeitsdatum erhalten und mit einer Erinnerung verknüpft werden.

Der große Vorteil: Sie müssen kein zusätzliches Tool installieren. Aufgaben in Outlook arbeiten direkt mit Ihrem Postfach und Ihrem Kalender zusammen und sind auch in Microsoft To Do sichtbar.

Wie erstellt man eine Aufgabe aus einer E-Mail?

Dies ist eine der am häufigsten genutzten Methoden, um Aufgaben zu erstellen, und zugleich die schnellste.

1. Öffnen oder markieren Sie die E-Mail, die eine Aktion von Ihnen erfordert.
2. Ziehen Sie die E-Mail auf das Aufgabensymbol in der Navigationsleiste oder nutzen Sie die Option „Nachverfolgung“ (siehe unten), um direkt eine Aufgabe daraus zu machen.
3. Outlook erstellt automatisch eine Aufgabe mit der Betreffzeile der E-Mail als Titel und dem Inhalt der E-Mail als Anlage.
4. Fügen Sie gegebenenfalls ein Fälligkeitsdatum oder eine Priorität hinzu und speichern Sie die Aufgabe.

So verschwindet ein Aktionspunkt nicht mehr unten in Ihrem Posteingang; er steht separat mit einer klaren Frist in Ihrer Aufgabenliste.

Was bewirkt eine Nachverfolgungskennzeichnung und wann verwendet man sie?

Die Nachverfolgungskennzeichnung ist eine schnelle Methode, um eine E-Mail als „hier muss ich noch etwas tun“ zu markieren, ohne direkt eine vollständige Aufgabe daraus zu erstellen.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und wählen Sie „Nachverfolgung“ (oder „Follow up“) oder klicken Sie auf das Flaggen-Symbol in der E-Mail-Liste.
• Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum wie „Heute“, „Diese Woche“ oder „Benutzerdefiniert“, um selbst ein Datum und eine Uhrzeit festzulegen.
• Die markierte E-Mail erhält ein Flaggen-Symbol und erscheint zusammen mit Ihren einzelnen Aufgaben auch in Ihrer Aufgabenliste.

Der Unterschied zur Erstellung einer Aufgabe aus einer E-Mail: Eine Nachverfolgungskennzeichnung ist leichtgewichtiger und schneller, während eine vollwertige Aufgabe mehr Platz für Notizen, Teilaufgaben und eine umfassendere Planung bietet.

Wie legt man Fristen und Erinnerungen fest?

Jede Aufgabe in Outlook kann ein Fälligkeitsdatum erhalten; das ist der Zeitpunkt, an dem die Aufgabe abgeschlossen sein muss. Zusätzlich können Sie eine Erinnerung einrichten, damit Outlook Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Benachrichtigung sendet.

• Öffnen Sie die Aufgabe und klicken Sie auf „Fälligkeitsdatum“, um ein Datum auszuwählen.
• Aktivieren Sie die Erinnerung und legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit fest, zu der Sie benachrichtigt werden möchten.
• Für wiederkehrende Aufgaben, wie einen wöchentlichen Bericht, können Sie eine Serie einrichten; so müssen Sie die Aufgabe nicht jedes Mal neu erstellen.

Eine klare Frist hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen; eine Aufgabe ohne Datum verschwindet oft am Ende der Liste und bleibt dort liegen.

Wie finden Sie Ihre Outlook-Aufgaben in Microsoft To Do wieder?

Microsoft To Do ist die App, die dieselbe Aufgabenliste wie Outlook verwendet; alles, was Sie in Outlook erstellen, erscheint automatisch auch in To Do und umgekehrt.

• Aufgaben, die Sie in Outlook erstellen oder mit einer Nachverfolgungskennzeichnung markieren, finden Sie in To Do in der Liste „Markierte E-Mails“ oder in Ihrer allgemeinen Aufgabenliste.
• In To Do können Sie Aufgaben in eigenen Listen organisieren, Schritte zu einer Aufgabe hinzufügen und Aufgaben für zusätzlichen Fokus als „Mein Tag“ markieren.
• Änderungen, die Sie in To Do vornehmen, wie das Abschließen einer Aufgabe, werden an Outlook zurückgemeldet.

Das macht To Do zu einer praktischen Ergänzung, wenn Sie unterwegs oder auf Ihrem Telefon schnell Ihre Aufgabenliste einsehen möchten, ohne Outlook öffnen zu müssen.

Praktische Tipps, um Ihre Aufgabenliste übersichtlich zu halten

• Geben Sie jeder Aufgabe einen konkreten Titel; „Antwort auf Kundenanfrage X“ funktioniert besser als „E-Mail“.
• Nutzen Sie Fälligkeitsdaten konsequent, auch für kleinere Aufgaben; so bleibt Ihre Liste chronologisch nutzbar.
• Räumen Sie erledigte Aufgaben regelmäßig auf oder markieren Sie diese als abgeschlossen, damit Ihre Liste übersichtlich bleibt.
• Kombinieren Sie Nachverfolgungskennzeichnungen für schnelle Aktionen mit vollwertigen Aufgaben für größere, mehrstufige Tätigkeiten.

Häufig gestellte Frage: Ist eine Aufgabe in Outlook dasselbe wie eine Nachverfolgungskennzeichnung?

Nicht ganz. Eine Nachverfolgungskennzeichnung markiert eine E-Mail, damit Sie diese später in Ihrer Aufgabenliste wiederfinden; eine Aufgabe ist ein eigenständiges Element, unabhängig von einer spezifischen E-Mail, mit eigenem Titel, Notizen und Planung. Beide erscheinen zusammen in Ihrer Aufgabenliste und in Microsoft To Do, aber eine Aufgabe bietet mehr Platz für Details.

Loslegen

Sie müssen kein zusätzliches Tool installieren, um den Überblick zu behalten; Aufgaben, Nachverfolgungskennzeichnungen und Fristen in Outlook, kombiniert mit Microsoft To Do, bieten Ihnen alles, was Sie brauchen, um Ihre Arbeit im Griff zu behalten. Fangen Sie klein an: Markieren Sie heute eine E-Mail mit einer Nachverfolgungskennzeichnung oder erstellen Sie Ihre erste Aufgabe und erleben Sie selbst, wie viel Ruhe das in Ihren Posteingang bringt.