OneDrive est destiné aux fichiers dont tu es propriétaire ; SharePoint, aux fichiers appartenant à une équipe. Cette distinction répond à la plupart des questions que le support reçoit sur le partage de fichiers dans Microsoft 365 : où enregistrer un document, quel lien envoyer et pourquoi un collègue ne peut soudainement plus ouvrir un fichier qu’il ouvrait la semaine précédente.
Ce guide présente les trois moments où les problèmes surviennent le plus souvent : choisir l’emplacement de stockage, choisir le type de lien et retrouver un fichier partagé plusieurs semaines plus tard.
OneDrive ou SharePoint : à qui appartient le fichier ?
Avant d’enregistrer un fichier, pose-toi une question : m’appartient-il ou appartient-il à l’équipe ?
Un brouillon que tu es encore en train de préparer, une note personnelle, une version de travail d’une présentation, un document dont personne d’autre n’a encore besoin, tout cela doit être enregistré dans OneDrive. C’est ton espace de stockage, associé à ton compte.
Un plan de projet que toute l’équipe modifie, une procédure partagée, un compte rendu que chacun doit pouvoir retrouver, un modèle que tes collègues réutilisent, tout cela doit être enregistré dans SharePoint, sur le site ou dans le canal Teams consacré au sujet. L’équipe en est propriétaire, le fichier reste donc disponible même si quelqu’un change de fonction ou quitte l’organisation.
C’est la raison pratique pour laquelle il faut déplacer un fichier hors de OneDrive dès qu’il devient un document d’équipe. Un fichier stocké dans le OneDrive d’une personne dépend de cette personne. Un fichier enregistré sur un site SharePoint ne dépend pas d’elle.
Une bonne habitude consiste à commencer dans OneDrive lorsque le document est encore personnel, puis à le déplacer vers le site de l’équipe dès que tu invites un deuxième éditeur. Le déplacement reste possible plus tard, mais les liens déjà envoyés devront être vérifiés.
Où sont réellement stockés les fichiers dans Teams ?
Lorsque tu partages un fichier dans un canal Teams, il est stocké sur le site SharePoint associé à cette équipe, dans l’onglet Fichiers du canal. Teams est la fenêtre ; SharePoint est l’armoire.
C’est important lorsque tu recherches un fichier. Si tu ne le trouves pas dans Teams, ouvre l’onglet Fichiers du canal ou le site SharePoint lui-même, puis parcours l’arborescence des dossiers. Il s’agit du même fichier, affiché depuis un autre endroit.
Le chat fonctionne autrement. Un fichier que tu ajoutes à une conversation individuelle ou de groupe est envoyé dans ton OneDrive, dans un dossier consacré aux fichiers de conversation Microsoft Teams, puis partagé avec les participants à la conversation. Un fichier partagé dans un chat est donc stocké dans un espace personnel, même s’il ressemble à un contenu d’équipe. Si plusieurs personnes doivent l’utiliser plus longtemps que la conversation, place-le plutôt dans le canal ou sur le site de l’équipe.
Choisis le bon lien avant de cliquer sur Envoyer
Lorsque tu cliques sur Partager, Microsoft 365 propose plusieurs types de liens. Les différences semblent minimes, mais elles ne le sont pas.
Personnes de votre organisation. Toute personne de l’organisation qui possède le lien peut ouvrir le fichier. Cette option convient aux documents internes qui ne sont pas sensibles et pour lesquels tu ne veux pas gérer une liste de noms.
Personnes spécifiques. Seules les personnes que tu désignes peuvent ouvrir le fichier. Elles se connectent avec leur compte, auquel l’accès est associé. C’est l’option par défaut la plus sûre pour les documents contenant des données personnelles, des informations financières ou des décisions en préparation.
Personnes disposant déjà de l’accès. Le lien ne modifie pas les autorisations ; il renvoie simplement vers le fichier. Cette option est utile pour rappeler à une équipe l’existence d’un document auquel elle peut déjà accéder, par exemple un fichier situé sur son propre site d’équipe.
Toute personne disposant du lien. Aucune connexion n’est nécessaire. Le lien fonctionne donc pour toute personne qui le reçoit, le transfère ou le retrouve plus tard dans une boîte aux lettres. Ton organisation peut avoir désactivé cette option. Utilise-la uniquement pour des contenus réellement publics.
En plus du type de lien, tu choisis ce que le destinataire peut faire : modifier le fichier ou l’afficher uniquement. Choisis l’affichage seul lorsque tu veux recueillir des retours sans modifier l’original. Certains paramètres permettent aussi de définir une date d’expiration ou un mot de passe ; si ton organisation propose ces options, une date d’expiration évite discrètement que d’anciens liens restent actifs indéfiniment.
Deux habitudes évitent la plupart des problèmes d’autorisation :
- Envoie le lien depuis le fichier lui-même, pas une copie du fichier. Une pièce jointe crée deux versions dès cet instant.
- Lis la description du lien au-dessus du bouton Envoyer. Elle indique clairement qui pourra ouvrir le fichier. Cette vérification prend une seconde et permet de repérer un mauvais paramètre.
Pourquoi un collègue voit le message « Vous avez besoin d’une autorisation »
Dans presque tous les cas, l’une de ces quatre situations s’est produite.
Le lien était destiné à des personnes spécifiques et a été transféré à quelqu’un qui n’en faisait pas partie. Pour résoudre le problème, partage directement le fichier avec cette personne au lieu de demander au premier destinataire de le renvoyer.
Le fichier a été déplacé. Les liens suivent un fichier au sein d’un même emplacement, mais le déplacement d’un document de ton OneDrive vers un site SharePoint, ou d’un site à un autre, peut rendre le lien envoyé précédemment inutilisable. Partage le nouvel emplacement.
Le fichier se trouvait dans le OneDrive d’une personne qui a quitté l’organisation ou changé de fonction. C’est précisément le cas qui justifie l’utilisation des sites d’équipe.
La personne est externe à l’organisation et le partage externe est limité par une règle. Cette décision revient au service informatique, il ne faut pas essayer de la contourner.
Retrouver un fichier partagé plusieurs semaines plus tard
La zone de recherche située en haut d’Office.com, de SharePoint, de Teams et des applications Office parcourt les fichiers auxquels tu as accès, y compris ceux que d’autres personnes ont partagés avec toi. Rechercher une phrase présente dans le document fonctionne souvent mieux que de deviner son nom.
Quelques emplacements sont utiles à connaître :
- Partagés dans OneDrive répertorie les fichiers que d’autres personnes ont partagés avec toi et ceux que tu as partagés avec elles. C’est le moyen le plus rapide de retrouver un fichier qu’un collègue t’a envoyé, mais dont tu ne sais plus où il se trouve.
- Récents dans OneDrive et les applications Office affiche les fichiers que tu as ouverts récemment, quel que soit leur emplacement.
- Ajouter un raccourci à OneDrive sur un dossier SharePoint ajoute ce dossier à ton affichage OneDrive. Un dossier d’équipe que tu utilises chaque jour reste ainsi accessible en un clic, sans créer de copie.
- Favoris ou Ajouter aux favoris permet de marquer les fichiers que tu consultes régulièrement.
Une règle évite davantage de recherches que toutes les autres : ne conserve pas ta propre copie. Lorsque la version sur laquelle tu travailles est celle du site de l’équipe, il n’y a qu’un fichier à retrouver et une seule version à utiliser.
Une courte liste de vérification
- Document personnel ou encore en brouillon ? OneDrive.
- Travail d’équipe ? Le site SharePoint ou le canal Teams consacré au sujet.
- Contenu sensible ? Partage-le avec des personnes spécifiques, en lecture seule sauf si elles doivent le modifier.
- Tu partages un fichier déjà présent sur leur site d’équipe ? Utilise l’option destinée aux personnes disposant déjà de l’accès.
- Tu ouvres un fichier chaque jour ? Ajoute un raccourci à OneDrive ou ajoute-le aux favoris.
Les questions sur le partage de fichiers reviennent souvent au support, car les règles restent invisibles jusqu’à ce qu’un problème survienne. Lorsque tes collègues savent répondre à la question de la propriété et lisent la phrase située au-dessus du bouton Envoyer, la plupart de ces demandes disparaissent.
