Een antwoord van Copilot is maar zo goed als het verzoek erachter. Vraag je “schrijf een e-mail over het project”, dan krijg je iets algemeens dat je toch weer moet herschrijven. Vraag je om diezelfde e-mail met een ontvanger, een doel, een toon en een lengte, dan krijg je een concept dat je na één keer lezen kunt versturen. Daar gaat dit artikel over: wat een goede prompt bevat en wat je kunt doen als het antwoord niet klopt.
Wat een goede Copilot-prompt bevat
De meeste prompts die goed werken, bestaan uit vier onderdelen. Je hebt ze niet elke keer alle vier nodig, maar hoe meer je toevoegt, hoe minder je achteraf hoeft te bewerken.
-
De taak. Het werkwoord dat zegt wat je wilt: samenvatten, opstellen, herschrijven, vergelijken, opsommen. Begin hiermee en wees specifiek. “Vat samen” en “Vat samen in vijf opsommingstekens voor een collega die de vergadering heeft gemist” sturen Copilot een andere richting op.
-
De context. Voor wie is dit, wat is er eerder gebeurd en waarom is dat belangrijk? Dit onderdeel slaan mensen het vaakst over. Juist dit maakt van een algemeen antwoord een bruikbaar antwoord.
-
De bron. Verwijs Copilot naar het bestand, de e-mailwisseling, de vergadering of het document waarmee het moet werken. Zonder bron gebruikt het algemene kennis, en algemene kennis kent jouw project niet.
-
De vorm. Lengte, structuur en toon. Drie alinea’s of een tabel. Formeel of informeel. Opsommingstekens of doorlopende tekst. Geef dit vooraf aan in plaats van het achteraf te corrigeren.
Een korte manier om het te onthouden: zeg wat je wilt, voor wie, op basis waarvan en in welke vorm.
Voor en na: e-mail in Outlook
Voor: “Schrijf een e-mail aan de klant over de vertraging.”
Je krijgt een beleefd, vaag bericht dat over elke vertraging bij elk bedrijf zou kunnen gaan. De toon is waarschijnlijk te formeel of te verontschuldigend, en je herschrijft het grootste deel.
Na: “Stel een korte e-mail op aan onze klant contact waarin je uitlegt dat de levering verschuift van het einde van deze maand naar het midden van volgende maand. Gebruik de onderstaande e-mailwisseling als referentie voor wat we al hebben beloofd. Houd de tekst feitelijk en vriendelijk, met maximaal drie alinea’s, en eindig met een voorstel voor een kort gesprek deze week.”
Wat er is veranderd: de taak is specifiek, namelijk een korte e-mail opstellen, de context is aanwezig, met een datumwijziging en een klant aan wie al iets was beloofd, de bron is benoemd, namelijk de e-mailwisseling, en de vorm ligt vast, met maximaal drie alinea’s en een voorstel aan het einde. Je bewerkt nu een concept in plaats van er zelf een te schrijven.
Voor en na: documenten in Word
Voor: “Maak dit beter.”
Copilot moet raden wat “beter” betekent. Meestal wordt de tekst korter en formeler, terwijl dat juist het tegenovergestelde kan zijn van wat je wilde.
Na: “Herschrijf dit gedeelte zodat een lezer zonder technische achtergrond het begrijpt. Houd elk getal en elke datum precies zoals ze zijn geschreven. Schrap zinnen die herhalen wat al in de inleiding staat en houd de totale lengte ongeveer gelijk.”
Wat er is veranderd: je hebt de lezer benoemd, de onderdelen beschermd die niet mogen veranderen en gezegd wat moet verdwijnen. De instructie “houd elk getal precies zoals het is geschreven” is nuttig voor bijna elke herschrijfprompt. Zo voorkom je kleine feitelijke afwijkingen.
Voor en na: samenvattingen van vergaderingen en e-mailwisselingen
Voor: “Vat de vergadering samen.”
Je krijgt een neutrale samenvatting van alles wat is gezegd, ongeveer in de volgorde waarin het werd gezegd. Handig als je de hele vergadering hebt gemist, maar niet als je alleen je eigen onderdeel nodig hebt.
Na: “Vat deze vergadering samen in twee delen: eerst de genomen besluiten en daarna de actiepunten met de verantwoordelijke persoon voor elk punt. Laat de discussie weg die niet tot een besluit heeft geleid. Markeer alles wat open is gebleven als open.”
Wat er is veranderd: je hebt gevraagd om een structuur die aansluit bij het gebruik van de samenvatting en aangegeven wat Copilot moet weglaten. Door te vragen om openstaande punten te markeren, bespaar je een tweede bewerkingsronde.
Wat je kunt doen als het antwoord niet klopt
Het eerste antwoord is een beginpunt. Je hoeft niet opnieuw te beginnen als het niet klopt; meestal ben je sneller door één ding tegelijk te corrigeren.
-
Te lang of te kort? Geef een aantal aan. “Maak dit half zo lang” of “breid dit uit tot ongeveer 300 woorden” werkt beter dan “korter”.
-
Verkeerde toon? Benoem de toon en de lezer. “Minder formeel, alsof ik schrijf aan een collega die ik goed ken.”
-
Heeft Copilot iets verzonnen? Wijs het verzonnen onderdeel aan en voeg de bron toe. “De datum in de tweede alinea staat niet in het document; gebruik de datum uit het bestand dat ik heb gedeeld.” Controleer namen, getallen en datums altijd zelf aan de hand van de bron, want Copilot presenteert een fout detail net zo overtuigend als een juist detail.
-
De kern volledig gemist? Blijf dan niet bijsturen. Start een nieuwe prompt en voeg het onderdeel toe dat je de eerste keer niet expliciet hebt gemaakt, meestal de context of de bron.
-
Het verkeerde bestand gebruikt? Noem het bestand expliciet in de volgende prompt. Copilot werkt met wat het kan bereiken. Staat het document op een plek waar het niet bij kan, dan gebruikt het dit niet.
Het is de moeite waard om een vaste gewoonte te maken van het bewaren van prompts die goed werken. Een prompt die je een keer hebt geschreven voor een wekelijks rapport of een update aan een klant, werkt volgende week opnieuw met twee aangepaste woorden. De meeste mensen die goede resultaten behalen met Copilot, schrijven niet ter plekke betere prompts. Ze hergebruiken prompts die ze al hebben getest.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een Copilot-prompt zijn? Zo lang als nodig is om de taak, context, bron en vorm op te nemen. Voor een eenvoudige samenvatting is één zin genoeg. Voor een e-mail aan een klant met een langere voorgeschiedenis zijn drie of vier zinnen normaal. Dat is nog altijd sneller dan de e-mail zelf schrijven.
Moet ik beleefd zijn tegen Copilot? Nee. Duidelijke instructies zijn belangrijk; “alsjeblieft” en “bedankt” veranderen het antwoord niet.
Waarom geeft dezelfde prompt twee keer een ander antwoord? Copilot herhaalt zichzelf niet woord voor woord. Als die variatie belangrijk is, wees dan strenger over de vorm en de lengte. Dat zijn de onderdelen die je het best kunt vastleggen.
Wat als Copilot zegt dat het het document niet kan vinden? Controleer of het bestand is opgeslagen op een plek waar Copilot bij kan en of je het hebt genoemd zoals het daadwerkelijk heet. Een bestand op je lokale bureaublad is niet hetzelfde als dat bestand in Microsoft 365.
Betere prompts schrijven leer je door herhaling. Kies deze week een van de voorbeelden voor en na, probeer het uit op een echte e-mail of een echt document en bewaar de versie die goed werkte.
