Je eerste week in een nieuwe baan brengt veel kleine vragen met zich mee. Waar log ik in? Waar sla ik dit bestand op? Hoe bekijk ik de agenda van mijn team? Deze checklist helpt je dag voor dag bij je Microsoft 365-onboarding, zodat je je weg vindt in inloggen, bestanden, e-mail en agenda. Ook weet je waar je terechtkunt als iets niet werkt.
Doorloop de checklist in deze volgorde als dat handig is, of ga meteen naar het onderdeel dat je nu nodig hebt.
Dag 1: log in en stel je account in
Begin met je werkaccount. Je IT-team geeft je meestal op je eerste ochtend een e-mailadres en een tijdelijk wachtwoord.
-
Ga naar de Microsoft 365-aanmeldpagina of open de app waar je organisatie je naartoe verwijst.
-
Voer je zakelijke e-mailadres en het ontvangen wachtwoord in.
-
Stel een nieuw wachtwoord in als daarom wordt gevraagd.
-
Stel meervoudige verificatie in. Je bevestigt je aanmelding met een tweede stap, meestal een code of melding op je telefoon. Houd die telefoon bij de hand, want je hebt hem opnieuw nodig wanneer je op een nieuw apparaat inlogt.
-
Log één keer in op je laptop en één keer op je telefoon. Als je dat op dag één doet, bespaar je jezelf later in de week zoekwerk.
Een kleine gewoonte die veel oplevert: controleer met welk account je bent ingelogd voordat je iets deelt. Persoonlijke en zakelijke accounts lijken op elkaar, en bestanden die in het verkeerde account zijn opgeslagen, zijn lastig terug te vinden.
Dag 2: vind en bewaar je bestanden
Microsoft 365 biedt twee plaatsen om documenten op te slaan. Het verschil daartussen is belangrijk.
-
OneDrive is je eigen ruimte. Voor concepten, notities en alles wat van jou is totdat je besluit het te delen.
-
SharePoint en Teams bevatten de bestanden van je team. Een document dat bij een project of afdeling hoort, staat hier. Collega’s kunnen het openen zonder dat je iets hoeft te versturen.
Stel jezelf dus één vraag wanneer je iets nieuws maakt: is dit van mij of van ons? Het antwoord bepaalt waar je het opslaat.
Probeer deze week het volgende:
-
Open OneDrive en sla daar een document op. Je merkt dat het tijdens het typen wordt opgeslagen, waardoor je niet apart op Opslaan hoeft te klikken.
-
Open het Teams-kanaal van je team en kijk onder het tabblad Bestanden. Dat is de SharePoint-bibliotheek van je team.
-
Gebruik de zoekbalk bovenaan in een Microsoft 365-app om een document te vinden op naam of op een woord dat erin staat. Zoeken gaat meestal sneller dan door mappen klikken.
-
Deel een bestand via de knop Delen en plak een link, in plaats van een kopie als bijlage te versturen. Zo werkt iedereen in dezelfde versie.
Dag 3: de basis van e-mail en agenda
Outlook bevat je e-mail, agenda en contactpersonen op één plek. Je hebt in je eerste week niet alle functies nodig. Dit zijn de functies die je dagelijks gebruikt.
-
Stel je handtekening één keer in via de instellingen van Outlook, zodat die onder elk bericht verschijnt.
-
Maak twee of drie mappen en verplaats afgehandelde e-mails uit je Postvak IN. Een inbox waarvan je de onderkant kunt zien, geeft meer overzicht.
-
Gebruik de zoekbalk in plaats van te scrollen. Zoek op afzender, onderwerp of een woord in het bericht.
Agenda
-
Open je agenda en bekijk wat er al gepland staat voor je eerste weken.
-
Voeg bij het plannen van een vergadering de deelnemers toe en gebruik de Planningsassistent om te zien wanneer iedereen beschikbaar is.
-
Voeg een vergaderlink toe als de vergadering online plaatsvindt, zodat collega’s op afstand kunnen deelnemen.
-
Blokkeer tijd voor geconcentreerd werk. Een agenda-item laat collega’s zien dat je bezet bent, ook als het item alleen voor jou bedoeld is.
Stel je werktijden en tijdzone in via de agenda-instellingen. Collega’s zien dan je juiste beschikbaarheid wanneer ze je uitnodigen.
Dag 4: leer Teams kennen
In Teams vinden de meeste dagelijkse gesprekken plaats. Chats zijn handig voor korte vragen, kanalen voor een project of afdeling en gesprekken en vergaderingen staan in dezelfde app.
Begin klein. Zoek de kanalen van je eigen team, stel jezelf voor in het algemene kanaal en gebruik chat voor vragen die te klein zijn voor e-mail. Controleer ook een keer je meldingsinstellingen. Je kunt kiezen welke kanalen je actief volgt en welke je alleen leest wanneer je tijd hebt.
Dag 5: weet waar je hulp krijgt
Dit onderdeel wordt in veel eerste weken overgeslagen, terwijl het je de meeste tijd bespaart.
Probeer het volgende in deze volgorde:
-
Zoek in de app. De zoekbalk in Microsoft 365 vindt niet alleen bestanden, maar ook opdrachten en instellingen.
-
Vraag het aan een collega in je team. Iemand bij jou in de buurt heeft in de eerste week vrijwel zeker dezelfde vraag gehad.
-
Bekijk de eigen handleidingen van je organisatie. Veel organisaties hebben een korte interne pagina over bijvoorbeeld printen, VPN-toegang of gedeelde mailboxen.
-
Neem contact op met je IT-helpdesk voor vragen over accounts, wachtwoorden, toegangsrechten of hardware.
Schrijf de antwoorden die je krijgt op. Een korte persoonlijke notitie over “hoe we dit hier doen” is in maand twee meer waard dan je verwacht. Bovendien hoef je dezelfde vraag maar één keer te stellen.
Je checklist voor de eerste week in één oogopslag
-
Ingelogd met mijn werkaccount op laptop en telefoon
-
Meervoudige verificatie ingesteld
-
Profielfoto en e-mailhandtekening toegevoegd
-
Eén bestand opgeslagen in OneDrive en de bestanden van mijn team gevonden in Teams
-
Een bestand gedeeld via een link in plaats van een bijlage
-
Twee of drie e-mailmappen aangemaakt
-
Werktijden en tijdzone ingesteld in de agenda
-
Aangesloten bij de kanalen van mijn team
-
Weet wie ik kan contacteren met een IT-vraag
Dit zijn negen punten en geen ervan kost veel tijd. Vink ze in je eerste week af. Dan begint je tweede week met het werk zelf, in plaats van met de tools.
Veelgestelde vragen
Wat moet een nieuwe medewerker als eerste doen in Microsoft 365?
Log in met je werkaccount en stel meervoudige verificatie in. Doe dit op dag één op zowel je laptop als je telefoon. Voeg daarna je profielfoto en e-mailhandtekening toe.
Waar sla ik mijn bestanden op, in OneDrive of Teams?
Gebruik OneDrive voor documenten die van jou zijn, zoals concepten en persoonlijke notities. Gebruik het Teams-kanaal van je team of de SharePoint-site voor alles wat bij een project of afdeling hoort. Collega’s kunnen er dan bij zonder dat je een kopie hoeft te versturen.
Hoelang duurt Microsoft 365-onboarding?
De praktische installatie, het inloggen en de basis van bestanden, e-mail en agenda passen in een eerste week naast je andere werk. Vertrouwd raken met de apps die je het meest gebruikt, duurt langer en gaat vanzelf door dagelijks gebruik.
