OneDrive ist für Dateien gedacht, die dir gehören; SharePoint für Dateien, die einem Team gehören. Diese eine Unterscheidung beantwortet die meisten Fragen, die beim Teilen von Dateien in Microsoft 365 beim Helpdesk ankommen, zum Beispiel, wo du ein Dokument speichern solltest, welchen Link du senden solltest und warum eine Kollegin oder ein Kollege plötzlich etwas nicht mehr öffnen kann, das in der vergangenen Woche noch zugänglich war.
In diesem Beitrag geht es um die drei Momente, in denen meistens etwas schiefläuft: den Speicherort auswählen, den Linktyp auswählen und eine freigegebene Datei Wochen später wiederfinden.
OneDrive oder SharePoint: Wem gehört die Datei?
Stell dir vor dem Speichern eine Frage: Gehört diese Datei mir oder dem Team?
Ein Entwurf, an dem du noch arbeitest, eine persönliche Notiz, eine vorläufige Version einer Präsentation oder ein Dokument, das vorerst niemand sonst braucht, gehört in OneDrive. Das ist dein Speicherbereich, der mit deinem Konto verknüpft ist.
Ein Projektplan, den das ganze Team bearbeitet, eine gemeinsame Arbeitsanweisung, ein Protokoll, das alle finden müssen, oder eine Vorlage, die Kolleginnen und Kollegen wiederverwenden, gehört in SharePoint, auf die passende Website oder in den Teams-Kanal zum jeweiligen Thema. Das Team besitzt die Datei. Sie bleibt also verfügbar, wenn jemand die Rolle wechselt oder die Organisation verlässt.
Genau deshalb solltest du eine Datei aus OneDrive verschieben, sobald sie zur Teamarbeit wird. Eine Datei im OneDrive einer einzelnen Person hängt von dieser Person ab. Eine Datei auf einer SharePoint-Website nicht.
Eine gute Gewohnheit: Beginne in OneDrive, solange du allein am Dokument arbeitest. Verschiebe es auf die Teamwebsite, sobald du die zweite Person zur Bearbeitung einlädst. Später ist das Verschieben weiterhin möglich, aber die bereits gesendeten Links müssen überprüft werden.
Wo Dateien in Teams tatsächlich gespeichert sind
Wenn du eine Datei in einem Teams-Kanal teilst, wird sie auf der SharePoint-Website hinter dem Team gespeichert, und zwar auf der Registerkarte „Dateien“ des Kanals. Teams ist das Fenster, SharePoint der Schrank.
Das ist wichtig, wenn du eine Datei suchst. Wenn du sie in Teams nicht findest, öffne die Registerkarte „Dateien“ des Kanals oder die SharePoint-Website selbst und durchsuche dort die Ordnerstruktur. Es handelt sich um dieselbe Datei, nur aus einer anderen Perspektive.
Ein Chat funktioniert anders. Eine Datei, die du in einen Einzel- oder Gruppenchat hochlädst, wird in deinem OneDrive gespeichert, in einem Ordner für Microsoft Teams-Chatdateien, und mit den Personen in diesem Gespräch geteilt. Eine Datei aus einem Chat wird also persönlich gespeichert, auch wenn sie wie Teaminhalt wirkt. Wenn mehrere Personen sie länger brauchen, als der Chat dauert, lege sie stattdessen im Kanal oder auf der Teamwebsite ab.
Wähle den richtigen Link, bevor du auf „Senden“ klickst
Wenn du auf „Teilen“ klickst, bietet Microsoft 365 mehrere Linktypen an. Die Unterschiede wirken klein, sind es aber nicht.
Personen in deiner Organisation. Jede Person innerhalb der Organisation, die den Link hat, kann die Datei öffnen. Das eignet sich für interne Dokumente ohne vertrauliche Inhalte, bei denen du keine Namensliste pflegen möchtest.
Bestimmte Personen. Nur die von dir genannten Personen können die Datei öffnen. Sie melden sich an, und der Zugriff ist mit ihrem Konto verknüpft. Das ist die sicherste Standardeinstellung für Inhalte mit personenbezogenen Daten, Finanzdetails oder noch nicht abgeschlossenen Entscheidungen.
Personen mit bestehendem Zugriff. Der Link verändert keine Berechtigungen, sondern verweist einfach auf die Datei. Das ist nützlich, wenn du ein Team an ein Dokument erinnern möchtest, auf das es bereits zugreifen kann, zum Beispiel an eine Datei auf der eigenen Teamwebsite.
Jede Person mit dem Link. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Der Link funktioniert also für alle, die ihn erhalten, weiterleiten oder später in einem Postfach finden. Deine Organisation kann diese Option deaktiviert haben. Verwende sie nur für tatsächlich öffentliche Inhalte.
Zusätzlich zum Linktyp legst du fest, was die empfangende Person tun darf: bearbeiten oder nur anzeigen. Wähle „Anzeigen“, wenn du Feedback möchtest, ohne Änderungen am Original zuzulassen. Einige Linkeinstellungen erlauben auch ein Ablaufdatum oder ein Kennwort. Falls deine Organisation diese Optionen anbietet, verhindert ein Ablaufdatum, dass alte Links unbegrenzt funktionieren.
Zwei Gewohnheiten verhindern die meisten Überraschungen bei Berechtigungen:
- Sende den Link direkt aus der Datei und nicht eine Kopie der Datei. Sobald du einen Anhang verschickst, gibt es zwei Versionen.
- Prüfe die Beschreibung des Links über der Schaltfläche „Senden“. Dort steht in einfachen Worten, wer die Datei öffnen kann. Das Lesen dieser einen Zeile dauert eine Sekunde und zeigt eine falsche Einstellung rechtzeitig.
Warum eine Kollegin oder ein Kollege „Sie benötigen eine Berechtigung“ sieht
Fast immer ist eines von vier Dingen passiert.
Der Link war für bestimmte Personen bestimmt und wurde an jemanden weitergeleitet, der nicht genannt wurde. Teile die Datei direkt mit dieser Person, statt die ursprüngliche empfangende Person um eine erneute Weiterleitung zu bitten.
Die Datei wurde verschoben. Links funktionieren innerhalb desselben Speicherorts weiter. Wenn du ein Dokument jedoch aus deinem OneDrive auf eine SharePoint-Website oder zwischen Websites verschiebst, kann der zuvor gesendete Link ungültig werden. Teile den neuen Speicherort.
Die Datei lag im OneDrive einer Person, die die Organisation verlassen oder die Rolle gewechselt hat. Genau deshalb sind Teamwebsites sinnvoll.
Die Person befindet sich außerhalb der Organisation, und das externe Teilen ist durch Richtlinien eingeschränkt. Das ist eine Entscheidung für die IT und nichts, das du umgehen solltest.
Eine freigegebene Datei Wochen später wiederfinden
Das Suchfeld oben auf Office.com, in SharePoint, Teams und den Office-Apps durchsucht die Dateien, auf die du Zugriff hast, einschließlich Dateien, die andere Personen mit dir geteilt haben. Die Suche nach einer Formulierung aus dem Dokument funktioniert oft besser, als den Dateinamen zu erraten.
Diese Bereiche solltest du kennen:
- Freigegeben in OneDrive zeigt, was andere mit dir geteilt haben und was du mit ihnen geteilt hast. Das ist der schnellste Weg zu einer Datei, von der du weißt, dass eine Kollegin oder ein Kollege sie gesendet hat, die du aber nicht mehr zuordnen kannst.
- Zuletzt verwendet in OneDrive und den Office-Apps zeigt, was du zuletzt geöffnet hast, unabhängig vom Speicherort.
- Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen bei einem SharePoint-Ordner zeigt den Ordner in deiner eigenen OneDrive-Ansicht an. So ist ein täglich verwendeter Teamordner nur einen Klick entfernt, ohne dass du etwas kopieren musst.
- Favoriten oder Zu Favoriten hinzufügen markiert einzelne Dateien, die du regelmäßig wieder öffnest.
Eine Regel erspart dir mehr Suchaufwand als alle diese Funktionen zusammen: Behalte keine eigene Kopie. Wenn die Version, an der du arbeitest, im Teamordner liegt, gibt es eine Datei zum Suchen und eine Datei, der du vertrauen kannst.
Eine kurze Checkliste
- Persönlich oder noch ein Entwurf? OneDrive.
- Teamarbeit? Die SharePoint-Website oder der Teams-Kanal zum jeweiligen Thema.
- Vertrauliche Inhalte? Mit bestimmten Personen teilen, nur Anzeige erlauben, außer sie müssen bearbeiten.
- Eine Datei teilen, die bereits auf der Teamwebsite liegt? „Personen mit bestehendem Zugriff“ verwenden.
- Etwas, das du täglich öffnest? Eine Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen oder als Favorit markieren.
Fragen zum Teilen von Dateien landen immer wieder beim Helpdesk, weil die Regeln unsichtbar bleiben, bis etwas nicht mehr funktioniert. Wenn Kolleginnen und Kollegen die Frage nach dem Besitz beantworten und die Zeile über der Schaltfläche „Senden“ lesen können, gehen die meisten dieser Anfragen nicht mehr ein.
