Dein Posteingang füllt sich schneller, als du die Nachrichten lesen kannst. Mit einigen Outlook-Regeln und -Ordnern sortiert sich der Großteil dieser E-Mails, bevor du sie überhaupt öffnest: Newsletter an einem Ort, Projektnachrichten an einem anderen und nur die Nachrichten, die deine Aufmerksamkeit brauchen, im Posteingang. Dieser Leitfaden zeigt dir die Einrichtung, von der Ordnerstruktur über Regeln bis hin zu Suchordnern, in einer Reihenfolge, die dir später möglichst viel Nacharbeit erspart.
Du kannst die Schritte in New Outlook, im klassischen Outlook oder in Outlook im Web nachvollziehen. Die Schaltflächen befinden sich je nach Version an etwas unterschiedlichen Stellen, die Logik dahinter ist gleich.
Beginne mit Ordnern, nicht mit Regeln
Regeln verschieben E-Mails in Ordner, deshalb legst du zuerst die Ordner an. Wenn du Regeln erstellst, bevor du weißt, wohin die Nachrichten gehören, musst du sie eine Woche später wahrscheinlich neu schreiben.
Halte die Struktur flach. Drei bis sieben Ordner auf der obersten Ebene reichen für die meisten Menschen aus, denn bei einer tiefen Verschachtelung klickst du länger, als du liest. Eine Struktur, die sich in der Praxis bewährt:
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Ein Ordner pro wiederkehrendem Projekt oder Kunden
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Ein Ordner für Newsletter und Updates, die du behalten, aber nicht sofort lesen möchtest
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Ein Ordner für Benachrichtigungen von Systemen, etwa Tickets, Genehmigungen und Berichte
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Ein Archivordner für alles, womit du fertig bist
So erstellst du einen Ordner: Klicke in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Namen deines Postfachs oder auf einen vorhandenen Ordner. Wähle Neuen Unterordner erstellen und gib einen Namen ein. Ziehe die Ordner, um ihre Reihenfolge zu ändern. Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, den du täglich verwendest, und füge ihn zu den Favoriten hinzu, damit er oben in der Liste steht.
Benenne Ordner nach dem, wonach du später suchen wirst, nicht danach, wie du sie empfindest. „Rechnungen“ ist besser als „Sortieren“.
Erstelle deine erste Regel
Am schnellsten beginnst du mit einer Nachricht, die bereits in deinem Posteingang liegt. Klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle Regeln und dann Regel erstellen. Outlook trägt den Absender oder den Betreff automatisch ein, sodass du nur noch den Zielordner auswählen musst.
Für vollständige Kontrolle öffnest du stattdessen die Regelliste: Gehe in New Outlook und Outlook im Web zu Einstellungen, dann zu Mail und Regeln. Im klassischen Outlook wählst du Datei und dann Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wähle Neue Regel hinzufügen und lege drei Dinge fest.
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Einen Namen. Beschreibe die Wirkung, zum Beispiel „Newsletter in Leseliste“. Du wirst dir für diesen Namen dankbar sein, wenn du zwölf Regeln hast.
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Eine Bedingung. Was muss auf die Nachricht zutreffen: ein Absender, ein Wort im Betreff, ein Empfänger oder die Tatsache, dass du in CC statt in An stehst.
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Eine Aktion. Was soll passieren: in einen Ordner verschieben, als gelesen markieren, kennzeichnen, kategorisieren oder weiterleiten.
Eine Regel kann mehrere Bedingungen und mehrere Aktionen enthalten. „In den Ordner Newsletter verschieben und als gelesen markieren“ ist eine Regel, nicht zwei.
Bedingungen mit der größten Wirkung
Einige Bedingungen sortieren einen großen Teil deiner E-Mails und erfordern nur wenig Pflege.
Von einem bestimmten Absender. Das eignet sich besonders für Systeme, die dir täglich schreiben, etwa Ticketing-Tools, Überwachungswarnungen und Berichte. Ein Absender, ein Ordner.
Betreff enthält. Das ist nützlich, wenn ein Absender mehrere Themen abdeckt. Ein Projektcode oder ein Ticketpräfix in der Betreffzeile teilt diesen Nachrichtenstrom übersichtlich auf.
Empfänger ist nicht ich oder ich stehe in CC. Dieser Filter ist für alle hilfreich, die in einer großen Organisation arbeiten. E-Mails, bei denen du nur in CC stehst, liest du normalerweise später. Verschiebe sie deshalb in einen Ordner „CC“ und halte deinen Posteingang für Nachrichten frei, die direkt an dich gerichtet sind.
An eine Verteilerliste gesendet. Nachrichten an Gruppen landen in einem Gruppenordner und konkurrieren dort nicht mehr mit direkten Nachrichten.
Enthält einen Anhang oder ist größer als eine bestimmte Größe. Das ist praktisch, wenn du regelmäßig Dokumente erhältst, die du bearbeiten musst.
Lege die richtige Reihenfolge fest
Outlook führt Regeln von oben nach unten aus. Die erste Regel, die auf eine Nachricht zutrifft, wird angewendet. Wenn sie die Nachricht in einen Ordner verschiebt, sehen die darunterliegenden Regeln diese Nachricht normalerweise überhaupt nicht mehr.
Zwei Gewohnheiten halten das Verhalten vorhersehbar:
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Setze deine spezifischsten Regeln nach oben und die allgemeinsten Auffangregeln nach unten. Eine Regel für den Absender eines einzelnen Projekts sollte vor einer Regel für die gesamte Verteilerliste ausgeführt werden.
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Verwende die Aktion Keine weiteren Regeln verarbeiten bewusst. Füge sie hinzu, wenn eine Regel die letzte Entscheidung für eine Nachricht treffen soll. Lass sie weg, wenn eine spätere Regel zusätzlich eine Kategorie oder eine Kennzeichnung hinzufügen soll.
Du kannst Regeln in der Regelliste nach oben und unten ziehen, um ihre Reihenfolge zu ändern. Deaktiviere eine Regel beim Testen über den Schalter, statt sie zu löschen.
Führe Regeln für vorhandene E-Mails aus
Neue Regeln gelten ab dem Zeitpunkt, an dem du sie speicherst, für eingehende E-Mails. Dein vorhandener Rückstand bleibt an seinem Platz, solange du Outlook nichts anderes vorgibst.
Öffne im klassischen Outlook Regeln und Benachrichtigungen verwalten und wähle Regeln jetzt ausführen. Wähle anschließend die Regeln und den Ordner aus, auf die du sie anwenden möchtest. In New Outlook und Outlook im Web markierst du die Nachrichten, die du verschieben möchtest, und sortierst sie von Hand. Alternativ wählst du eine Nachricht des Absenders aus und verwendest Alle Nachrichten von diesem Absender verschieben.
Führe Regeln für eine Kopie deiner Denkweise genauso aus wie für dein Postfach: Prüfe, wo einige hundert Nachrichten gelandet sind, bevor du davon ausgehst, dass die Regel richtig ist.
Ergänze Suchordner für Ansichten, die Regeln nicht bieten
Eine Regel verschiebt eine Nachricht an einen Ort. Manchmal möchtest du Nachrichten aus mehreren Ordnern gemeinsam sehen, ohne etwas zu verschieben. Dafür gibt es Suchordner. Ein Suchordner ist eine gespeicherte Suche, die wie ein Ordner aussieht: Die Nachrichten bleiben an ihrem ursprünglichen Ort, während der Ordner alle Nachrichten anzeigt, die deine Kriterien erfüllen, und live aktualisiert wird.
Suchordner, die ihren Platz verdienen:
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Ungelesene E-Mails im gesamten Postfach, damit nichts in einem Ordner verborgen bleibt, den du selten öffnest
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Zur Nachverfolgung gekennzeichnet, als zentrale Aufgabenansicht
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E-Mails von deiner Führungskraft oder deinem Team, unabhängig davon, in welchem Projektordner sie gelandet sind
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Große E-Mails mit Anhängen, wenn dein Postfach fast voll ist
Klicke im klassischen Outlook unten in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf Suchordner. Wähle Neuen Suchordner und anschließend eine Vorlage oder eigene Kriterien. Suchordner sind eine Funktion des klassischen Outlook. In New Outlook und Outlook im Web erzielst du ein ähnliches Ergebnis, indem du eine Suche speicherst oder gefilterte Ansichten anheftest. Prüfe daher, welche Option deine Version anbietet, bevor du deine Ablage darauf ausrichtest.
Ein Suchordner löscht oder verschiebt nichts. Wenn du den Suchordner löschst, bleiben die E-Mails unverändert.
Halte die Einrichtung aktuell
Ein Regelsatz wächst unbemerkt und passt irgendwann nicht mehr zu deiner Arbeitsweise. Prüfe alle paar Monate drei Dinge.
Posteingangsvolumen. Wenn dein Posteingang weiterhin voll ist, ergänze eine Regel für den größten verbleibenden Absender. Wenn ein Ordner leer bleibt, trifft seine Regel wahrscheinlich nicht mehr zu. Korrigiere die Bedingung oder lösche die Regel.
Regeln, die du nicht mehr kennst. Öffne die Regelliste und lies die Namen. Alles, was du nicht erklären kannst, solltest du auf eine mögliche Löschung prüfen.
Regelgrenzen. Outlook und Exchange begrenzen, wie viel Regellogik ein Postfach enthalten kann. Sehr lange Regelsätze lassen sich deshalb möglicherweise nicht mehr speichern. Fasse ähnliche Regeln zusammen, um deutlich unter dem Limit zu bleiben: Eine Regel mit fünf Absendern ist besser als fünf Regeln mit jeweils einem Absender.
Eine Regel, die falsch geworden ist, ist schlimmer als keine Regel, weil du dadurch erwartete Nachrichten nicht mehr siehst. Wenn du unsicher bist, markiere und kategorisiere Nachrichten, statt sie zu verschieben.
So beginnst du heute
Wähle den Absender, der dir am häufigsten schreibt, und ein Thema, das du nie verpassen möchtest. Erstelle für jeden davon einen Ordner und eine Regel, setze die spezifische Regel über die allgemeine und lass den restlichen Posteingang eine Woche lang unverändert. Ergänze die nächste Regel, sobald du merkst, dass du dieselbe Art von Nachricht zweimal von Hand verschoben hast.
Eine funktionierende Regel ist besser als ein Ordnerbaum, den du nach drei Tagen nicht mehr verwendest.
