Votre boîte de réception se remplit plus vite que vous ne pouvez la lire. Avec quelques règles et dossiers Outlook, la plupart des messages se trient avant même que vous les ouvriez : les newsletters au même endroit, les messages de projet dans un autre, et seuls les messages qui nécessitent votre intervention restent dans la boîte de réception. Ce guide présente la configuration dans l’ordre qui limite les reprises, de la structure des dossiers aux règles, puis aux dossiers de recherche.
Vous pouvez suivre ces étapes dans le nouvel Outlook, Outlook classique ou Outlook sur le web. Les boutons se trouvent à des endroits légèrement différents selon la version, mais la logique reste la même.
Commencez par les dossiers, pas par les règles
Les règles déplacent les messages vers des dossiers, les dossiers viennent donc en premier. Si vous créez les règles avant de savoir où les messages doivent aller, vous devrez probablement les réécrire une semaine plus tard.
Gardez une structure simple. Pour la plupart des utilisateurs, trois à sept dossiers de premier niveau suffisent ; une arborescence trop profonde vous fait passer plus de temps à cliquer qu’à lire. Voici une structure qui fonctionne au quotidien :
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Un dossier par projet ou client récurrent
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Un dossier pour les newsletters et les mises à jour que vous voulez conserver sans les lire immédiatement
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Un dossier pour les notifications des systèmes, comme les tickets, les validations et les rapports
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Un dossier d’archives pour tout ce que vous avez terminé
Pour créer un dossier, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre boîte aux lettres ou sur un dossier existant dans la liste, choisissez Créer un nouveau sous-dossier, puis donnez-lui un nom. Faites glisser les dossiers pour les réorganiser. Cliquez avec le bouton droit sur un dossier que vous utilisez toute la journée et ajoutez-le aux Favoris pour le placer en haut de la liste.
Nommez les dossiers en fonction de ce que vous rechercherez plus tard, pas de ce que vous ressentez à leur sujet. « Factures » est plus utile que « À trier ».
Créez votre première règle
Le moyen le plus rapide de commencer consiste à partir d’un message déjà présent dans votre boîte de réception. Cliquez dessus avec le bouton droit, choisissez Règles, puis Créer une règle. Outlook préremplit l’expéditeur ou l’objet, vous n’avez plus qu’à choisir le dossier de destination.
Pour tout contrôler, ouvrez plutôt la liste des règles : accédez à Paramètres, puis à Courrier et Règles dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, ou à Fichier, puis Gérer les règles et les alertes dans Outlook classique. Choisissez Ajouter une nouvelle règle et renseignez trois éléments.
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Un nom. Décrivez l’effet de la règle, par exemple « Newsletters à lire ». Vous vous en féliciterez lorsque vous aurez douze règles.
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Une condition. Ce que le message doit respecter : un expéditeur, un mot dans l’objet, un destinataire, ou le fait que vous soyez en copie plutôt que dans le champ À.
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Une action. Ce qui se passe ensuite : déplacer le message vers un dossier, le marquer comme lu, le signaler, le catégoriser ou le transférer.
Une règle peut comporter plusieurs conditions et plusieurs actions. « Déplacer vers Newsletters et marquer comme lu » constitue une seule règle, pas deux.
Les conditions qui font le plus de travail
Certaines conditions trient une grande partie de vos messages avec très peu de maintenance.
Expéditeur spécifique. Idéal pour les systèmes qui vous envoient des messages chaque jour : outils de gestion des tickets, alertes de surveillance et rapports. Un expéditeur, un dossier.
L’objet contient. Utile lorsqu’un même expéditeur couvre plusieurs sujets. Un code de projet ou un préfixe de ticket dans l’objet permet de séparer facilement les messages.
Le destinataire n’est pas moi, ou je suis en copie. Ce filtre est très utile dans une grande organisation. Les messages où vous êtes uniquement en copie sont généralement à lire plus tard. Déplacez-les vers un dossier « CC » et gardez votre boîte de réception pour les messages qui vous sont adressés.
Envoyé à une liste de distribution. Les messages de groupe arrivent dans un dossier dédié et ne concurrencent plus les messages directs.
Contient une pièce jointe ou dépasse une taille donnée. Pratique si vous recevez régulièrement des documents à traiter.
Respectez le bon ordre
Outlook applique les règles de haut en bas. La première règle qui correspond à un message s’exécute. Si elle déplace le message vers un dossier, les règles suivantes ne le traitent généralement plus.
Deux habitudes rendent ce fonctionnement prévisible :
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Placez les règles les plus précises en haut et les règles générales qui servent de solution par défaut en bas. Une règle pour l’expéditeur d’un seul projet doit s’exécuter avant une règle destinée à toute la liste de distribution.
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Utilisez l’action Arrêter le traitement d’autres règles de manière volontaire. Ajoutez-la lorsque vous voulez qu’une règle soit la dernière appliquée à un message ; laissez-la désactivée si une règle suivante doit aussi ajouter une catégorie ou un indicateur.
Vous pouvez faire glisser les règles vers le haut ou vers le bas dans la liste pour modifier leur ordre. Pour tester une règle, désactivez-la avec son bouton plutôt que de la supprimer.
Appliquez les règles aux messages existants
Les nouvelles règles s’appliquent aux messages entrants dès que vous les enregistrez. Les messages déjà présents restent où ils sont, sauf si vous demandez à Outlook de les traiter.
Dans Outlook classique, ouvrez Gérer les règles et les alertes, choisissez Exécuter les règles maintenant, puis sélectionnez les règles et le dossier auxquels les appliquer. Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, sélectionnez les messages à déplacer et triez-les manuellement, ou sélectionnez un message de l’expéditeur concerné et utilisez Déplacer tous les messages de cet expéditeur.
Vérifiez aussi le résultat sur votre boîte aux lettres : contrôlez où quelques centaines de messages sont arrivés avant de considérer que la règle fonctionne correctement.
Ajoutez des dossiers de recherche pour les vues que les règles ne permettent pas d’obtenir
Une règle déplace un message vers un seul endroit. Vous pouvez parfois vouloir consulter ensemble des messages provenant de plusieurs dossiers sans les déplacer. C’est le rôle d’un dossier de recherche. Il s’agit d’une recherche enregistrée qui ressemble à un dossier : les messages restent à leur emplacement, tandis que le dossier affiche en temps réel tous ceux qui correspondent à vos critères.
Les dossiers de recherche qui méritent leur place :
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Courrier non lu dans toute la boîte aux lettres, pour qu’aucun message ne reste caché dans un dossier que vous ouvrez rarement
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Signalé pour suivi, comme vue unique de vos tâches à traiter
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Messages de votre responsable ou de votre équipe, quel que soit le dossier de projet dans lequel ils se trouvent
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Messages volumineux avec pièces jointes, lorsque votre boîte aux lettres approche de sa limite
Dans Outlook classique, cliquez avec le bouton droit sur Dossiers de recherche, en bas de la liste des dossiers, choisissez Nouveau dossier de recherche, puis sélectionnez un modèle ou créez vos propres critères. Les dossiers de recherche sont une fonctionnalité d’Outlook classique. Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, vous obtenez un résultat similaire en enregistrant une recherche ou en épinglant des vues filtrées. Vérifiez donc les options disponibles dans votre version avant de baser votre organisation dessus.
Un dossier de recherche ne supprime et ne déplace jamais rien. Si vous supprimez le dossier de recherche, les messages restent intacts.
Gardez votre configuration efficace
Un ensemble de règles grandit discrètement, puis ne correspond plus à votre façon de travailler. Vérifiez trois éléments tous les quelques mois.
Volume de la boîte de réception. Si elle reste pleine, ajoutez une règle pour le principal expéditeur restant. Si un dossier est vide, sa règle ne correspond probablement plus aux messages reçus ; corrigez la condition ou supprimez la règle.
Les règles que vous ne reconnaissez plus. Ouvrez la liste des règles et lisez les noms. Toute règle que vous ne pouvez pas expliquer peut être supprimée.
Limites des règles. Outlook et Exchange limitent la quantité de logique qu’une boîte aux lettres peut contenir. Les ensembles de règles très longs peuvent donc ne plus être enregistrés. Regroupez les règles similaires pour rester largement sous cette limite : une règle avec cinq expéditeurs vaut mieux que cinq règles avec un seul expéditeur chacune.
Une règle devenue incorrecte est pire que l’absence de règle, car vous cessez de voir des messages que vous attendiez. En cas de doute, signalez et catégorisez les messages au lieu de les déplacer.
Par où commencer aujourd’hui
Choisissez l’expéditeur qui vous écrit le plus souvent et le sujet que vous ne voulez jamais manquer. Créez un dossier et une règle pour chacun, placez la règle précise au-dessus de la règle générale, puis laissez le reste de votre boîte de réception tranquille pendant une semaine. Ajoutez la règle suivante lorsque vous vous surprenez à déplacer manuellement deux fois le même type de message.
Une règle efficace vaut mieux qu’une arborescence de dossiers abandonnée au bout de trois jours.
