Votre boîte de réception se remplit, votre agenda se charge, et quelque part entre les deux, des points d’action importants se perdent. Vous reconnaissez cette situation ? Avec les tâches dans Outlook, vous construisez une troisième couche organisée à côté de vos e-mails et de votre agenda ; vous savez ainsi exactement ce que vous devez faire, et quand.
Dans cet article, vous apprendrez étape par étape comment créer des tâches à partir d’un e-mail, comment utiliser les indicateurs de suivi, comment définir des échéances et comment retrouver ces tâches dans Microsoft To Do.
Que sont exactement les tâches dans Outlook ?
Les tâches dans Outlook sont des points d’action distincts que vous gérez séparément de vos e-mails et de vos rendez-vous. Vous les trouvez dans la section tâches d’Outlook, généralement en bas à gauche de la navigation ou via l’icône de menu. Une tâche possède un titre, peut recevoir une date de début et une date d’échéance, et peut être associée à un rappel.
Le grand avantage : vous n’avez pas besoin d’installer un outil supplémentaire. Les tâches dans Outlook fonctionnent directement avec votre boîte aux lettres et votre agenda, et sont également visibles dans Microsoft To Do.
Comment créer une tâche à partir d’un e-mail ?
Il s’agit de l’une des méthodes les plus utilisées pour créer des tâches, et également la plus rapide.
- Ouvrez ou sélectionnez l’e-mail qui nécessite une action de votre part.
- Faites glisser l’e-mail vers l’icône des tâches dans la barre de navigation, ou utilisez l’option d’indicateur de suivi (voir ci-dessous) pour en faire directement une tâche.
- Outlook crée automatiquement une tâche avec l’objet de l’e-mail comme titre, et le contenu de l’e-mail comme pièce jointe.
- Ajoutez éventuellement une date d’échéance ou une priorité, puis enregistrez la tâche.
Ainsi, un point d’action ne disparaît plus au fond de votre boîte de réception ; il figure séparément, avec une échéance claire, dans votre liste de tâches.
Que fait un indicateur de suivi, et quand l’utiliser ?
L’indicateur de suivi est un moyen rapide de marquer un e-mail comme « je dois encore faire quelque chose avec ceci », sans en faire immédiatement une tâche complète.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un e-mail et choisissez « Assurer un suivi » (ou « Follow up »), ou cliquez sur l’icône d’indicateur dans la liste des e-mails.
- Choisissez un délai prédéfini, tel que « Aujourd’hui », « Cette semaine » ou « Personnalisé », qui vous permet de définir vous-même une date et une heure.
- L’e-mail marqué reçoit une icône d’indicateur et apparaît également dans votre liste de tâches, avec vos tâches individuelles.
La différence avec la création d’une tâche à partir d’un e-mail : un indicateur de suivi est plus léger et plus rapide, tandis qu’une tâche complète offre davantage d’espace pour les notes, les sous-tâches et une planification plus détaillée.
Comment définir des échéances et des rappels ?
Chaque tâche dans Outlook peut recevoir une date d’échéance ; il s’agit du moment où la tâche doit être terminée. Vous pouvez en outre définir un rappel, afin qu’Outlook vous envoie une notification à un moment précis.
- Ouvrez la tâche et cliquez sur « Date d’échéance » pour choisir une date.
- Activez le rappel et définissez une date et une heure auxquelles vous souhaitez être averti.
- Pour les tâches récurrentes, telles qu’un rapport hebdomadaire, vous pouvez définir une périodicité ; vous n’avez ainsi pas besoin de recréer la tâche à chaque fois.
Une échéance claire vous aide à établir des priorités ; une tâche sans date disparaît souvent au bas de la liste, et y reste.
Comment retrouver vos tâches Outlook dans Microsoft To Do ?
Microsoft To Do est l’application qui utilise la même liste de tâches qu’Outlook ; tout ce que vous créez dans Outlook apparaît automatiquement également dans To Do, et inversement.
- Les tâches que vous créez dans Outlook ou que vous marquez avec un indicateur de suivi figurent dans To Do sous la liste « E-mail marqué » ou dans votre liste de tâches générale.
- Dans To Do, vous pouvez organiser les tâches en listes personnelles, ajouter des étapes à une tâche et marquer des tâches comme « Ma journée » pour une concentration accrue.
- Les modifications que vous apportez dans To Do, telles que l’achèvement d’une tâche, sont répercutées dans Outlook.
Cela fait de To Do un complément pratique lorsque vous souhaitez consulter rapidement votre liste de tâches en déplacement ou sur votre téléphone, sans avoir à ouvrir Outlook.
Conseils pratiques pour garder votre liste de tâches organisée
- Donnez à chaque tâche un titre concret ; « Répondre à la question du client X » fonctionne mieux que « E-mail ».
- Utilisez les dates d’échéance de manière systématique, même pour les tâches plus petites ; votre liste reste ainsi utilisable de manière chronologique.
- Nettoyez régulièrement les tâches terminées, ou marquez-les comme accomplies, afin que votre liste reste claire.
- Combinez les indicateurs de suivi pour les actions rapides avec des tâches complètes pour les actions plus importantes et en plusieurs étapes.
Question fréquente : une tâche dans Outlook est-elle la même chose qu’un indicateur de suivi ?
Pas tout à fait. Un indicateur de suivi marque un e-mail afin que vous puissiez le retrouver plus tard dans votre liste de tâches ; une tâche est un élément autonome, indépendant d’un e-mail spécifique, avec son propre titre, ses notes et sa planification. Les deux apparaissent ensemble dans votre liste de tâches et dans Microsoft To Do, mais une tâche offre davantage d’espace pour ajouter des détails.
Mise en pratique
Vous n’avez pas besoin d’installer un outil supplémentaire pour garder une vue d’ensemble ; les tâches, les indicateurs de suivi et les échéances dans Outlook, combinés avec Microsoft To Do, vous donnent tout ce dont vous avez besoin pour garder le contrôle de votre travail. Commencez modestement : marquez aujourd’hui un e-mail avec un indicateur de suivi, ou créez votre première tâche, et constatez par vous-même la tranquillité d’esprit que cela apporte dans votre boîte de réception.
