Si une conversation intéresse plus de personnes que celles qui échangent en ce moment, publiez-la dans un canal. S’il s’agit d’un échange rapide au sein d’un petit groupe fixe, utilisez une conversation de groupe. S’il s’agit d’un échange entre vous et un seul collègue, utilisez une conversation individuelle. Voilà la réponse courte à la question des canaux ou des conversations dans Teams. Vous trouverez ci-dessous le raisonnement derrière chaque choix, ainsi qu’un ensemble d’accords d’équipe simples pour retrouver une décision trois semaines après qu’elle a été prise.
Quelle est la différence entre les canaux et les conversations dans Teams ?
Un canal vit au sein d’une équipe. Tous les membres de cette équipe peuvent voir les publications d’un canal standard, y répondre et les rechercher. Les échanges sont organisés en fils de discussion : une publication, avec ses réponses regroupées en dessous. Les fichiers partagés dans un canal sont stockés sur le site SharePoint de l’équipe, dans un dossier propre à ce canal. Ils restent avec l’équipe lorsque des personnes changent de rôle ou partent.
Une conversation est un échange entre des personnes précises. Seules les personnes présentes dans la conversation peuvent la voir. Les messages défilent en un flux continu, sans fils de discussion. Les fichiers que vous partagez dans une conversation sont stockés dans votre propre OneDrive et partagés avec les personnes de cette conversation.
Teams propose aussi des canaux privés et partagés pour un public plus restreint. Ils fonctionnent comme des canaux standard pour toutes les personnes qui y ont accès, et les accords présentés plus loin dans cet article s’y appliquent également.
Deux questions suffisent pour trancher la plupart des choix. Qui doit voir ceci, maintenant et plus tard ? Et cela se rattache-t-il à un travail en cours, ou seulement aux personnes qui échangent à ce moment-là ?
Quand utiliser un canal
Utilisez un canal lorsque l’échange se rattache à un projet, un service, un client ou un processus récurrent. Le test est simple : une personne absente de la conversation d’aujourd’hui pourrait-elle en avoir besoin plus tard ? Un nouveau collègue qui rejoint le projet le mois prochain, un responsable qui veut savoir pourquoi une échéance a bougé, un coéquipier qui vous remplace pendant les vacances. Dans un canal, ils peuvent remonter le fil et lire toute l’histoire.
Les canaux conviennent aussi à tout ce sur quoi l’équipe continue de travailler. Un plan, une proposition ou un tableau de planification partagé dans un canal se retrouve dans l’onglet Fichiers du canal, où chacun travaille sur la même version. Partagez le même fichier dans une conversation et la copie se trouve dans le OneDrive personnel de quelqu’un, ce qui la rend plus difficile à trouver pour toute personne extérieure à cette conversation.
Les annonces et les décisions ont également leur place dans un canal. Si vous les publiez là, l’équipe dispose d’un seul endroit à consulter, et vous évitez de répéter le même message dans cinq conversations.
Pour tirer le meilleur parti d’un canal, démarrez une nouvelle publication pour chaque nouveau sujet et donnez-lui un objet clair. Les réponses vont dans le fil de cette publication. Utilisez une @mention lorsque vous avez besoin qu’une personne précise agisse : elle reçoit une notification, pas le reste de l’équipe.
Quand utiliser une conversation de groupe
Une conversation de groupe convient bien à un petit groupe qui doit se coordonner rapidement pendant une courte période. Trois collègues qui arrêtent le programme d’un atelier. Quelques personnes qui décident qui assure la permanence téléphonique vendredi. L’échange est rapide, informel et sans grand intérêt pour quiconque est extérieur au groupe une fois terminé.
Donnez un nom à chaque conversation de groupe. « Programme atelier mars » est plus facile à retrouver qu’une conversation intitulée avec six prénoms. Lorsque vous ajoutez quelqu’un à une conversation de groupe existante, Teams vous permet de choisir la part de l’historique qu’il pourra voir ; réfléchissez-y avant de cliquer.
Les conversations de groupe ont un point faible : les décisions s’y perdent. Un choix fait au milieu d’un long flux de messages est difficile à retrouver plus tard, et les collègues extérieurs à la conversation ne le voient jamais. Lorsqu’une conversation de groupe aboutit à un résultat dont l’ensemble de l’équipe a besoin, publiez un court résumé dans le canal concerné.
Quand utiliser une conversation individuelle
Utilisez une conversation individuelle pour tout ce qui ne concerne que vous et un collègue. Une question rapide, une vérification pour savoir si quelqu’un a le temps pour un appel, un retour personnel, ou un sujet sensible qui ne doit pas être visible par l’équipe.
Soyez attentif aux réponses qui aideraient d’autres personnes. Si un collègue vous explique dans une conversation individuelle comment soumettre une note de frais, d’autres membres de votre équipe se posent probablement la même question. Publiez la réponse dans le canal pour qu’elle soit retrouvable et réutilisable, et vous évitez à la personne suivante de devoir demander.
Des accords d’équipe simples pour garder les échanges faciles à retrouver
Teams fonctionne mieux quand tout le monde l’utilise de la même façon. Il n’est pas nécessaire d’avoir une longue charte. Quelques accords, écrits et partagés, suffisent à éviter la plupart des recherches.
- Un sujet par publication. Démarrez une nouvelle publication de canal pour chaque nouveau sujet et donnez-lui un objet, afin que le canal se lise comme une liste de sujets.
- Répondez dans le fil. Gardez les questions de suivi sous la publication d’origine au lieu d’en démarrer une nouvelle.
- Les décisions vont dans le canal. Si quelque chose est décidé dans une conversation ou une réunion, la personne qui l’a soulevé publie un résumé de deux lignes dans le canal.
- Les fichiers vivent dans le canal. Déposez les documents de travail dans le canal et partagez des liens dans les conversations, pour qu’il n’existe qu’une seule version et que chacun sache où elle se trouve.
- Nommez vos conversations de groupe. Utilisez un nom qui décrit le sujet, pas les personnes.
- Mentionnez à bon escient. Mentionnez une personne lorsque vous avez besoin qu’elle agisse. Mentionnez tout le canal ou toute l’équipe uniquement pour des nouvelles qui concernent vraiment tout le monde.
- Gardez la liste des canaux courte. Commencez avec le canal Général plus un canal par projet ou processus récurrent, et n’en ajoutez d’autres que lorsqu’un sujet revient régulièrement.
Placez ces accords là où les gens les verront. Épinglez la publication qui les énumère dans le canal Général, et renvoyez-y les nouveaux collègues dès leur premier jour. Après un mois, vérifiez ensemble quels accords ont tenu et lesquels doivent être ajustés.
Une façon rapide de décider
Au moment de taper un message, posez-vous trois questions.
- Quelqu’un d’extérieur à cette conversation en aura-t-il besoin plus tard ? Publiez-le dans un canal.
- S’agit-il d’un petit groupe qui se coordonne pour une courte période ? Utilisez une conversation de groupe nommée.
- Est-ce uniquement entre vous et un collègue ? Utilisez une conversation individuelle.
En cas de doute, choisissez le canal. Un message publié dans un canal et qui ne concerne finalement que deux personnes coûte peu. Une décision cachée dans une conversation peut coûter à l’équipe un après-midi de recherches.
