Als een gesprek belangrijk is voor meer mensen dan degenen die er nu over praten, zet je het in een kanaal. Is het een snelle uitwisseling binnen een kleine, vaste groep, gebruik dan een groepschat. Gaat het alleen tussen jou en één collega, kies dan een één-op-één chat. Dat is het korte antwoord op de vraag Teams-kanalen of chats. Hieronder lees je de redenering achter elke keuze, plus een aantal eenvoudige teamafspraken, zodat je een beslissing ook drie weken later nog terugvindt.
Wat is het verschil tussen Teams-kanalen en chats?
Een kanaal hoort bij een team. Elk teamlid kan de berichten in een standaardkanaal zien, erop reageren en erin zoeken. Gesprekken zijn georganiseerd in threads: één bericht, met de reacties eronder gegroepeerd. Bestanden die je in een kanaal deelt, worden bewaard op de SharePoint-site van het team, in een map voor dat kanaal. Ze blijven bij het team, ook als mensen van functie veranderen of vertrekken.
Een chat is een gesprek tussen specifieke personen. Alleen de deelnemers aan de chat kunnen het zien. Berichten verlopen als één doorlopende stroom, zonder threads. Bestanden die je in een chat deelt, worden bewaard in je eigen OneDrive en gedeeld met de mensen in die chat.
Teams biedt ook privékanalen en gedeelde kanalen voor een kleiner publiek. Die werken voor iedereen met toegang net als standaardkanalen, en de afspraken verderop in dit artikel gelden er ook voor.
Twee vragen bepalen de meeste keuzes. Wie moet dit zien, nu en later? En hoort het bij een stuk werk, of alleen bij de mensen die toevallig met elkaar praten?
Wanneer gebruik je een kanaal?
Gebruik een kanaal wanneer het gesprek hoort bij een project, een afdeling, een klant of een terugkerend proces. De test is eenvoudig: kan iemand die niet in het gesprek van vandaag zit, dit later nodig hebben? Een nieuwe collega die volgende maand bij het project komt, een manager die wil weten waarom een deadline verschoof, een teamgenoot die je tijdens de vakantie vervangt. In een kanaal kunnen ze terugscrollen en het hele verhaal lezen.
Kanalen passen ook bij alles waar het team aan blijft werken. Een plan, een voorstel of een planningsblad dat je in een kanaal deelt, komt terecht op het tabblad Bestanden van het kanaal, waar iedereen aan dezelfde versie werkt. Deel je hetzelfde bestand in een chat, dan staat de kopie in de persoonlijke OneDrive van iemand, en dat maakt het lastiger te vinden voor wie niet in die chat zit.
Aankondigingen en beslissingen horen ook in een kanaal. Post je ze daar, dan heeft het team één plek om te kijken, en hoef je hetzelfde bericht niet in vijf chats te herhalen.
Om het meeste uit een kanaal te halen, start je voor elk nieuw onderwerp een nieuw bericht met een duidelijke onderwerpregel. Reacties horen in de thread van dat bericht. Gebruik een @vermelding wanneer een specifiek persoon actie moet ondernemen, zodat die een melding krijgt en de rest van het team niet.
Wanneer gebruik je een groepschat?
Een groepschat werkt goed voor een kleine groep die kort en snel moet afstemmen. Drie collega’s die de agenda voor een workshop vastleggen. Een paar mensen die regelen wie vrijdag de telefoon opvangt. Het gesprek verloopt snel en informeel, en is voor niemand buiten de groep nog bruikbaar zodra het klaar is.
Geef elke groepschat een naam. "Workshopagenda maart" is makkelijker terug te vinden dan een chat die is genoemd naar zes voornamen. Als je iemand toevoegt aan een bestaande groepschat, laat Teams je kiezen hoeveel van de eerdere geschiedenis diegene te zien krijgt, dus denk daar even over na voordat je klikt.
Groepschats hebben één zwak punt: beslissingen raken zoek. Een keuze die halverwege een lange stroom berichten is gemaakt, is later moeilijk terug te vinden, en collega’s buiten de chat zien hem nooit. Levert een groepschat een uitkomst op die het bredere team nodig heeft, zet dan een korte samenvatting in het relevante kanaal.
Wanneer gebruik je een één-op-één chat?
Gebruik een één-op-één chat voor alles wat alleen jou en één collega aangaat. Een snelle vraag, een check of iemand tijd heeft voor een gesprek, persoonlijke feedback, of een gevoelig onderwerp dat niet zichtbaar hoort te zijn voor het team.
Let op antwoorden waar anderen iets aan hebben. Als een collega in een één-op-één chat uitlegt hoe je een onkostennota indient, hebben anderen in je team waarschijnlijk dezelfde vraag. Zet het antwoord in het kanaal, zodat het te vinden en te hergebruiken is, en je bespaart de volgende persoon dezelfde vraag.
Eenvoudige teamafspraken die gesprekken vindbaar houden
Teams werkt het best als iedereen het op dezelfde manier gebruikt. Je hebt geen lang beleid nodig. Een handvol afspraken, opgeschreven en gedeeld, volstaat om het meeste zoekwerk te voorkomen.
- Eén onderwerp per bericht. Start voor elk nieuw onderwerp een nieuw kanaalbericht met een onderwerpregel, zodat het kanaal leest als een lijst van onderwerpen.
- Reageer in de thread. Houd vervolgvragen onder het oorspronkelijke bericht in plaats van een nieuw bericht te starten.
- Beslissingen komen in het kanaal. Wordt iets besloten in een chat of vergadering, dan zet degene die het aankaartte een samenvatting van twee regels in het kanaal.
- Bestanden staan in het kanaal. Upload werkdocumenten naar het kanaal en deel links in chats, zodat er één versie is en iedereen weet waar die staat.
- Geef je groepschats een naam. Kies een naam die het onderwerp beschrijft, niet de mensen.
- Vermeld met een doel. Vermeld een persoon wanneer je wilt dat die actie onderneemt. Vermeld het hele kanaal of team alleen voor nieuws dat echt iedereen aangaat.
- Houd de kanaallijst kort. Begin met het kanaal Algemeen plus één kanaal per project of terugkerend proces, en voeg er pas meer toe als een onderwerp steeds terugkomt.
Zet deze afspraken op een plek waar mensen ze zien. Maak het bericht met de afspraken vast in het kanaal Algemeen, en verwijs nieuwe collega’s er op hun eerste dag naar. Kijk na een maand samen welke afspraken zijn blijven hangen en welke bijsturing nodig hebben.
Een snelle manier om te kiezen
Wanneer je op het punt staat een bericht te typen, stel jezelf drie vragen.
- Heeft iemand buiten dit gesprek het later nodig? Zet het in een kanaal.
- Is het een kleine groep die kort afstemt? Gebruik een groepschat met een naam.
- Gaat het alleen tussen jou en één collega? Gebruik een één-op-één chat.
Twijfel je? Kies dan het kanaal. Een bericht in een kanaal dat uiteindelijk maar voor twee mensen relevant blijkt, kost weinig. Een beslissing die in een chat verstopt zit, kan het team een middag zoeken kosten.
