La différence entre OneDrive et SharePoint tient à une question : à qui appartient le fichier ? OneDrive est votre espace de stockage personnel dans Microsoft 365 : les fichiers qui s’y trouvent appartiennent à votre compte, et personne d’autre ne les voit tant que vous ne les partagez pas. SharePoint est l’endroit où une équipe ou un service conserve ses fichiers partagés : ces fichiers appartiennent à un site, et les personnes y ont accès parce qu’elles sont membres de ce site. Microsoft Teams utilise les deux, et l’emplacement final d’un fichier dépend de l’endroit où vous le partagez : dans une conversation ou dans un canal.
Une fois que vous savez qui est qui, vous perdez moins de temps à chercher des fichiers et moins de documents se retrouvent au mauvais endroit.
À quoi sert OneDrive
OneDrive est lié à vous en tant que personne. Voyez-le comme votre propre dossier de travail dans le cloud. Il convient aux brouillons sur lesquels vous travaillez encore, aux notes, aux modèles personnels et à tout fichier dont vous seul avez besoin.
Vous pouvez ouvrir vos fichiers OneDrive dans le navigateur, sur votre téléphone et sur votre ordinateur grâce à l’application de synchronisation OneDrive. Les modifications se synchronisent entre vos appareils : la version sur votre ordinateur portable correspond à celle que vous ouvrez sur votre téléphone.
Vous pouvez partager un fichier OneDrive avec un collègue. Le fichier reste pourtant dans votre OneDrive. Vous en demeurez le propriétaire, et les personnes avec qui vous le partagez n’y accèdent que par le lien ou l’accès que vous leur avez donné.
À quoi sert SharePoint
SharePoint est lié à un groupe de personnes. Une équipe, un projet ou un service dispose d’un site SharePoint, et ce site contient une bibliothèque de documents pour ses fichiers partagés.
Les fichiers d’un site SharePoint appartiennent au site et y restent lorsqu’une personne change de poste. C’est donc l’endroit idéal pour tout ce sur quoi l’équipe s’appuie : contrats, plans de projet, procédures, versions finales.
L’application de synchronisation OneDrive sur votre ordinateur peut aussi synchroniser des bibliothèques SharePoint. Une grande partie de la confusion vient de là : vous voyez des dossiers SharePoint dans l’Explorateur de fichiers à côté de vos propres dossiers OneDrive, et les deux ressemblent à un seul espace de stockage. Ils restent pourtant distincts, avec des propriétaires distincts et des accès distincts.
Qui a accès à vos fichiers
L’accès fonctionne différemment dans chacun des deux.
Dans OneDrive, c’est vous qui décidez. Un fichier est privé tant que vous ne le partagez pas, et vous choisissez qui reçoit un lien et s’il peut consulter ou modifier. Les types de liens disponibles, par exemple des liens pour des personnes précises ou des liens pour tous les membres de votre organisation, dépendent des paramètres choisis par votre administrateur Microsoft 365.
Dans SharePoint, l’accès découle du site. Les membres du site peuvent travailler avec ses fichiers. Les propriétaires du site gèrent la liste des membres et peuvent accorder un accès en lecture aux visiteurs. Lorsqu’une personne rejoint l’équipe, elle obtient l’accès aux fichiers existants en une seule étape, sans que personne ait à partager chaque fichier séparément.
Cette différence compte lorsque les gens changent de rôle. Un fichier partagé depuis votre OneDrive dépend du maintien de ce partage par vos soins. Un fichier d’une bibliothèque SharePoint reste disponible pour tous les membres du site.
Où se retrouvent les fichiers de Teams ?
Teams stocke les fichiers dans OneDrive ou dans SharePoint selon l’endroit où vous les partagez.
Les fichiers que vous partagez dans un canal vont sur le site SharePoint associé à cette équipe. Chaque équipe en possède un, et chaque canal standard a son propre dossier dans la bibliothèque de documents du site. Tous les membres de l’équipe peuvent ouvrir ces fichiers, y compris depuis SharePoint lui-même.
Les canaux privés et partagés obtiennent leur propre site SharePoint distinct. Seules les personnes de ce canal voient ces fichiers.
Les fichiers que vous partagez dans une conversation individuelle ou de groupe vont dans votre propre OneDrive, dans un dossier appelé Microsoft Teams Chat Files. Teams partage le fichier avec les personnes de la conversation. Vous en restez le propriétaire, puisque le fichier se trouve dans votre OneDrive.
En pratique : partagez dans un canal un fichier dont toute l’équipe a besoin, et servez-vous d’une conversation pour montrer rapidement quelque chose à un ou deux collègues.
Que deviennent les fichiers quand quelqu’un part ?
C’est ici que le choix entre OneDrive et SharePoint a le plus de conséquences.
Un OneDrive appartient à un seul compte utilisateur. Lorsque ce compte est supprimé, les fichiers qu’il contient sont conservés pendant une durée limitée, puis supprimés. Votre administrateur Microsoft 365 fixe cette durée de conservation. Pendant cette période, un administrateur peut donner l’accès à quelqu’un d’autre, mais les fichiers n’ont plus de point de chute évident.
Les fichiers d’une bibliothèque SharePoint appartiennent au site. Lorsqu’un membre de l’équipe part, les fichiers restent où ils sont et le reste de l’équipe continue à travailler avec.
Si un fichier compte pour plus de personnes que vous, déplacez-le donc vers SharePoint, ou partagez-le dans un canal Teams, avant qu’il ne devienne quelque chose que seul votre compte détient.
OneDrive ou SharePoint : une façon simple de choisir
Posez-vous une seule question au moment d’enregistrer un fichier : qui en a besoin, maintenant et plus tard ?
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Vous seul, pour l’instant : enregistrez-le dans OneDrive.
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Votre équipe, votre projet ou votre service : enregistrez-le sur le site SharePoint de l’équipe, ou partagez-le dans un canal Teams, ce qui le place là.
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Un ou deux collègues, pour un coup d’œil rapide : partagez-le dans une conversation Teams ou avec un lien de partage depuis OneDrive, puis déplacez-le vers SharePoint dès qu’il devient un document d’équipe.
Une habitude courante consiste à commencer un brouillon dans OneDrive et à le déplacer vers le site SharePoint une fois qu’il est prêt pour l’équipe. Votre espace de travail personnel reste bien rangé, et l’équipe sait toujours où trouver la version finale.
