Het verschil tussen OneDrive en SharePoint draait om de vraag wie eigenaar is van het bestand. OneDrive is je persoonlijke opslag in Microsoft 365: bestanden daar horen bij jouw account en niemand anders ziet ze tot je ze deelt. SharePoint is de plek waar een team of afdeling gedeelde bestanden bewaart: die bestanden horen bij een site en mensen krijgen toegang omdat ze lid zijn van die site. Microsoft Teams gebruikt allebei, en waar een bestand terechtkomt, hangt ervan af of je het deelt in een chat of in een kanaal.
Als je weet welke van de twee waarvoor dient, zoek je minder naar bestanden en belanden er minder documenten op de verkeerde plek.
Waar OneDrive voor dient
OneDrive is gekoppeld aan jou als persoon. Zie het als je eigen werkmap in de cloud. Het is geschikt voor concepten waar je nog aan werkt, notities, persoonlijke sjablonen en elk bestand dat alleen jij nodig hebt.
Je kunt je OneDrive-bestanden openen in de browser, op je telefoon en op je computer via de OneDrive-synchronisatie-app. Wijzigingen worden tussen apparaten gesynchroniseerd, dus de versie op je laptop is dezelfde als die je op je telefoon opent.
Je kunt een OneDrive-bestand delen met een collega. Het bestand blijft dan wel in jouw OneDrive staan. Jij blijft de eigenaar, en de mensen met wie je het deelt, hebben er alleen toegang toe via de link of de toegang die jij hebt gegeven.
Waar SharePoint voor dient
SharePoint is gekoppeld aan een groep mensen. Een team, project of afdeling krijgt een SharePoint-site, en die site bevat een documentbibliotheek voor de gedeelde bestanden.
Bestanden op een SharePoint-site horen bij de site en blijven daar staan als iemand weggaat. Daarom is SharePoint de juiste plek voor alles waar het team op leunt: contracten, projectplannen, procedures, definitieve versies.
De OneDrive-synchronisatie-app op je computer kan ook SharePoint-bibliotheken synchroniseren. Daar begint een groot deel van de verwarring: je ziet SharePoint-mappen in Verkenner naast je eigen OneDrive-mappen, waardoor de twee op één opslaglocatie lijken. Het blijven toch aparte plekken, met aparte eigenaars en aparte toegang.
Wie toegang heeft tot je bestanden
Toegang werkt in elk van de twee anders.
In OneDrive bepaal jij. Een bestand is privé tot je het deelt, en jij kiest wie een link krijgt en of die persoon mag bekijken of bewerken. Welke linktypen je kunt gebruiken, zoals links voor specifieke personen of links voor iedereen in je organisatie, hangt af van de instellingen die je Microsoft 365-beheerder heeft gekozen.
In SharePoint komt toegang van de site. Mensen die lid zijn van de site, kunnen met de bestanden werken. Site-eigenaars beheren wie lid is en kunnen bezoekers leestoegang geven. Als iemand bij het team komt, krijgt die persoon in één stap toegang tot de bestaande bestanden, zonder dat iemand elk bestand apart hoeft te delen.
Dat verschil is belangrijk als mensen van rol veranderen. Een bestand dat je vanuit je OneDrive hebt gedeeld, is ervan afhankelijk dat jij die deling in stand houdt. Een bestand in een SharePoint-bibliotheek blijft beschikbaar voor iedereen die lid is van de site.
Waar komen Teams-bestanden terecht?
Teams slaat bestanden op in OneDrive of SharePoint, afhankelijk van waar je ze deelt.
Bestanden die je deelt in een kanaal, gaan naar de SharePoint-site achter dat team. Elk team heeft er een, en elk standaardkanaal heeft een eigen map in de documentbibliotheek van de site. Iedereen in het team kan die bestanden openen, ook vanuit SharePoint zelf.
Privékanalen en gedeelde kanalen krijgen een eigen, aparte SharePoint-site. Alleen de mensen in dat kanaal zien die bestanden.
Bestanden die je deelt in een één-op-één-chat of een groepschat, gaan naar je eigen OneDrive, in een map met de naam Microsoft Teams Chat Files. Teams deelt het bestand met de mensen in de chat. Jij blijft de eigenaar, omdat het bestand in jouw OneDrive staat.
In de praktijk: deel een bestand dat het hele team nodig heeft in een kanaal, en gebruik een chat voor iets wat je snel aan een of twee collega’s wilt laten zien.
Wat er met bestanden gebeurt als iemand weggaat
Hier heeft de keuze tussen OneDrive en SharePoint de grootste gevolgen.
Een OneDrive hoort bij één gebruikersaccount. Als dat account wordt verwijderd, blijven de bestanden daarin beperkte tijd bewaard en worden ze daarna verwijderd. Je Microsoft 365-beheerder stelt die bewaartermijn in. In die periode kan een beheerder iemand anders toegang geven, maar de bestanden hebben dan geen vanzelfsprekende thuisbasis meer.
Bestanden in een SharePoint-bibliotheek horen bij de site. Als een teamlid vertrekt, blijven de bestanden waar ze zijn en blijft de rest van het team ermee werken.
Als een bestand voor meer mensen dan alleen jou belangrijk is, verplaats het dan naar SharePoint, of deel het in een Teams-kanaal, voordat het iets wordt wat alleen jouw account bevat.
OneDrive of SharePoint: een snelle manier om te kiezen
Stel jezelf één vraag als je een bestand opslaat: wie heeft dit nodig, nu en later?
-
Alleen jij, voorlopig: sla het op in OneDrive.
-
Je team, project of afdeling: sla het op in de SharePoint-site van het team, of deel het in een Teams-kanaal, want dan komt het daar terecht.
-
Een of twee collega’s, voor een snelle blik: deel het in een Teams-chat of met een deellink vanuit OneDrive, en verplaats het naar SharePoint zodra het teammateriaal wordt.
Een gebruikelijk patroon is om een concept in OneDrive te beginnen en het naar de SharePoint-site te verplaatsen zodra het klaar is voor het team. Je eigen werkplek blijft overzichtelijk en het team weet altijd waar de definitieve versie staat.
