OneDrive is voor bestanden die van jou zijn; SharePoint is voor bestanden van een team. Dat ene onderscheid beantwoordt de meeste vragen die de helpdesk krijgt over bestanden delen in Microsoft 365, zoals waar je een document opslaat, welke link je verstuurt en waarom een collega iets ineens niet meer kan openen terwijl dat vorige week nog wel lukte.
In dit artikel bespreken we de drie momenten waarop het meestal misgaat: de opslaglocatie kiezen, het juiste type link kiezen en een gedeeld bestand weken later terugvinden.
OneDrive of SharePoint: van wie is het bestand?
Stel jezelf één vraag voordat je opslaat: is dit bestand van mij of van het team?
Een concept waar je nog aan werkt, een persoonlijke notitie, een kladversie van een presentatie of een document dat nog niemand anders nodig heeft, hoort in OneDrive. Dat is jouw opslagruimte, gekoppeld aan je account.
Een projectplan waaraan het hele team werkt, een gedeelde procedure, notulen die iedereen moet kunnen vinden of een sjabloon dat collega’s opnieuw gebruiken, hoort in SharePoint, op de site of in het Teams-kanaal dat over het onderwerp gaat. Het team is eigenaar, dus het bestand blijft beschikbaar wanneer iemand van functie verandert of de organisatie verlaat.
Dat laatste is de praktische reden om een bestand uit OneDrive te verplaatsen zodra het teamwerk wordt. Een bestand in de OneDrive van één persoon is afhankelijk van die persoon. Een bestand op een SharePoint-site is dat niet.
Een handige gewoonte: begin in OneDrive zolang het document alleen van jou is en verplaats het naar de teamsite zodra je de tweede bewerker uitnodigt. Later verplaatsen kan ook, maar dan moet je de links die je al hebt verstuurd controleren.
Waar bestanden in Teams echt staan
Wanneer je een bestand deelt in een Teams-kanaal, wordt het opgeslagen op de SharePoint-site achter dat team, op het tabblad Bestanden van het kanaal. Teams is het venster; SharePoint is de kast.
Dat is belangrijk wanneer je iets zoekt. Kun je een bestand niet vinden via Teams, open dan het tabblad Bestanden van het kanaal of de SharePoint-site zelf en bekijk daar de mappenstructuur. Het is hetzelfde bestand, bekeken vanuit een andere hoek.
Chat werkt anders. Een bestand dat je in een één-op-éénchat of groepschat plaatst, wordt geüpload naar je OneDrive, in een map voor Microsoft Teams-chatbestanden, en gedeeld met de mensen in die conversatie. Een bestand dat je in een chat deelt, wordt dus persoonlijk opgeslagen, ook al voelt het als teamcontent. Hebben meerdere mensen het langer nodig dan de chat duurt, zet het dan in het kanaal of op de teamsite.
Kies de juiste link voordat je op Verzenden klikt
Wanneer je op Delen klikt, biedt Microsoft 365 verschillende typen links. De verschillen lijken klein, maar dat zijn ze niet.
Mensen in je organisatie. Iedereen binnen de organisatie die de link heeft, kan het bestand openen. Handig voor interne documenten die niet gevoelig zijn en waarvoor je geen namenlijst wilt bijhouden.
Specifieke personen. Alleen de mensen die je opgeeft, kunnen het bestand openen. Zij melden zich aan en de toegang is gekoppeld aan hun account. Dit is de veiligste standaard voor bestanden met persoonsgegevens, financiële details of conceptbesluiten.
Mensen met bestaande toegang. De link verandert niets aan de rechten; hij verwijst alleen naar het bestand. Handig wanneer je een team herinnert aan een document waar de leden al bij kunnen, bijvoorbeeld een bestand op hun eigen teamsite.
Iedereen met de link. Aanmelden is niet nodig, dus de link werkt voor iedereen die hem ontvangt, doorstuurt of later in een mailbox vindt. Je organisatie kan deze optie hebben uitgeschakeld. Gebruik haar alleen voor materiaal dat echt openbaar mag zijn.
Naast het type link kies je wat de ontvanger mag doen: bewerken of alleen bekijken. Kies bekijken als je feedback wilt zonder wijzigingen aan het origineel. Bij sommige linkinstellingen kun je ook een vervaldatum of wachtwoord instellen. Als je organisatie die opties beschikbaar heeft, voorkomt een vervaldatum dat oude links onbeperkt blijven werken.
Met twee gewoontes voorkom je de meeste verrassingen met toegangsrechten:
- Verstuur de link vanuit het bestand zelf, niet een kopie van het bestand. Een kopie als bijlage betekent vanaf dat moment twee versies.
- Controleer de beschrijving van de link boven de knop Verzenden. Daar staat in gewone taal wie het bestand kan openen. Die ene regel lezen kost een seconde en voorkomt een verkeerde instelling.
Waarom krijgt een collega de melding "Je hebt toestemming nodig"?
Bijna altijd is een van deze vier dingen gebeurd.
De link was bedoeld voor specifieke personen en is doorgestuurd naar iemand die niet was opgegeven. Deel het bestand rechtstreeks met die persoon, in plaats van de oorspronkelijke ontvanger te vragen het opnieuw te versturen.
Het bestand is verplaatst. Links blijven werken binnen dezelfde locatie, maar wanneer je een document van je OneDrive naar een SharePoint-site of van de ene site naar de andere verplaatst, kan de eerder verstuurde link niet meer werken. Deel de nieuwe locatie.
Het bestand stond in de OneDrive van iemand die is vertrokken of van functie is veranderd. Dat is precies de reden om bestanden voor het team op teamsites te bewaren.
De persoon werkt buiten de organisatie en extern delen wordt beperkt door beleid. Dat is een beslissing voor IT, niet iets om te omzeilen.
Een gedeeld bestand weken later terugvinden
Het zoekvak bovenaan Office.com, SharePoint, Teams en de Office-apps zoekt in alle bestanden waartoe je toegang hebt, ook in bestanden die anderen met je hebben gedeeld. Zoeken op een zin uit het document werkt vaak beter dan gokken naar de bestandsnaam.
Deze plekken zijn handig om te kennen:
- Gedeeld in OneDrive toont wat anderen met je hebben gedeeld en wat jij met hen hebt gedeeld. Dit is de snelste route naar een bestand waarvan je weet dat een collega het heeft gestuurd, maar dat je niet meer kunt plaatsen.
- Recent in OneDrive en in de Office-apps toont wat je onlangs hebt geopend, waar het ook is opgeslagen.
- Snelkoppeling aan OneDrive toevoegen op een SharePoint-map zet die map in je eigen OneDrive-weergave. Zo is een teammap die je dagelijks gebruikt met één klik bereikbaar, zonder iets te kopiëren.
- Favorieten of Aan favorieten toevoegen markeert afzonderlijke bestanden waar je regelmatig naar teruggaat.
Eén regel bespaart meer zoektijd dan al deze opties samen: bewaar geen eigen kopie. Werk je in de versie op de teamsite, dan is er één bestand om te vinden en één bestand dat je kunt vertrouwen.
Een korte checklist
- Persoonlijk bestand of nog een concept? OneDrive.
- Teamwerk? De SharePoint-site of het Teams-kanaal dat over het onderwerp gaat.
- Gevoelige inhoud? Deel met specifieke personen en kies alleen bekijken, tenzij ze moeten kunnen bewerken.
- Deel je een bestand dat al op hun teamsite staat? Kies mensen met bestaande toegang.
- Open je iets elke dag? Voeg een snelkoppeling toe aan OneDrive of markeer het als favoriet.
Vragen over bestanden delen komen steeds terug bij de helpdesk, omdat de regels pas zichtbaar worden wanneer er iets misgaat. Zodra collega’s de eigendomsvraag kunnen beantwoorden en de regel boven de knop Verzenden lezen, komen de meeste van die meldingen niet meer binnen.
