Wenn ein Gespräch für mehr Menschen wichtig ist als die, die gerade miteinander schreiben, gehört es in einen Kanal. Wenn es ein schneller Austausch in einer kleinen, festen Gruppe ist, nimm einen Gruppenchat. Wenn es nur dich und eine Kollegin oder einen Kollegen betrifft, nimm einen Einzelchat. Das ist die kurze Antwort auf die Frage Teams-Kanäle vs. Chats. Unten findest du die Überlegungen hinter jeder Wahl und ein paar einfache Teamvereinbarungen, damit du eine Entscheidung auch drei Wochen später noch wiederfindest.
Was ist der Unterschied zwischen Teams-Kanälen und Chats?
Ein Kanal gehört zu einem Team. Alle Mitglieder des Teams sehen die Beiträge in einem Standardkanal, können darauf antworten und sie durchsuchen. Die Unterhaltungen sind in Threads organisiert: ein Beitrag, darunter die gruppierten Antworten. Dateien, die du in einem Kanal teilst, liegen auf der SharePoint-Website des Teams, in einem Ordner für diesen Kanal. Sie bleiben beim Team, wenn jemand die Rolle wechselt oder geht.
Ein Chat ist ein Gespräch zwischen bestimmten Personen. Nur die Personen im Chat sehen ihn. Die Nachrichten laufen als ein durchgehender Strom, ohne Threads. Dateien, die du in einem Chat teilst, werden in deinem eigenen OneDrive gespeichert und mit den Personen in diesem Chat geteilt.
Teams bietet außerdem private und freigegebene Kanäle für einen engeren Kreis. Für alle, die Zugriff haben, funktionieren sie wie Standardkanäle, und die Vereinbarungen weiter unten in diesem Artikel gelten auch dafür.
Zwei Fragen klären die meisten Entscheidungen. Wer muss das sehen, jetzt und später? Und gehört es zu einer Arbeit, oder nur zu den Menschen, die gerade zufällig miteinander sprechen?
Wann du einen Kanal nutzt
Nutze einen Kanal, wenn das Gespräch zu einem Projekt, einer Abteilung, einem Kunden oder einem wiederkehrenden Prozess gehört. Der Test ist einfach: Könnte jemand, der heute nicht im Gespräch ist, das später brauchen? Eine neue Kollegin, die nächsten Monat zum Projekt stößt, ein Manager, der wissen will, warum sich eine Deadline verschoben hat, ein Teamkollege, der dich im Urlaub vertritt. In einem Kanal können sie zurückscrollen und die ganze Geschichte lesen.
Kanäle eignen sich auch für alles, woran das Team weiterarbeitet. Ein Plan, ein Angebot oder eine Planungstabelle, die du in einem Kanal teilst, landet im Tab „Dateien“ des Kanals, wo alle an derselben Version arbeiten. Teilst du dieselbe Datei in einem Chat, liegt die Kopie im persönlichen OneDrive von jemandem und ist für alle außerhalb dieses Chats schwerer zu finden.
Auch Ankündigungen und Entscheidungen gehören in einen Kanal. Wenn du sie dort postest, hat das Team einen einzigen Ort zum Nachsehen, und du musst nicht dieselbe Nachricht in fünf Chats wiederholen.
Um das Beste aus einem Kanal herauszuholen, beginne für jedes neue Thema einen neuen Beitrag und gib ihm eine klare Betreffzeile. Antworten gehören in den Thread dieses Beitrags. Nutze eine @-Erwähnung, wenn eine bestimmte Person aktiv werden soll; dann bekommt sie eine Benachrichtigung und das restliche Team nicht.
Wann du einen Gruppenchat nutzt
Ein Gruppenchat funktioniert gut für eine kleine Gruppe, die sich kurzzeitig schnell abstimmen muss. Drei Kolleginnen und Kollegen, die die Agenda für einen Workshop festlegen. Ein paar Leute, die klären, wer am Freitag das Telefon übernimmt. Das Gespräch ist schnell, informell und für niemanden außerhalb der Gruppe von Nutzen, sobald es vorbei ist.
Gib jedem Gruppenchat einen Namen. „Workshop-Agenda März“ ist leichter zu finden als ein Chat, der mit sechs Vornamen betitelt ist. Wenn du jemanden zu einem bestehenden Gruppenchat hinzufügst, lässt Teams dich wählen, wie viel vom bisherigen Verlauf die Person sehen darf. Überlege dir das also, bevor du klickst.
Gruppenchats haben eine Schwachstelle: Entscheidungen gehen unter. Ein Beschluss mitten in einem langen Nachrichtenstrom ist später schwer zu finden, und Kolleginnen und Kollegen außerhalb des Chats sehen ihn nie. Wenn ein Gruppenchat ein Ergebnis liefert, das das ganze Team braucht, poste eine kurze Zusammenfassung im passenden Kanal.
Wann du einen Einzelchat nutzt
Nutze einen Einzelchat für alles, was nur dich und eine Kollegin oder einen Kollegen betrifft. Eine kurze Frage, die Rückfrage, ob jemand Zeit für einen Anruf hat, persönliches Feedback oder ein sensibles Thema, das für das Team nicht sichtbar sein soll.
Achte auf Antworten, die auch anderen helfen würden. Wenn dir ein Kollege in einem Einzelchat erklärt, wie man eine Spesenabrechnung einreicht, haben andere in deinem Team wahrscheinlich dieselbe Frage. Poste die Antwort im Kanal, damit sie gefunden und wiederverwendet werden kann, und erspare der nächsten Person die Nachfrage.
Einfache Teamvereinbarungen, damit Gespräche auffindbar bleiben
Teams funktioniert am besten, wenn alle es auf dieselbe Weise nutzen. Du brauchst keine lange Richtlinie. Eine Handvoll Vereinbarungen, aufgeschrieben und geteilt, reicht, um das meiste Suchen zu vermeiden.
- Ein Thema pro Beitrag. Beginne für jedes neue Thema einen neuen Kanalbeitrag und gib ihm eine Betreffzeile, damit der Kanal sich wie eine Themenliste liest.
- Antworte im Thread. Halte Folgefragen unter dem ursprünglichen Beitrag, statt einen neuen zu starten.
- Entscheidungen gehören in den Kanal. Wenn etwas in einem Chat oder einer Besprechung entschieden wird, postet die Person, die das Thema eingebracht hat, eine Zusammenfassung in zwei Zeilen im Kanal.
- Dateien liegen im Kanal. Lade Arbeitsdokumente in den Kanal hoch und teile Links in Chats, damit es eine Version gibt und alle wissen, wo sie liegt.
- Benenne deine Gruppenchats. Wähle einen Namen, der das Thema beschreibt, nicht die Personen.
- Erwähne mit Absicht. Erwähne eine Person, wenn sie aktiv werden soll. Erwähne den ganzen Kanal oder das ganze Team nur bei Neuigkeiten, die wirklich alle betreffen.
- Halte die Kanalliste kurz. Beginne mit dem Kanal „Allgemein“ und einem Kanal pro Projekt oder wiederkehrendem Prozess, und füge weitere nur hinzu, wenn ein Thema immer wiederkommt.
Lege diese Vereinbarungen dort ab, wo alle sie sehen. Hefte den Beitrag mit der Liste im Kanal „Allgemein“ an und verweise neue Kolleginnen und Kollegen an ihrem ersten Tag darauf. Prüft nach einem Monat gemeinsam, welche Vereinbarungen funktioniert haben und welche angepasst werden müssen.
So entscheidest du schnell
Wenn du gleich eine Nachricht schreibst, stelle dir drei Fragen.
- Braucht jemand außerhalb dieses Gesprächs es später? Poste es in einem Kanal.
- Ist es eine kleine Gruppe, die sich kurzzeitig abstimmt? Nutze einen benannten Gruppenchat.
- Geht es nur um dich und eine Kollegin oder einen Kollegen? Nutze einen Einzelchat.
Im Zweifel wähle den Kanal. Eine Nachricht im Kanal, die sich als nur für zwei Personen relevant herausstellt, kostet wenig. Eine Entscheidung, die in einem Chat versteckt ist, kann das Team einen Nachmittag Suchen kosten.
