Der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint liegt darin, wem eine Datei gehört. OneDrive ist dein persönlicher Speicher in Microsoft 365: Die Dateien dort gehören zu deinem Konto, und niemand sonst sieht sie, bis du sie teilst. SharePoint ist der Ort, an dem ein Team oder eine Abteilung gemeinsame Dateien ablegt: Diese Dateien gehören zu einer Website, und Personen erhalten Zugriff, weil sie Mitglieder dieser Website sind. Microsoft Teams nutzt beides, und wo eine Datei landet, hängt davon ab, ob du sie in einem Chat oder in einem Kanal teilst.
Wenn du weißt, was was ist, suchst du weniger nach Dateien, und es landen weniger Dokumente am falschen Ort.
Wofür OneDrive gedacht ist
OneDrive ist mit dir als Person verknüpft. Stell es dir als deinen eigenen Arbeitsordner in der Cloud vor. Es eignet sich für Entwürfe, an denen du noch arbeitest, für Notizen, persönliche Vorlagen und alle Dateien, die nur du brauchst.
Du kannst deine OneDrive-Dateien im Browser, auf dem Smartphone und über die OneDrive-Synchronisierungs-App auf dem Computer öffnen. Änderungen werden zwischen den Geräten synchronisiert, sodass die Version auf deinem Laptop mit der übereinstimmt, die du auf dem Smartphone öffnest.
Du kannst eine OneDrive-Datei mit einer Kollegin oder einem Kollegen teilen. Die Datei bleibt aber in deinem OneDrive. Du bleibst ihr Besitzer beziehungsweise ihre Besitzerin, und die Personen, mit denen du sie teilst, erreichen sie nur über den Link oder den Zugriff, den du ihnen gegeben hast.
Wofür SharePoint gedacht ist
SharePoint ist mit einer Gruppe von Personen verknüpft. Ein Team, ein Projekt oder eine Abteilung erhält eine SharePoint-Website, und diese Website enthält eine Dokumentbibliothek für die gemeinsamen Dateien.
Dateien auf einer SharePoint-Website gehören zur Website und bleiben dort, wenn jemand das Team verlässt. Damit ist SharePoint der richtige Ort für alles, worauf sich das Team verlässt: Verträge, Projektpläne, Verfahrensanweisungen, Endversionen.
Die OneDrive-Synchronisierungs-App auf deinem Computer kann auch SharePoint-Bibliotheken synchronisieren. Ein großer Teil der Verwirrung beginnt genau hier: Im Datei-Explorer siehst du SharePoint-Ordner neben deinen eigenen OneDrive-Ordnern, sodass beides wie ein einziger Speicherort aussieht. Es bleiben aber zwei getrennte Orte, mit getrennten Besitzern und getrenntem Zugriff.
Wer Zugriff auf deine Dateien hat
Der Zugriff funktioniert in beiden unterschiedlich.
In OneDrive entscheidest du. Eine Datei ist privat, bis du sie teilst, und du legst fest, wer einen Link bekommt und ob die Person die Datei nur ansehen oder auch bearbeiten darf. Welche Linktypen du verwenden kannst, etwa Links für bestimmte Personen oder Links für alle in deiner Organisation, hängt von den Einstellungen ab, die deine Microsoft-365-Administration gewählt hat.
In SharePoint kommt der Zugriff von der Website. Personen, die Mitglieder der Website sind, können mit ihren Dateien arbeiten. Die Websitebesitzenden verwalten, wer Mitglied ist, und können Besuchenden Lesezugriff geben. Wenn jemand dem Team beitritt, erhält die Person in einem Schritt Zugriff auf die vorhandenen Dateien, ohne dass jemand jede Datei einzeln teilen muss.
Dieser Unterschied zählt, wenn Personen die Rolle wechseln. Eine Datei, die du aus deinem OneDrive geteilt hast, hängt davon ab, dass du die Freigabe aufrechterhältst. Eine Datei in einer SharePoint-Bibliothek bleibt für alle verfügbar, die Mitglied der Website sind.
Wo landen Teams-Dateien?
Teams speichert Dateien in OneDrive oder SharePoint, je nachdem, wo du sie teilst.
Dateien, die du in einem Kanal teilst, landen auf der SharePoint-Website hinter diesem Team. Jedes Team hat eine, und jeder Standardkanal hat in der Dokumentbibliothek der Website seinen eigenen Ordner. Alle im Team können diese Dateien öffnen, auch direkt in SharePoint.
Private und geteilte Kanäle erhalten eine eigene, getrennte SharePoint-Website. Nur die Personen in diesem Kanal sehen diese Dateien.
Dateien, die du in einem Einzelchat oder Gruppenchat teilst, landen in deinem eigenen OneDrive, in einem Ordner namens Microsoft Teams Chat Files. Teams gibt die Datei für die Personen im Chat frei. Du bleibst Besitzer beziehungsweise Besitzerin, weil die Datei in deinem OneDrive liegt.
In der Praxis heißt das: Teile eine Datei, die das ganze Team braucht, in einem Kanal, und nutze einen Chat für etwas, das du ein oder zwei Kolleginnen und Kollegen schnell zeigen möchtest.
Was mit Dateien passiert, wenn jemand geht
Hier hat die Wahl zwischen OneDrive und SharePoint die größten Folgen.
Ein OneDrive gehört zu einem einzelnen Benutzerkonto. Wird dieses Konto entfernt, werden die Dateien darin für begrenzte Zeit aufbewahrt und danach gelöscht. Deine Microsoft-365-Administration legt diese Aufbewahrungsfrist fest. In dieser Zeit kann eine Administratorin oder ein Administrator jemand anderem Zugriff geben, aber die Dateien haben dann kein selbstverständliches Zuhause mehr.
Dateien in einer SharePoint-Bibliothek gehören zur Website. Verlässt ein Teammitglied das Team, bleiben die Dateien, wo sie sind, und der Rest des Teams arbeitet weiter damit.
Wenn eine Datei also für mehr Personen wichtig ist als nur für dich, verschiebe sie nach SharePoint oder teile sie in einem Teams-Kanal, bevor sie zu etwas wird, das nur dein Konto besitzt.
OneDrive oder SharePoint: eine schnelle Entscheidungshilfe
Stell dir beim Speichern einer Datei eine Frage: Wer braucht sie, jetzt und später?
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Nur du, vorerst: Speichere sie in OneDrive.
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Dein Team, dein Projekt oder deine Abteilung: Speichere sie auf der SharePoint-Website des Teams oder teile sie in einem Teams-Kanal, wodurch sie dort landet.
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Ein oder zwei Kolleginnen und Kollegen, für einen schnellen Blick: Teile sie in einem Teams-Chat oder mit einem Freigabelink aus OneDrive und verschiebe sie nach SharePoint, sobald sie zu Teammaterial wird.
Ein gängiges Muster ist, einen Entwurf in OneDrive zu beginnen und ihn auf die SharePoint-Website zu verschieben, sobald er für das Team bereit ist. So bleibt dein eigener Arbeitsbereich aufgeräumt, und das Team weiß immer, wo die Endversion zu finden ist.
