Ein neuer Job beginnt mit einer Flut an Eindrücken, neuen Kolleginnen und Kollegen, neuen Prozessen und meistens auch einem neuen oder unbekannten digitalen Arbeitsplatz. Für viele Mitarbeitende ist Microsoft 365 dabei der Ort, an dem die eigentliche Arbeit stattfindet: E-Mails versenden, Dateien wiederfinden und mit dem Team zusammenarbeiten. Trotzdem bekommen nur wenige Menschen in ihrer ersten Woche wirklich die Zeit, sich damit vertraut zu machen. Das Ergebnis: Kleine Aufgaben stocken immer wieder und der Helpdesk beantwortet ständig dieselben Fragen.
In diesem Artikel erfährst du, was neue Mitarbeitende in ihrer ersten Woche mindestens in Microsoft 365 können sollten und wo es laut IT-Helpdesks am häufigsten zu Problemen kommt.
E-Mail und Kalender: Die Grundlagen im Griff
Outlook ist für die meisten Mitarbeitenden der erste Kontaktpunkt mit Microsoft 365. Trotzdem müssen sich neue Kolleginnen und Kollegen oft selbst mit der Einrichtung auseinandersetzen. Das hilft in der ersten Woche:
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Die Signatur entsprechend dem Corporate Design der Organisation einrichten.
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Wissen, wie du eine Abwesenheitsnotiz einrichtest, damit Termine und Urlaub nicht für Verwirrung sorgen.
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Grundregeln für den Umgang mit einem vollen Posteingang kennen: Ordner, Kategorien oder Regeln verwenden, anstatt alles unsortiert liegen zu lassen.
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Den Kalender mit relevanten Kolleginnen, Kollegen und Teams teilen, damit Besprechungsanfragen reibungslos funktionieren.
Diese Schritte wirken klein, kosten neue Mitarbeitende ohne klare Erklärung jedoch oft mehr Zeit als erwartet und führen zu wiederholten Fragen an den Helpdesk.
Dateien wiederfinden: OneDrive und SharePoint
Eine häufige Frustration bei neuen Mitarbeitenden ist, dass sie nicht wissen, wo eine Datei gespeichert ist, oder den Unterschied zwischen ihrem persönlichen OneDrive und einer gemeinsam genutzten SharePoint-Umgebung nicht kennen. In der ersten Woche ist es deshalb entscheidend, dass Mitarbeitende wissen:
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Wann du eine Datei in deinem persönlichen OneDrive speicherst und wann sie an einen gemeinsamen Teamstandort gehört.
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Wie du innerhalb von Microsoft 365 suchst, anstatt dich manuell durch Ordner zu klicken.
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Wie du eine Datei mit den richtigen Berechtigungen teilst, ohne versehentlich der gesamten Organisation Zugriff zu geben.
Zusammenarbeit in Teams
Teams ist für viele neue Mitarbeitende der Ort, an dem tägliche Abstimmungen, Chats und Zusammenarbeit zusammenkommen. In der ersten Woche ist es wichtig, dass jemand weiß:
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Wie du einen Kanal im richtigen Team findest und verwendest.
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Den Unterschied zwischen einer Chatnachricht und einem Kanalbeitrag kennen und wissen, wann du welche Option verwendest.
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Wie du gemeinsam an einem Dokument in einem Teams-Kanal arbeitest, ohne einzelne Versionen per E-Mail hin und her zu schicken.
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Wie du eine Besprechung planst und daran teilnimmst, einschließlich der Bildschirmfreigabe.
Viele Missverständnisse entstehen ganz einfach, weil niemand diese Grundlagen in der ersten Woche erklärt hat, nicht weil sich die betreffende Person ungeschickt anstellt.
Wo es meistens schiefgeht
Die Fragen, die häufig bei IT-Helpdesks eingehen, zeigen: Eine kleine Zahl an grundlegenden Aufgaben ist für den größten Teil der Fragen in den ersten Wochen verantwortlich:
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Dateien werden am falschen Ort gespeichert und sind dadurch für Kolleginnen und Kollegen nicht auffindbar.
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Es herrscht Verwirrung zwischen Chats und Kanalbeiträgen in Teams.
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Eine Abwesenheitsnotiz wurde nicht eingerichtet, was zu verpasster Kommunikation führt.
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Gemeinsam genutzte Dateien haben zu weitreichende oder im Gegenteil zu eingeschränkte Berechtigungen.
Onboarding, das wirklich funktioniert
Die Grundlagen von Microsoft 365 sind nicht kompliziert, erfordern aber eine klare, praktische Erklärung zum richtigen Zeitpunkt. Wenn neue Mitarbeitende genau das lernen, was sie brauchen, und zwar genau dann, wenn sie es brauchen, verläuft die erste Arbeitswoche reibungsloser und der IT-Helpdesk muss weniger wiederholte Fragen bearbeiten.
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