Un nouvel emploi commence par une avalanche d’impressions : nouveaux collègues, nouveaux processus et, le plus souvent, un nouvel environnement de travail numérique encore inconnu. Pour de nombreux collaborateurs, Microsoft 365 est l’espace où le vrai travail s’effectue : envoyer des e-mails, retrouver des fichiers et collaborer avec l’équipe. Pourtant, peu de personnes disposent réellement du temps nécessaire pour bien le maîtriser au cours de leur première semaine. Résultat : de petites actions qui restent difficiles à réaliser et un service d’assistance qui répond sans cesse aux mêmes questions.
Dans cet article, vous découvrirez ce qu’un nouveau collaborateur doit au minimum savoir faire avec Microsoft 365 durant sa première semaine, ainsi que les points qui posent le plus souvent problème selon les services d’assistance informatique.
Messagerie et agenda : mettre les bases en place
Outlook est le premier point de contact avec Microsoft 365 pour la plupart des collaborateurs. Pourtant, les nouveaux collègues doivent souvent configurer eux-mêmes cet outil. Voici ce qui peut les aider durant la première semaine :
-
Configurer sa signature selon la charte graphique de l’organisation.
-
Savoir configurer un message d’absence, afin d’éviter toute confusion concernant les rendez-vous et les congés.
-
Connaître les règles de base pour gérer une boîte de réception pleine : utiliser des dossiers, des catégories ou des règles plutôt que de tout laisser sans classement.
-
Partager son agenda avec les collègues et les équipes concernées, afin que les invitations aux réunions se déroulent sans difficulté.
Ces étapes peuvent sembler anodines, mais sans explications claires, elles prennent souvent plus de temps que prévu aux nouveaux collaborateurs et entraînent des questions répétées au service d’assistance.
Retrouver ses fichiers : OneDrive et SharePoint
Une frustration fréquente chez les nouveaux collaborateurs est de ne pas savoir où se trouve un fichier, ou de ne pas connaître la différence entre leur OneDrive personnel et un environnement SharePoint partagé. Durant la première semaine, il est donc essentiel qu’un collaborateur sache :
-
Quand enregistrer un fichier dans son OneDrive personnel et quand le placer dans un espace partagé de l’équipe.
-
Comment effectuer une recherche dans Microsoft 365 au lieu de parcourir manuellement les dossiers.
-
Comment partager un fichier avec les autorisations appropriées, sans donner accidentellement accès à toute l’organisation.
Collaborer dans Teams
Pour de nombreux nouveaux collaborateurs, Teams est l’espace où se rencontrent les échanges quotidiens, les conversations et la collaboration. Durant la première semaine, il est important de savoir :
-
Comment trouver et utiliser un canal au sein de la bonne équipe.
-
Faire la différence entre un message de conversation et un message de canal, et savoir quand utiliser l’un ou l’autre.
-
Comment travailler à plusieurs sur un document dans un canal Teams, sans envoyer différentes versions par e-mail.
-
Comment planifier et rejoindre une réunion, notamment partager son écran.
De nombreux malentendus apparaissent simplement parce que personne n’a expliqué ces bases durant la première semaine, et non parce que le collaborateur manque d’aisance.
Les problèmes les plus fréquents
Les questions qui reviennent souvent auprès des services d’assistance informatique montrent qu’un petit nombre d’actions de base est à l’origine de la majorité des demandes durant les premières semaines :
-
Des fichiers enregistrés au mauvais endroit, ce qui empêche les collègues de les retrouver.
-
Une confusion entre les conversations et les messages de canal dans Teams.
-
Un message d’absence qui n’est pas configuré, entraînant des communications manquées.
-
Des fichiers partagés avec des autorisations trop larges ou, au contraire, trop limitées.
Un onboarding vraiment efficace
Les bases de Microsoft 365 ne sont pas compliquées, mais elles nécessitent des explications claires et pratiques, au bon moment. Lorsque les nouveaux collaborateurs apprennent exactement ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, leur première semaine de travail se déroule plus facilement et le service informatique reçoit moins de questions répétées.
Vous souhaitez savoir comment votre organisation peut aider plus rapidement ses nouveaux collaborateurs à prendre en main Microsoft 365 ? Prenez contact avec OASE pour discuter des possibilités.
