Een nieuwe baan begint met een lawine aan indrukken; nieuwe collega’s, nieuwe processen, en meestal ook een nieuwe of onbekende digitale werkplek. Voor veel medewerkers is Microsoft 365 daarbij de plek waar het echte werk gebeurt: mail versturen, bestanden terugvinden, samenwerken met het team. Toch krijgen weinig mensen in die eerste week echt de tijd om dit goed onder de knie te krijgen. Het resultaat: kleine handelingen die blijven haperen, en een helpdesk die telkens dezelfde vragen beantwoordt.
In dit artikel loop je door wat een nieuwe medewerker in week één minimaal moet kunnen in Microsoft 365, en waar het volgens IT-helpdesks het vaakst misgaat.
Mail en agenda: de basis op orde
Outlook is voor de meeste medewerkers het eerste contactpunt met Microsoft 365. Toch is de inrichting vaak iets waar nieuwe collega’s op eigen houtje doorheen moeten. Wat helpt in week één:
-
De handtekening instellen volgens de huisstijl van de organisatie.
-
Weten hoe je een afwezigheidsassistent instelt, zodat afspraken en verlof niet voor verwarring zorgen.
-
Basisregels voor het beheren van een volle inbox: mappen, categorieën of regels gebruiken in plaats van alles ongesorteerd te laten staan.
-
De agenda delen met relevante collega’s en teams, zodat vergaderverzoeken soepel verlopen.
Deze stappen lijken klein, maar zonder duidelijke uitleg kosten ze nieuwe medewerkers vaak meer tijd dan verwacht; en leiden ze tot herhaalde vragen aan de helpdesk.
Bestanden terugvinden: OneDrive en SharePoint
Een veelgehoorde frustratie bij nieuwe medewerkers is dat ze niet weten waar een bestand staat, of het verschil niet kennen tussen hun persoonlijke OneDrive en een gedeelde SharePoint-omgeving. In week één is het daarom essentieel dat een medewerker weet:
-
Wanneer je een bestand opslaat in je persoonlijke OneDrive, en wanneer het thuishoort in een gedeelde teamlocatie.
-
Hoe je zoekt binnen Microsoft 365, in plaats van handmatig door mappen te klikken.
-
Hoe je een bestand deelt met de juiste rechten, zonder per ongeluk de hele organisatie toegang te geven.
Samenwerken in Teams
Teams is voor veel nieuwe medewerkers de plek waar dagelijks overleg, chat en samenwerking samenkomen. In de eerste week is het belangrijk dat iemand weet:
-
Hoe je een kanaal vindt en gebruikt binnen het juiste team.
-
Het verschil tussen een chatbericht en een kanaalbericht, en wanneer je welke gebruikt.
-
Hoe je gezamenlijk aan een document werkt binnen een Teams-kanaal, zonder losse versies per e-mail rond te sturen.
-
Hoe je een vergadering plant en deelneemt, inclusief het delen van je scherm.
Veel misverstanden ontstaan simpelweg omdat niemand deze basis in de eerste week heeft uitgelegd; niet omdat de medewerker onhandig is.
Waar het meestal misgaat
Uit vragen die vaak bij IT-helpdesks terugkomen, blijkt dat een klein aantal basishandelingen verantwoordelijk is voor het grootste deel van de vragen in de eerste weken:
-
Bestanden die in de verkeerde locatie worden opgeslagen, waardoor ze niet vindbaar zijn voor collega’s.
-
Verwarring tussen chat en kanaalberichten in Teams.
-
Een afwezigheidsassistent die niet is ingesteld, met gemiste communicatie tot gevolg.
-
Gedeelde bestanden met te ruime of juist te beperkte rechten.
Onboarding die echt werkt
De basis van Microsoft 365 is niet ingewikkeld, maar vraagt wel om heldere, praktische uitleg op het juiste moment. Wanneer nieuwe medewerkers precies leren wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben, verloopt de eerste werkweek soepeler; en heeft de IT-helpdesk minder herhaalde vragen te verwerken.
Wil je weten hoe jouw organisatie nieuwe medewerkers sneller wegwijs maakt in Microsoft 365? Neem contact op met OASE om de mogelijkheden te bespreken.
