Votre première semaine dans un nouvel emploi s’accompagne de nombreuses petites questions. Où dois-je me connecter ? Où dois-je enregistrer ce fichier ? Comment consulter le calendrier de l’équipe ? Cette checklist vous guide jour après jour dans l’intégration à Microsoft 365, pour que vous trouviez facilement vos repères avec la connexion, les fichiers, la messagerie et le calendrier, et que vous sachiez vers qui vous tourner en cas de problème.
Suivez-la dans l’ordre si vous le souhaitez, ou passez directement à la partie dont vous avez besoin.
Jour 1 : connectez-vous et configurez votre compte
Commencez par votre compte professionnel. Votre équipe informatique vous fournit une adresse e-mail et un premier mot de passe, généralement le premier matin.
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Accédez à la page de connexion Microsoft 365 ou ouvrez l’application indiquée par votre organisation.
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Saisissez votre adresse e-mail professionnelle et le mot de passe reçu.
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Définissez un nouveau mot de passe si vous y êtes invité.
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Configurez l’authentification multifacteur. Vous confirmez votre connexion avec une deuxième étape, le plus souvent un code ou une notification sur votre téléphone. Gardez ce téléphone à portée de main, vous en aurez besoin lorsque vous vous connecterez sur un nouvel appareil.
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Connectez-vous une fois sur votre ordinateur portable et une fois sur votre téléphone. Le faire dès le premier jour vous évitera une recherche inutile plus tard dans la semaine.
Une petite habitude utile : vérifiez le compte avec lequel vous êtes connecté avant de partager quoi que ce soit. Les comptes personnels et professionnels se ressemblent, et les fichiers enregistrés dans le mauvais compte sont difficiles à retrouver.
Jour 2 : trouvez et enregistrez vos fichiers
Microsoft 365 vous propose deux emplacements pour enregistrer vos documents, et la différence compte.
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OneDrive est votre espace personnel. Vous y placez vos brouillons, vos notes et tout ce qui vous appartient jusqu’à ce que vous décidiez de le partager.
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SharePoint et Teams contiennent les fichiers de votre équipe. Un document lié à un projet ou à un service se trouve ici, afin que vos collègues puissent l’ouvrir sans que vous ayez à leur envoyer quoi que ce soit.
Lorsque vous créez un document, posez-vous une question : est-ce à moi ou à nous ? La réponse indique où l’enregistrer.
Voici quelques actions à essayer cette semaine :
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Ouvrez OneDrive et enregistrez-y un document. Vous remarquerez qu’il s’enregistre pendant que vous écrivez, sans action distincte à effectuer.
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Ouvrez le canal Teams de votre équipe et consultez l’onglet Fichiers. Il s’agit de la bibliothèque SharePoint de votre équipe.
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Utilisez la barre de recherche en haut de n’importe quelle application Microsoft 365 pour rechercher un document par son nom ou par un mot qu’il contient. La recherche est généralement plus rapide que de parcourir les dossiers.
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Partagez un fichier avec le bouton Partager et en collant un lien, plutôt qu’en joignant une copie. Tout le monde travaille ainsi sur la même version.
Jour 3 : les bases de la messagerie et du calendrier
Outlook regroupe votre messagerie, votre calendrier et vos contacts au même endroit. Vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités dès la première semaine. Voici celles que vous utiliserez chaque jour.
Messagerie
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Configurez votre signature une seule fois dans les paramètres d’Outlook, afin qu’elle apparaisse dans chaque message.
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Créez deux ou trois dossiers et déplacez-y les messages traités. Une boîte de réception dont vous pouvez voir le bas est plus facile à gérer.
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Utilisez la barre de recherche plutôt que de faire défiler les messages. Recherchez par expéditeur, par objet ou par mot présent dans le message.
Calendrier
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Ouvrez votre calendrier et vérifiez ce qui est déjà prévu pendant vos premières semaines.
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Lorsque vous planifiez une réunion, ajoutez les participants et utilisez l’Assistant Planification pour voir quand tout le monde est disponible.
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Activez un lien de réunion si elle se déroule en ligne, afin que les collègues à distance puissent y participer.
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Réservez du temps pour travailler sans interruption. Une entrée dans le calendrier indique à vos collègues que vous êtes occupé, même si elle n’est visible que par vous.
Définissez vos horaires de travail et votre fuseau horaire dans les paramètres du calendrier. Vos collègues verront ainsi vos disponibilités correctes lorsqu’ils vous inviteront.
Jour 4 : découvrez Teams
Teams regroupe la plupart des échanges quotidiens. Les conversations servent aux questions rapides, les canaux aux projets ou aux services, et les appels et réunions se déroulent dans la même application.
Commencez simplement. Trouvez les canaux de votre équipe, présentez-vous dans le canal général et utilisez les conversations pour les questions trop courtes pour justifier un e-mail. Vérifiez aussi une fois vos paramètres de notification. Vous pouvez choisir les canaux que vous suivez de près et ceux que vous consultez seulement lorsque vous avez le temps.
Jour 5 : sachez où trouver de l’aide
C’est la partie que la plupart des nouveaux employés négligent, alors qu’elle peut vous faire gagner le plus de temps.
Avant de poser votre question, essayez les options suivantes dans l’ordre :
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Recherchez dans l’application. La barre de recherche de Microsoft 365 trouve des commandes et des paramètres, pas seulement des fichiers.
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Demandez à un collègue de votre équipe. Une personne assise près de vous a presque certainement rencontré la même question durant sa première semaine.
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Consultez les instructions de votre organisation. De nombreuses organisations proposent une courte page interne sur des sujets comme l’impression, l’accès au VPN ou les boîtes aux lettres partagées.
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Contactez le service d’assistance informatique pour toute question concernant les comptes, les mots de passe, les droits d’accès ou le matériel.
Notez les réponses que vous recevez. Une courte note personnelle sur la façon dont les choses se passent ici vous sera plus utile que prévu au deuxième mois, et vous évitera de poser deux fois la même question.
Votre checklist de première semaine en un coup d’œil
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Connecté à mon compte professionnel sur mon ordinateur portable et mon téléphone
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Authentification multifacteur configurée
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Photo de profil et signature e-mail ajoutées
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Un fichier enregistré dans OneDrive et fichiers de mon équipe trouvés dans Teams
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Fichier partagé avec un lien plutôt qu’une pièce jointe
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Deux ou trois dossiers de messagerie créés
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Horaires de travail et fuseau horaire définis dans le calendrier
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Canaux de mon équipe rejoints
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Personne à contacter en cas de question informatique identifiée
Neuf cases, et aucune ne prend beaucoup de temps. Cochez-les durant votre première semaine, et votre deuxième semaine commencera par le travail lui-même, plutôt que par les outils.
Questions fréquentes
Que doit faire un nouvel employé en premier dans Microsoft 365 ?
Connectez-vous avec votre compte professionnel et configurez l’authentification multifacteur. Faites-le sur votre ordinateur portable et votre téléphone dès le premier jour, puis ajoutez votre photo de profil et votre signature e-mail.
Où dois-je enregistrer mes fichiers, dans OneDrive ou dans Teams ?
Utilisez OneDrive pour les documents qui vous appartiennent, comme les brouillons et les notes personnelles. Utilisez le canal Teams de votre équipe ou son site SharePoint pour tout ce qui concerne un projet ou un service, afin que vos collègues puissent y accéder sans que vous ayez à leur envoyer une copie.
Combien de temps dure l’intégration à Microsoft 365 ?
La configuration pratique, la connexion, les fichiers, la messagerie et le calendrier tiennent dans une première semaine, en parallèle de vos autres tâches. Il faut plus de temps pour prendre en main les applications que vous utilisez le plus, ce qui se fait au quotidien.
