Je inbox loopt sneller vol dan je alles kunt lezen. Met een paar Outlook-regels en mappen wordt het grootste deel van je e-mail gesorteerd voordat je die opent: nieuwsbrieven op één plek, projectmail op een andere en alleen berichten die je aandacht nodig hebben in je inbox. In deze handleiding doorloop je de instellingen, van mappenstructuur tot regels en zoekmappen, in de volgorde die je het meeste dubbel werk bespaart.
Je kunt de stappen volgen in nieuwe Outlook, klassieke Outlook of Outlook op het web. De knoppen staan per versie op een iets andere plek; de onderliggende logica is hetzelfde.
Begin met mappen, niet met regels
Regels verplaatsen e-mail naar mappen, dus de mappen komen eerst. Als je regels bouwt voordat je weet waar berichten moeten komen, moet je ze een week later opnieuw instellen.
Houd de structuur overzichtelijk. Voor de meeste mensen zijn drie tot zeven mappen op het hoogste niveau voldoende; bij een diepe structuur ben je langer aan het klikken dan aan het lezen. Een structuur die in de praktijk werkt:
-
Eén map per terugkerend project of per klant
-
Eén map voor nieuwsbrieven en updates die je wilt bewaren, maar niet meteen wilt lezen
-
Eén map voor meldingen van systemen, zoals tickets, goedkeuringen en rapporten
-
Eén archiefmap voor alles wat je hebt afgehandeld
Zo maak je een map: klik met de rechtermuisknop op je mailboxnaam of op een bestaande map in de mappenlijst, kies Nieuwe submap maken en geef de map een naam. Sleep mappen om ze opnieuw te ordenen. Klik met de rechtermuisknop op een map die je de hele dag gebruikt en voeg die toe aan Favorieten, zodat de map bovenaan de lijst staat.
Geef mappen een naam op basis van waar je later naar zoekt, niet op basis van je gevoel erbij. “Facturen” is duidelijker dan “Nog sorteren”.
Maak je eerste regel
De snelste manier om te beginnen is vanuit een bericht dat al in je inbox staat. Klik er met de rechtermuisknop op, kies Regels en daarna Regel maken. Outlook vult de afzender of het onderwerp voor je in, zodat je alleen nog de doelmap hoeft te kiezen.
Open voor volledige controle de lijst met regels: ga in nieuwe Outlook en Outlook op het web naar Instellingen, vervolgens naar Mail en Regels. Kies in klassieke Outlook Bestand en daarna Regels en waarschuwingen beheren. Kies Nieuwe regel toevoegen en vul drie dingen in.
-
Een naam. Beschrijf het resultaat, bijvoorbeeld “Nieuwsbrieven naar Lezen”. Je bent jezelf dankbaar wanneer je twaalf regels hebt.
-
Een voorwaarde. Waaraan het bericht moet voldoen: een afzender, een woord in het onderwerp, een ontvanger of het feit dat je in de CC-regel staat in plaats van in de Aan-regel.
-
Een actie. Wat er gebeurt: naar een map verplaatsen, als gelezen markeren, markeren voor opvolging, categoriseren of doorsturen.
Eén regel kan meerdere voorwaarden en acties bevatten. “Naar Nieuwsbrieven verplaatsen en als gelezen markeren” is één regel, geen twee.
Voorwaarden die het meeste werk doen
Sommige voorwaarden sorteren een groot deel van je e-mail en vragen weinig onderhoud.
Van een specifieke afzender. Handig voor systemen die je dagelijks mailen, zoals ticketsystemen, monitoringmeldingen en rapporten. Eén afzender, één map.
Onderwerp bevat. Nuttig wanneer één afzender meerdere onderwerpen behandelt. Met een projectcode of ticketvoorvoegsel in de onderwerpregel splits je die berichtenstroom overzichtelijk op.
Ontvanger ben ik niet, of ik sta in de CC-regel. Een krachtige filter voor iedereen in een grote organisatie. E-mail waarin je alleen in de CC staat, kun je meestal later lezen. Verplaats die berichten naar een map “CC” en houd je inbox voor berichten die aan jou zijn gericht.
Verzonden naar een distributielijst. Groepsmail komt in een groepsmap terecht en concurreert niet langer met directe e-mail.
Heeft een bijlage, of is groter dan een bepaalde grootte. Handig wanneer je regelmatig documenten ontvangt die je moet verwerken.
Kies de juiste volgorde
Outlook voert regels van boven naar beneden uit. De eerste regel die bij een bericht past, wordt toegepast. Als die regel het bericht naar een map verplaatst, zien de regels eronder dat bericht meestal helemaal niet meer.
Met deze twee gewoontes blijft de volgorde voorspelbaar:
-
Zet je meest specifieke regels bovenaan en je brede vangnetregels onderaan. Een regel voor één projectafzender moet vóór een regel voor de volledige distributielijst worden uitgevoerd.
-
Gebruik de actie Geen verdere regels verwerken bewust. Voeg deze actie toe wanneer een regel het laatste woord over een bericht moet hebben. Laat de actie weg wanneer een latere regel ook nog een categorie of markering moet toevoegen.
Je kunt regels in de lijst omhoog en omlaag slepen om de volgorde te wijzigen. Schakel een regel uit met de schakelaar in plaats van de regel te verwijderen wanneer je aan het testen bent.
Voer regels uit op bestaande e-mail
Nieuwe regels gelden vanaf het moment dat je ze opslaat voor binnenkomende e-mail. Je bestaande achterstand blijft staan waar die staat, tenzij je Outlook opdracht geeft om die berichten ook te verwerken.
Open in klassieke Outlook Regels en waarschuwingen beheren en kies Regels nu uitvoeren. Selecteer daarna de regels en de map waarop je ze wilt uitvoeren. Selecteer in nieuwe Outlook en Outlook op het web de berichten die je wilt verplaatsen en sorteer ze handmatig, of selecteer een bericht van een afzender en gebruik Alle berichten van deze afzender verplaatsen.
Voer regels uit op een kopie van je verwachtingen, net als op je mailbox: controleer waar een paar honderd berichten zijn beland voordat je ervan uitgaat dat de regel goed werkt.
Voeg zoekmappen toe voor weergaven die regels niet bieden
Een regel verplaatst een bericht naar één plek. Soms wil je e-mail uit meerdere mappen samen bekijken zonder iets te verplaatsen. Daarvoor gebruik je een zoekmap. Dat is een opgeslagen zoekopdracht die eruitziet als een map. De berichten blijven staan waar ze staan en de map toont live alles wat aan je criteria voldoet.
Zoekmappen die hun plek verdienen:
-
Ongelezen e-mail in je hele mailbox, zodat niets verborgen blijft in een map die je zelden opent
-
Gemarkeerd voor opvolging, als één overzicht voor je taken
-
E-mail van je manager of je team, ongeacht in welke projectmap het bericht is beland
-
Grote e-mail met bijlagen, wanneer je mailbox bijna vol is
Klik in klassieke Outlook met de rechtermuisknop op Zoekmappen onderaan de mappenlijst. Kies Nieuwe zoekmap en selecteer daarna een sjabloon of maak aangepaste criteria. Zoekmappen zijn een functie van klassieke Outlook. In nieuwe Outlook en Outlook op het web krijg je een vergelijkbaar resultaat door een zoekopdracht op te slaan of gefilterde weergaven vast te zetten. Controleer daarom welke optie jouw versie biedt voordat je je inrichting daarop baseert.
Een zoekmap verwijdert of verplaatst niets. Als je de zoekmap verwijdert, blijven de berichten ongemoeid.
Houd je inrichting gezond
Een set regels groeit ongemerkt en sluit daarna niet meer aan bij je manier van werken. Controleer elke paar maanden drie dingen.
Inkomende e-mail. Als je inbox nog steeds vol staat, voeg je een regel toe voor de grootste overgebleven afzender. Als een map leeg is, voldoet de bijbehorende regel waarschijnlijk niet meer. Pas de voorwaarde aan of verwijder de regel.
Regels die je niet meer herkent. Open de lijst met regels en lees de namen. Alles wat je niet kunt uitleggen, komt in aanmerking voor verwijdering.
Limieten voor regels. Outlook en Exchange beperken hoeveel regel-logica één mailbox kan bevatten. Daardoor kunnen zeer lange sets met regels niet meer worden opgeslagen. Voeg vergelijkbare regels samen om ruim binnen de limiet te blijven: één regel met vijf afzenders is beter dan vijf regels met elk één afzender.
Een regel die verkeerd is geworden, is erger dan geen regel, omdat je berichten niet meer ziet die je wel verwachtte. Markeer en categoriseer bij twijfel in plaats van berichten te verplaatsen.
Waar je vandaag begint
Kies de afzender die je het vaakst mailt en het ene onderwerp dat je nooit wilt missen. Maak voor elk daarvan één map en één regel, zet de specifieke regel boven de brede regel en laat de rest van je inbox een week ongemoeid. Voeg de volgende regel toe wanneer je merkt dat je hetzelfde type bericht voor de tweede keer handmatig verplaatst.
Eén regel die werkt is beter dan een mappenstructuur die je na drie dagen niet meer gebruikt.
