La qualité de la réponse de Copilot dépend de la demande que vous lui adressez. Si vous demandez « rédige un e-mail sur le projet », vous obtenez un texte générique que vous devez de toute façon réécrire. Demandez le même e-mail en précisant le destinataire, l’objectif, le ton et la longueur, et vous obtenez un brouillon que vous pouvez envoyer après une seule relecture. C’est ce que cet article explique : ce que contient un bon prompt et quoi faire lorsque la réponse ne convient pas.
Ce que contient un bon prompt Copilot
La plupart des prompts efficaces comportent quatre éléments. Vous n’avez pas besoin de tous les utiliser à chaque fois, mais plus vous en ajoutez, moins vous aurez de modifications à faire ensuite.
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La tâche. Le verbe qui indique ce que vous voulez : résumer, rédiger, réécrire, comparer, lister. Commencez par là et soyez précis. « Résume » et « résume en cinq points pour un collègue qui n’a pas assisté à la réunion » orientent Copilot dans des directions différentes.
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Le contexte. À qui le texte est-il destiné, que s’est-il passé avant, pourquoi est-ce important ? C’est l’élément que l’on omet le plus souvent, alors que c’est lui qui transforme une réponse générique en contenu utilisable.
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La source. Indiquez à Copilot le fichier, le fil d’e-mails, la réunion ou le document sur lequel il doit travailler. Sans source, il s’appuie sur des connaissances générales, qui ne tiennent pas compte de votre projet.
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Le format. La longueur, la structure et le ton. Trois paragraphes ou un tableau. Formel ou informel. Des points clés ou un texte continu. Précisez-le dès le départ au lieu de le corriger ensuite.
Pour vous en souvenir facilement : dites ce que vous voulez, pour qui, à partir de quoi et sous quelle forme.
Avant et après : les e-mails dans Outlook
Avant : « Rédige un e-mail au client au sujet du retard. »
Vous obtenez un message poli et vague qui pourrait concerner n’importe quel retard, dans n’importe quelle entreprise. Le ton est probablement trop formel ou trop désolé, et vous devez en réécrire la majeure partie.
Après : « Rédige un e-mail court à notre contact client pour expliquer que la livraison est reportée de la fin de ce mois au milieu du mois prochain. Consulte le fil d’e-mails ci-dessous pour reprendre ce que nous avons déjà promis. Garde un ton factuel et cordial, trois paragraphes maximum, et termine par une proposition d’appel rapide cette semaine. »
Ce qui a changé : la tâche est précise, avec la rédaction d’un e-mail court, le contexte est fourni, avec un changement de date et un client à qui une promesse a déjà été faite, la source est indiquée, avec le fil d’e-mails, et le format est défini, avec trois paragraphes et une proposition de conclusion. Vous modifiez maintenant un brouillon au lieu de devoir le rédiger.
Avant et après : les documents dans Word
Avant : « Améliore ce texte. »
Copilot doit deviner ce que signifie « améliorer ». Il choisit généralement de raccourcir le texte et de le rendre plus formel, ce qui peut être l’inverse de ce que vous vouliez.
Après : « Réécris cette section pour qu’un lecteur sans connaissances techniques puisse la comprendre. Conserve chaque chiffre et chaque date exactement comme ils sont écrits. Supprime les phrases qui répètent ce que dit déjà l’introduction et garde à peu près la même longueur totale. »
Ce qui a changé : vous avez indiqué qui est le lecteur, protégé les éléments qui ne doivent pas être modifiés et précisé ce qu’il faut supprimer. L’instruction « conserve chaque chiffre exactement comme il est écrit » mérite d’être ajoutée à presque tout prompt de réécriture ; elle évite les petites dérives factuelles.
Avant et après : les résumés de réunions et de fils d’e-mails
Avant : « Résume la réunion. »
Vous obtenez un compte rendu neutre de tout ce qui a été dit, à peu près dans l’ordre des échanges. C’est utile si vous avez manqué toute la réunion, mais pas si vous avez uniquement besoin de connaître votre partie.
Après : « Résume cette réunion en deux parties : d’abord les décisions prises, puis les actions à réaliser avec la personne responsable de chacune d’elles. Laisse de côté les discussions qui n’ont pas abouti à une décision. Indique comme ouvertes les questions qui n’ont pas été tranchées. »
Ce qui a changé : vous avez demandé une structure qui correspond à l’utilisation que vous ferez du résumé et indiqué à Copilot ce qu’il devait laisser de côté. Lui demander d’indiquer les éléments ouverts est une petite précision qui évite une seconde relecture.
Que faire lorsque la réponse ne convient pas
La première réponse sert de point de départ. Vous n’avez pas besoin de recommencer lorsqu’elle ne convient pas ; le plus rapide est de corriger un élément à la fois.
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Le texte est trop long ou trop court ? Indiquez une mesure. « Réduis ce texte de moitié » ou « développe-le jusqu’à environ 300 mots » fonctionne mieux que « raccourcis ».
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Le ton ne convient pas ? Précisez le ton et le lecteur. « Moins formel, comme si j’écrivais à un collègue que je connais bien. »
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Copilot a inventé une information ? Montrez la partie inventée et ajoutez la source. « La date du deuxième paragraphe ne figure pas dans le document ; utilise la date du fichier que j’ai partagé. » Vérifiez toujours vous-même les noms, les chiffres et les dates dans la source, car Copilot présente une information incorrecte avec autant d’assurance qu’une information exacte.
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Copilot est complètement passé à côté du sujet ? Ne continuez pas à corriger le même prompt. Commencez-en un nouveau et ajoutez l’élément que vous aviez laissé implicite la première fois, généralement le contexte ou la source.
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Copilot a utilisé le mauvais fichier ? Nommez explicitement le fichier dans le prompt suivant. Copilot travaille avec les fichiers auxquels il peut accéder ; si le document se trouve dans un emplacement qu’il ne peut pas consulter, il ne l’utilisera pas.
Une habitude mérite d’être adoptée : conservez les prompts qui fonctionnent. Un prompt que vous avez rédigé une fois pour un rapport hebdomadaire ou une mise à jour client peut resservir la semaine suivante avec seulement deux mots modifiés. Les personnes qui obtiennent de bons résultats avec Copilot ne rédigent pas forcément de meilleurs prompts sur le moment ; elles réutilisent ceux qu’elles ont déjà testés.
Questions fréquentes
Quelle doit être la longueur d’un prompt Copilot ? Il doit être assez long pour inclure la tâche, le contexte, la source et le format. Pour un résumé simple, une phrase suffit. Pour un e-mail client avec un historique, trois ou quatre phrases sont normales et restent plus rapides que de rédiger vous-même le message.
Dois-je être poli avec Copilot ? Non. Des instructions claires comptent ; « s’il te plaît » et « merci » ne changent pas la réponse.
Pourquoi le même prompt donne-t-il deux réponses différentes ? Copilot ne répète pas ses réponses mot pour mot. Si cette variation pose problème, soyez plus précis sur le format et la longueur, les deux éléments que vous pouvez définir clairement.
Que faire si Copilot indique qu’il ne trouve pas le document ? Vérifiez que le fichier est enregistré à un emplacement auquel Copilot peut accéder et que vous l’avez nommé comme il l’est réellement. Un fichier sur le bureau de votre ordinateur n’est pas équivalent au même fichier dans Microsoft 365.
La rédaction de meilleurs prompts s’apprend par la répétition, comme toute compétence. Choisissez l’un des exemples avant et après ci-dessus, testez-le cette semaine sur un véritable e-mail ou document, puis conservez la version qui fonctionne.
